Conditions générales de vente : Archives Factory

Conditions générales de vente

1. GENERALITES / APPLICATION
Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après « CGV ») s'appliquent automatiquement entre ARCHIVES FACTORY et ses Clients (ci-après « les Parties »), personnes physiques ou morales qui contractent dans le cadre de leur activité professionnelle. Les dérogations ou modifications aux présentes CGV ne peuvent recevoir application que par accord écrit d’ARCHIVES FACTORY. Toute commande emporte acceptation de plein droit des présentes CGV qui s’appliquent non seulement à la commande en cours mais à toutes commandes complémentaires. Les fournitures de services sont régies par nos Conditions Générales de Services (CGS). Conformément à la réglementation en vigueur, ces CGV (et si besoin les CGS) sont systématiquement communiquées à tout Client qui en fait la demande, pour lui permettre de passer commande auprès d’ARCHIVES FACTORY.
2. OFFRES
ARCHIVES FACTORY émet ses offres dans le cadre de propositions commerciales, à la demande du Client et sur la base des informations transmises et des besoins exprimés par le Client. Elles sont valables au moment de l’acquisition du service d’archivage d’ARCHIVES FACTORY. Les renseignements fournis, notamment en termes de prix, sont donnés à titre indicatif et n’engagent ARCHIVES FACTORY qu’après confirmation expresse de son acceptation de la commande.
3. COMMANDES
Une commande n’est valable qu’après acceptation expresse d’ARCHIVES FACTORY (ci-après « la/les Commande(s) »). Le Client passe des Commandes fermes. Toute modification de la Commande par ARCHIVES FACTORY, notamment en raison de la réglementation, d'erreur manifeste, sera notifiée par écrit au Client qui sera réputé avoir accepté la/les modification(s) à défaut d’avoir manifesté son opposition écrite dans les 5 jours calendaires de la notification. Dès lors, en cas de modification, la Commande sera considérée comme définitive soit à réception de l’accord du Client, soit à l’expiration du délai de 5 jours. Le montant de Commande minimum est à partir de 20 € HT pour une offre dédiée aux particuliers et à partir de 50 € HT pour une offre dédiée aux professionnels.
5. PRODUITS COMMANDES
La proposition commerciale d’ARCHIVES FACTORY et la facture détaillent les produits commandés (ci-après « les Produits ») qui peuvent être des matériels, des logiciels, ainsi que, le cas échéant, les services accessoires, correspondant soit aux prestations annexes fournies avec les produits matériels et/ou logiciel par le fournisseur, soit à des prestations complémentaires fournies par ARCHIVES FACTORY dans le cadre de ses CGS et facturées en sus.
Vente de matériel : ARCHIVES FACTORY commercialise les matériels de différents constructeurs et fournisseurs dont elle est revendeur agréé. Les caractéristiques techniques et la documentation de ces matériels sont de la responsabilité des constructeurs/fournisseurs. ARCHIVES FACTORY ne peut voir sa responsabilité engagée au titre de défauts de ces matériels, notamment.
Fourniture de logiciel : ARCHIVES FACTORY concède au Client un droit d’utilisation des logiciels commandés ou intégrés à un matériel vendu, dans les conditions de la licence correspondante de l’éditeur dudit logiciel. A défaut de disposition contraire et/ou et de conditions spécifiques, le droit d’utilisation du logiciel commandé ou intégré à un matériel vendu se limite à la mise en oeuvre opérationnelle d’un unique exemplaire du logiciel, à l’exclusion de tout droit de reproduction, modification ou correction des erreurs. ARCHIVES FACTORY ne peut voir sa responsabilité engagée au titre de dysfonctionnements du logiciel, ni d’interruption temporaire ou définitive, notamment de tout ou partie des fonctionnalités du logiciel et/ou des mises à jour du logiciel ou du fait dudit logiciel.
Prestations de Services associées : ARCHIVES FACTORY assurera pour les Produits qu'elle aura commercialisés, l'installation, la mise en ordre de marche et la formation moyennant facturation supplémentaire dans les termes du devis soumis à l’accord du Client. Ces prestations restent strictement limitées aux matériels et systèmes d'exploitation et ne concernent en aucune façon les progiciels applicatifs (Coffre-fort Electronique, SAE). Ces prestations sont régies par les CGS. Dans le cas où le Client refuserait la fourniture de ces prestations, ARCHIVES FACTORY sera considérée comme ayant satisfait à son obligation de délivrance conforme à la date de livraison du Produit / Service et le Client ne pourra en aucun cas rechercher sa responsabilité ni solliciter la résolution de la vente, en cas non fonctionnement et de défaut de conformité se révélant postérieurement à la date de livraison, sans préjudice de la mise en oeuvre de la garantie constructeur /éditeur en cas de vice caché.
