Conditions générales de vente : Damaris SA
Contrat de Prestation Damaris - Conditions générales
1. Préambule
Damaris, située au 9, chemin du Jubin 69570 Dardilly - France, propose à ses clients la mise en œuvre d’une prestation qui consiste à une consultation en ligne des documents ou états d’un client.
Ce contrat de Prestation a pour objet de décrire les modalités contractuelles de mise en œuvre et d’exploitation, des moyens nécessaires à la couverture des besoins du client.
Ce contrat peut être étendu à tout type de documents que le CLIENT souhaite héberger « en Ligne » sous réserve du respect par le CLIENT des conditions définies à l’article 9 « Demandes de modification et d’évolution ».
2. Conditions de la Prestation et Durée
• La souscription à ce contrat est faite pour une période minimale de 36 mois. Sauf indication particulière dans le Formulaire de prestation.
• Le contrat souscrit prend effet à la date de signature, ou à la date définie dans le Formulaire de Prestation ou devis commercial.
• La souscription à ce contrat n'est valide que si tous les documents (Formulaire de Prestation, devis commercial accepté, et/ou commande associée) sontdûment remplis, signés et retournés à Damaris.
• La souscription à ce contrat n’est valable que pour un client unique dont la raison sociale et les coordonnées sont celles indiquées dans le formulaire commercial, ou la commande.
3. Renouvellement et résiliation, cession
• A l’issue de cette durée de 36 mois (trente six), le présent contrat se renouvelle par tacite reconduction pour des périodes de 12 mois (douze), sauf dénonciation faite par lettre recommandée avec demande d’avis de réception par l’une ou l’autre des Parties au moins trois mois avant la date d’expiration de chacune des périodes. Sauf indication particulière dans le Formulaire de prestation.
• En cas de manquement caractérisé par l’une des parties à l’une des obligations définies dans le cadre du présent contrat, l’autre partie pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception, trente jours (30) après l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception restée en tout ou partie sans effet pendant ce délai.
• Ce contrat d’abonnement n’est ni transmissible, ni cessible : il ne peut en aucun cas faire l’objet d’une cession totale ou partielle à titre onéreux ou gracieux de la part du client sans l’accord préalable et écrit de Damaris.
• Toute modification des dispositions du présent contrat ou nouvelles dispositions ne seront effectives que si elles font l’objet d’un avenant signé par les deux parties.
4. Prix et Facturation
• Le prix de la Prestation (le Loyer) est défini dans le Formulaire de Prestation ou le devis commercial.
• Le prix initial du contrat est mentionné sur le Formulaire de Prestation ou le devis commercial. (en cas de révision)
• En cas de souscription ou d’acquisition de nouvelles Prestations (nouveau type de documents, nouveau traitement etc…) durant la période, le prix sera ajusté en conséquence ou un nouveau contrat sera souscrit. (cf. article 9 )
• Tous les prix sont exprimés en Euro hors taxes, la TVA s’ajoute au taux légal en vigueur.
info@damaris.fr - www.damaris.fr
1. Révision des prix
Le prix de l'abonnement est révisable chaque année à sa date anniversaire sur la base de l’évolution de l’indice SYNTEC. Le taux de révision est calculé selon la formule ci-dessous :
P=P0 ( S / S0)
P = nouveau Loyer,
P0 = Loyer actuel,
S = dernier indice SYNTEC connu en janvier de l’année de révision.
S0 = indice SYNTEC de janvier de l’année précédent l’année de révision.
2. Conditions de facturation et de règlement
• Le paiement est mensuel ou trimestriel, terme à échoir.
• Une facture est émise pour chaque période (mensuelle, trimestrielle) . Le paiement est à effectuer à 30 jours à date de réception de la facture.
• En cas de retard de paiement, Damaris adressera par lettre recommandée, avec accusé de réception, une mise en demeure de paiement. Si le règlement des sommes dues n’intervient pas sous 30 jours à date de réception de celleci, le client encourt de plein droit au paiement d’un intérêt moratoire égal au taux d’intérêt légal. Ceci se poursuivra du 1er jour d’exigibilité jusqu’au jour du paiement effectif.