6. OUVERTURE DE COMPTE
Tout nouveau Client devra, préalablement à sa Commande, faire une demande d'ouverture de compte à ARCHIVES FACTORY en vue d'obtenir la communication d’un formulaire d'ouverture. Le Client devra retourner à ARCHIVES FACTORY ce formulaire dûment complété par courrier et / ou e-mail accompagné de tous les documents requis. Dès réception des documents, le compte Client sera ouvert. Les Commandes sont impérativement réglées à la Commande ou à l’enlèvement, par virement.
7. LIVRAISON
Les délais de livraison fournis le sont à titre indicatif. Les éventuels retards de livraison ne sont pas de nature à justifier une annulation de la
Commande, ni le versement d’une indemnité ou l’application de pénalités de retard. ARCHIVES FACTORY se réserve le droit de suspendre les livraisons et de facturer les livraisons partielles notamment dans les cas suivants :
- Non-respect par le Client de ses obligations notamment les conditions de paiement ou la communication d’informations fiables nécessaires à la livraison en temps utile.
- Force majeure de toutes sortes ou cas fortuit.
Les Produits et paramètres sont livrés au Client à l’adresse mail qu’il a communiquée à ARCHIVES FACTORY dont la responsabilité ne saurait être engagée en cas d’adresse mail erronée. Le Client s’engage à consulter ses mails régulièrement. Concernant la livraison de matériels, en cas d'avarie, de non-conformité ou dommages subis par les marchandises, le Client doit faire toute constatation nécessaire sur le bon de livraison et confirmer ses réserves dans les quarante-huit (48) heures par lettre recommandée avec accusé de réception auprès du transporteur ou du transitaire et de ARCHIVES FACTORY. Passé ce délai, le Client n'est plus en droit d’émettre des réclamations quelconques. Une commande peut être livrée en plusieurs fois. Dans une telle hypothèse, des frais de ports seront facturés à chaque livraison.
8. RETOUR PRODUITS
Les retours Produits sont subordonnés à l’accord exprès d’ARCHIVES FACTORY. Ils ne peuvent en tout état de cause concerner que des Produits n’ayant subi ni modification ni altération et demeurant dans leur emballage d’origine. Tous les frais liés à ce retour sont à la charge du Client qui devra retourner le Produit dans le délai de 5 jours calendaires à compter de l’accord d’ARCHIVES FACTORY. Aucun retour ne pourra être accepté pour un Produit qui aura été configuré ou adapté aux besoins spécifiques du Client.
9. ANNULATION DE COMMANDE
En principe, le Client ne peut pas annuler une Commande (Matériels, logiciels, services en ligne). Dans l'hypothèse toutefois où exceptionnellement ARCHIVES FACTORY accepterait une annulation de Commande, le Client paierait une indemnité de 20 % du montant TTC de la commande annulée s’il s’agit de matériels ou de logiciels et une indemnité correspondant à la première mensualité, s’il s’agit d’un service en ligne.
10. ASSURANCES
Les Parties déclarent être titulaires d'une police d'assurance couvrant (i) la responsabilité civile professionnelle et la responsabilité civile d’exploitation couvrant les conséquences pécuniaires pouvant leur incomber en raison des dommages corporels, matériels et immatériels susceptibles d’être causés à l’autre partie ou à des tiers, au cours de l’exécution du Contrat (ii) l’ensemble des matériels lui appartenant susceptibles d’être utilisés dans le cadre du Contrat.
Il est rappelé qu’il appartient au Client de souscrire à ses frais, toutes polices de nature à couvrir tous les risques liés aux Commandes, tels que notamment à une éventuelle altération, destruction ou perte de ses données auprès de toute compagnie d'assurance notoirement solvable, risques qu'il devra appréhender et évaluer sous sa propre et entière responsabilité. Il renonce à rechercher la responsabilité d’ARCHIVES FACTORY pour tous éventuels dommages à ce titre.
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11. GARANTIE
La garantie applicable aux Produits commandés est uniquement la garantie des constructeurs et/ou éditeurs. Ses conditions et notamment sa durée figurent sur la documentation constructeur / éditeur accompagnant le matériel ou le logiciel concerné. Par conséquent, la seule obligation incombant à ARCHIVES FACTORY consiste à se charger, via son service support, de prévenir le constructeur / éditeur concerné et d’indiquer au Client la procédure à suivre en cas de produit reconnu défectueux ou selon les conditions de garantie du constructeur/éditeur.
La garantie cessera d’être due notamment si une réparation ou tentative de réparation est faite par le Client ou un tiers non habilité. De même toute garantie est exclue en cas de mauvaise utilisation, négligence ou défaut d'entretien de la part du Client, comme en cas de modification du Produit, d'usure anormale de celui-ci ou de force majeure. Le remplacement des Produits ou pièces défectueux n'aura pas pour effet de prolonger la durée de la garantie.
12. RESPONSABILITÉ
ARCHIVES FACTORY exécute ses engagements dans le cadre d’une obligation de moyens. A ce titre, ARCHIVES FACTORY est responsable des seuls dommages directs et immédiats causés au Client par une faute caractérisée et qui lui est directement imputable, commise dans l’exécution du contrat. En tout état de cause la responsabilité d’ARCHIVES FACTORY, si elle était engagée, ne pourrait dépasser, tous dommages et toutes Commandes confondus, le montant correspondant au prix de la Commande à l’origine du dommage s’il s’agit de matériels ou de logiciels et une indemnité correspondant à une mensualité, s’il s’agit d’un service en ligne.
De plus, il est rappelé que le Client est seul responsable de la gestion de son activité et notamment de l’exploitation de son système d’information. En conséquence, ARCHIVES FACTORY ne pourra pas être tenue pour responsable des dommages résultant de l’utilisation des Produits objet de la Commande telles qu’une interruption d’exploitation, les pertes de commandes, le manque à gagner, les pertes d’exploitation, etc. Les Parties reconnaissent et acceptent expressément que les prix convenus entres-elles et la limitation de responsabilité qui en résulte reflètent la répartition du risque entre elles. Elles reconnaissent et acceptent également que le montant du plafond négocié et accepté entre elles dans les termes prévus au présent article n’est pas dérisoire et ne contredit pas la portée de l’obligation essentielle souscrite par ARCHIVES FACTORY.
13. PROPRIETE INTELLECTUELLE
Aucun droit de propriété intellectuelle sur les logiciels n'est transféré au Client, lequel bénéficie du seul droit d'utilisation prévu par l’éditeur, conformément aux dispositions de la licence du/des logiciel(s) en cause.
14. PUBLICITE
ARCHIVES FACTORY est autorisée par le Client à faire usage du nom, des marques, du logo et des coordonnées du Client et du groupe auquel il appartient, notamment dans ses présentations marketing et commerciales, fichiers de Clients, communiqués de presse, sites web et autres supports de promotion.
15. FACTURATION
Les prix sont facturés dans les termes de la proposition commerciale d’ARCHIVES FACTORY sous réserve de modification par ARCHIVES FACTORY notifiée au Client. Les taxes et frais notamment de livraison, de port, de douanes et d’assurances sont facturés en sus, au taux ou tarif applicable à la date de la vente ou de la livraison. ARCHIVES FACTORY se réserve le droit d'adresser ses factures exclusivement par voie électronique conformément à l'article 289 du Code Général des Impôts, auquel cas le Client renonce expressément et définitivement à recevoir des factures sous format papier.
16. PAIEMENT
Les factures sont payables au siège social d'ARCHIVES FACTORY, de telle manière que cette dernière puisse disposer des sommes dues le jour de l'échéance. Sauf conditions particulières expressément écrites, les paiements doivent être exécutés par virement, prélèvement ou CB. Les factures seront payables avant la livraison des matériels ou des services, objets de la commande. Sauf accord écrit contraire, le délai de paiement est de 30 jours date de facture. Les acomptes éventuels sont payables comptants. ARCHIVES FACTORY se réserve le droit de modifier ou de supprimer à tout moment sans préavis la ligne de crédit et/ou les délais et modalités de paiement éventuellement accordés au Client. Les factures sont soumises au taux de TVA en vigueur à la date de facturation. En cas de paiement anticipé, aucun escompte ne sera accordé. Aucune réclamation sur la qualité des Produits et Services en ligne n'est suspensive de paiement. En cas de litige sur une facture, la réclamation doit se faire par écrit en recommandé avec AR. adressée au service Clientèle, dans les 7 jours à compter de la réception des produits et des services en ligne. Les acomptes versés par le Client sont à valoir sur le prix de la commande et ne constituent pas des arrhes.