5. Descriptif de la prestation
5.1. Définition :
Les termes suivants écrits avec la première lettre en majuscules auront la définition suivante :
Prestataire : Damaris
Jour(s) Ouvré(s) :désigne les jours et heures suivants : lundi à vendredi de 9H00 à 12H00 et de 14H00 à 17H00
Système : désigne l’ensemble des programmes y compris l’IHM (l’Interface Homme Machine), le module administration des accès Damaris et l’outil permettant la mise à disposition via Internet, dans un délai donné, des images électroniques des Données du CLIENT.
Données : désignent des fichiers ou des documents transmis par le CLIENT au PRESTATAIRE dans le cadre de la réalisation des PRESTATIONS.
Loyer : désigne le montant facturé par le PRESTATAIRE au cours de la période ( mois, ou trimestre) concernée pour les Prestations d’Exploitation.
Utilisateurs : Les entités autorisées à utiliser le Système par le CLIENT. Il est toutefois précisé que les Utilisateurs peuvent être de catégories et d’origines diverses : les employés du CLIENT et de ses filiales, les clients, les partenaires, les fournisseurs, etc.
5.2. Phases de la réalisation de la Prestation :
Phase de Mise en œuvre
Le PRESTATAIRE s’engage, pendant cette Phase à réaliser les PRESTATIONS suivantes :
Installation sur son site ( ou sur le site d’un hébergeur) des moyens techniques nécessaires pour couvrir les besoins du CLIENT dont le périmètre et les conditions de réalisation sont décrits dans le Formulaire de Prestation.
Mise en œuvre et test des moyens techniques permettant au Système de fonctionner.
Phase de Reprise
Le PRESTATAIRE s’engage, pendant cette phase à reprendre les Données sur une période définie dans le Formulaire de Prestation.
La reprise peut comprendre :
• La capture, l’indexation et/ou la numérisation des Données ou documents ;
• la mise en ligne des Données pour en permettre la consultation ;
• la création de support (CD ROM, DVD ROM, autres) comprenant les Données de chacune des périodes ;
Cette reprise est réalisée dans un délai défini dans le Formulaire de Prestation à compter de la livraison desdites Données par le CLIENT.
Une tarification particulière pour la phase de reprise par type de support est prévue et précisée dans le Formulaire de Prestation.
Phase de Service Continue
Cette Phase débutera dés la mise en ligne des premières Données qu’elles soient issues d’un traitement de reprise ou d’un traitement mensuel et se terminera à la fin du présent Contrat. Le PRESTATAIRE s’engage, pendant cette Phase à réaliser les Prestations d’Exploitation dont le périmètre et les conditions de réalisation sont définis dans le Formulaire de Prestation.
Phase de Réversibilité
En cas d’expiration ou de résiliation du Contrat pour quelque motif que ce soit, le PRESTATAIRE s’engage à assurer les opérations qui permettront au CLIENT de reprendre ou de faire reprendre par un tiers les PRESTATIONS objet du Contrat dans les meilleures conditions et à éviter toute interruption de celles-ci.
Le cas échéant, les conditions de réalisation de cette phase de réversibilité ainsi que la tarification correspondante sont définies dans le Formulaire de Prestation.
5.3. Réception du Système :
Le Système et ses versions successives seront soumis à des vérifications destinées à constater qu'ils répondent aux stipulations contractuelles.
Le CLIENT dispose, pour procéder aux vérifications et pour notifier sa décision d'accepter ou de ne pas accepter la réception du système, d'une période probatoire de Trois (mois) à compter de la livraison par le PRESTATAIRE du Système et/ ou de ses versions successives. Passé cette période probatoire , et sans notification expresse du CLIENT par courrier recommandé avec accusé de réception, la réception du système est considéré comme acceptée.
En cas de non acceptation du système, les Loyers de la période probatoire ainsi que le coût de la Phase mise en œuvre et/ou de la Phase Reprise ou celle de la Phase de Réversibilité (cf. au Formulaire de Prestation) restent dus par le CLIENT.
6. Engagement du Prestataire
Le PRESTATAIRE développera ses compétences et ses méthodes spécifiques en toute autonomie.
Le PRESTATAIRE assure un rôle de conseil à l’égard du CLIENT et lui apporte toutes les informationsutiles pourmener à bien les PRESTATIONS.
Le PRESTATAIRE s’engage à informer le CLIENT, des difficultés rencontrées et des ambiguïtés ou imprécisions relevées dans les informations apportées par le CLIENT.
Le PRESTATAIRE assure l'encadrement hiérarchique et le contrôle de ses équipes ou collaborateurs engagés dans les PRESTATIONS. Le personnel du PRESTATAIRE engagé dans ces PRESTATIONS ne pourra en aucun cas être assimilé à des salariés du CLIENT.
Dans le cas où les équipes ou collaborateurs du PRESTATAIRE seraient appelés à travailler dans les locaux du CLIENT, ils se conformeront au règlement intérieur et aux règles d’hygiène et de sécurité en vigueur chez le CLIENT. A ce titre, le CLIENT communiquera au PRESTATAIRE, au gré des PRESTATIONS confiées à ce dernier, les règles et règlements en vigueur dans ses établissements.
7. Engagement du Service
7.1. Les niveaux de service :
Le PRESTATAIRE s’engage à respecter les niveaux de service suivants:
Cet engagement n’est valable qu’aux faits strictement imputables au PRESTATAIRE. Toute altération du niveau du service liée à un dysfonctionnement extérieur ( exemple : problème des réseaux internet, réseaux télécom, etc..) ne pourrait engager la responsabilité du PRESTATAIRE. Et d’une manière générale la responsabilité du PRESTATAIRE n’est pas engager dans les cas de force majeurs définis par la loi et les usages.
Temps de mise à disposition des images dans le Système
Le PRESTATAIRE s’engage sur une mise à disposition de l’ensemble des Données reçues, par le CLIENT, sous un nombre de jours ouvrés défini dans le Formulaire de Prestation, à compter de la réception des Données par le PRESTATAIRE.
Le PRESTATAIRE traitera les Données du CLIENT en l’état et sans contrôle du contenu , la conformité des Données envoyées par le CLIENT devrait être à l’identique par rapport au format d’un « ETALON » défini en Annexe du Formulaire de Prestation.
Continuité de service
Le PRESTATAIRE assure la continuité du service de consultation d’images ou de Données en ligne, définie de la façon suivante : le service sera disponible 99,99 % du temps dans la plage horaire 9h-18h, du lundi au vendredi.
Le PRESTATAIRE a la possibilité de déroger à cet engagement de continuité de service, de façon exceptionnelle et après information du CLIENT et respect d’un préavis de sept (7) jours calendaires, dans les cas suivants : modification de l’architecture matérielle ou des moyens télécom du centre serveur du Système, mise en production de nouveaux programmes pour les besoins du CLIENT, en tout état de cause, la non-disponibilité du Système ne pourra excéder 48 heure(s) pour chacune des dérogations. (à l’exclusion de dispositions particulières prévues dans le Formulaire de Prestation ou dans ses annexes)
8. Sécurité du Service
Pour garantir la confidentialité des données les accès à l’application sont sécurisés au moyen d’une authentification des Utilisateurs autorisés (Nom et mot de Passe).
Les modalités de mise en œuvre sont définies dans le Formulaire de Prestation ou ses annexes.
9. Demandes de modification et d’évolution
Toute demande de modification ou d’évolution du Système s’effectuera en dehors du cadre de ce Contrat. Un avenant ou un nouveau contrat définira le contour de chaque modification.
Le PRESTATAIRE s’engage cependant à étudier les demandes émanant du CLIENT, à en évaluer la faisabilité, le coût et à les réaliser après accord entre les Parties.