17. RETARD OU DEFAUT DE PAIEMENT
De convention expresse, le défaut ou le retard de paiement entrainera de plein droit et sur décision d’ARCHIVES FACTORY:
✓ L'exigibilité immédiate de toutes les sommes dues, y compris les factures non échues, quel que soit le mode de règlement prévu,
✓ Le paiement de pénalités de retard au taux correspondant à 3 fois le taux d'intérêt légal,
✓ Le paiement des frais de gestion du recouvrement s'élevant à un montant forfaitaire de 40 € HT ainsi que de tous frais exposés pour le recouvrement des créances, que le Client s’engage à rembourser à ARCHIVES FACTORY sur justificatif,
✓ L'application d'une clause pénale égale à 15 % du prix de vente hors taxes des Produits livrés, ainsi que le cas échéant, le paiement de dommages-intérêts complémentaires,
- La suspension de toutes les livraisons/prestations en cours ou du Service en ligne, le Client en assumant seul toutes les conséquences, notamment liées aux retards,
- La suppression de toute ligne de crédit et délai de paiement accordés préalablement,
ARCHIVES FACTORY pourra également exercer, par simple demande adressée au Client, la revendication des Produits / Services livrés et facturés mais non payés à l'échéance, sans mise en demeure préalable. En cas de recouvrement par voie d'huissier ou judiciaire, le Client devra en sus du montant principal, payer tous les frais et honoraires afférents à ce recouvrement.
18. CLAUSE DE RESERVE DE PROPRIETE
Dans tous les cas, ARCHIVES FACTORY reste propriétaire des Produits et Services vendus jusqu'au paiement intégral du prix de vente par le Client, qui s’entend y compris le prix des prestations associées. A défaut de paiement d'une facture à la date échue ou en cas de paiement partiel par le Client, ARCHIVES FACTORY est en droit, sans formalités préalables et indépendamment de toute action judiciaire, d'exiger du Client, aux frais de celui-ci et sans qu'il puisse s'y opposer, la restitution des Produits dans les meilleurs délais ou l’arrêt du Service en ligne délivré. Le Client s’interdit de disposer des Produits et Services en ligne de quelques façons que ce soit jusqu’au paiement intégral de leur prix. Tous risques notamment de perte, vol ou dommage seront à la charge du Client dès la signature de la Commande et jusqu’au paiement intégral du prix. En cas de revente des Produits et Services en ligne en contravention avec la présente clause, ARCHIVES FACTORY pourra réclamer au sous-acquéreur la remise du Produit et Service ou le règlement du prix, ce que le Client garantit à ARCHIVES FACTORY.
19. FORCE MAJEURE
ARCHIVES FACTORY ne sera pas responsable de toute inexécution ou de tout retard dans l’exécution de ses obligations qui serait dû à un événement de force majeure, tel que défini par la jurisprudence des cours et tribunaux français. De convention expresse sont également qualifiés de force majeure les évènements subis par les sous-traitants d’ARCHIVES FACTORY, le fait du prince, émeute, grève, épidémie, pandémie, cyber attaque ou conflits sociaux, arrêt de fourniture des services télécoms, tapage, actes de guerre/de terrorisme, action ou manquement d’une autorité gouvernementale, retard ou manquement des services postaux ou tout autre organisme de transport public ou privé à fournir des produits ou des services, inondation, catastrophe naturelle, et tout autre événement hors du contrôle raisonnable d’ARCHIVES FACTORY (ci-après les « Cas de Force Majeure »).
En Cas de Force Majeure, ARCHIVES FACTORY sera déchargée de ses obligations aussi longtemps que ce dernier persistera. Elle en informera le Client. Si un Cas de Force Majeure empêche, perturbe ou retarde l’exécution par ARCHIVES FACTORY de ses obligations pendant plus de trente (30) jours consécutifs, l’une ou l’autre des Parties pourra, à tout moment, résilier la Commande concernée en adressant à l’autre Partie une notification écrite de résiliation, sans indemnité pour l’une ou l’autre des Parties. Dans ce cas, le Client devra payer à ARCHIVES FACTORY toutes les opérations réalisées en tout ou partie conformément à la Commande et non encore payées.
20. CONTROLE DE LA DESTINATION FINALE
L'exportation des marchandises peut-être soumise à des réglementations spécifiques. Il appartient au Client de se conformer à l'ensemble des réglementations applicables en ce domaine. Toute exportation effectuée en violation de ces réglementation