Le CLIENT réceptionnera le nouveau Système selon les modalités décrites à l’article 5.3. « Réception du Système ».
10. Maintenance du Système
La présence d’un technicien d’exploitation du PRESTATAIRE sur le site du PRESTATAIRE est assurée du lundi au vendredi de 9h00à 12h00 et de 14h00 à 17h00. Le Système reste opérationnel en dehors de ces horaires 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Le PRESTATAIRE s’engage à mettre en place tous les moyens pour effectuer toutes les opérations nécessaires au bon fonctionnement du Système et/ou de ses versions successives afin de garantir le respect des objectifs définis à l’article 5 du présent document.
Accès au service
La service maintenance Hot-Line est ouverte du Lundi au Vendredi, à l’exception des jours fériés ou non travaillés, dans les plages horaires suivantes selon le fuseau horaire français :
9 h 00 - 12 h 00
14 h 00 - 17 h 00
Téléphone : 04 78 64 51 51
E-mail : exploitation@damaris.pro
• L’accès au service est limité aux interlocuteurs désignés sur le Formulaire de Prestation. Toutes modifications des interlocuteurs devra être notifiée par écrit auprès de Damaris.
• Ces interlocuteurs devront avoir suivi une formation sur le système et disposer des droits et des compétences nécessaires à l’utilisation de celui-ci.
• Les échanges téléphoniques et e-mails seront formulés en langue française.
Prise en charge
Lors de son accès au service , le CLIENT devra préciser :
• Son identité (société, interlocuteur),
• Son numéro de contrat,
• Puis décrire l’objet de son appel.
Une prise en charge (fourniture d’un n° d’appel) est effective au maximum ½ heure après l’appel téléphonique du client. Le n° d’appel est à utiliser dans toutes les correspondances orales ou écrites relatives à l’objet de l’appel.
L’interlocuteur est ensuite contacté par Damaris, il devra être à proximité du matériel et capable de reproduire les phénomènes.
Limites du service
Aucune intervention n’est prévue sur le site du CLIENT dans le cadre de ce contrat.
• Le PRESTATAIRE se réserve la possibilité de facturer à son tarif en vigueur toute intervention réalisée à la demande expresse du CLIENT.
Le PRESTATAIRE pourra ne pas assurer la prestation dans les cas suivants :
• l’interlocuteur n’est pas un de ceux précisés sur le Formulaire de Prestation ,
• le CLIENT n’est pas à jour de règlement,
• le Système n’est pas utilisé conformément à sa spécification ou à sa documentation,
• l’origine du problème est liée à un autre produit, (déterminé lors du diagnostic),
• les systèmes logiciels ou matériels sous-jacents au Système ne sont plus maintenus par leurs fournisseurs.
11. Propriété du Système
Le PRESTATAIRE reste titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle sur le Système et ses logiciels conformément à la loi du 11 mars 1957 modifiée et complétée par la loi du 03 juillet 1985.
Le PRESTATAIRE concède au CLIENT une licence d’utilisation et non-exclusive du Système et de ses versions successives lui permettant de bénéficier des Prestations d’Exploitation et de consultations, visées à l’article 5 des présents, et ce pendant toute la durée du Contrat.
12. Responsabilités
1. Responsabilité du Prestataire
Le PRESTATAIRE est responsable de tout dommage corporel, matériel ou immatériel causé de son fait, au CLIENT, aux préposés de ce dernier , dans le cadre de l’exécution ou de la non-exécution des PRESTATIONS qui lui auront été confiées.
Le PRESTATAIRE s’engage à souscrire une police d’assurance responsabilité civile exploitation, professionnelle, pour toutes les conséquences pécuniaires des dommages matériels et immatériels qui pourraient être causés au CLIENT par les collaborateurs du PRESTATAIRE dans le cadre de l'exécution ou de la non-exécution de ses PRESTATIONS.
Le PRESTATAIRE s’engage à fournir au CLIENT dès la signature du présent Contrat, et à chaque nouvelle demande du CLIENT, une attestation certifiant de la souscription de cette garantie auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable.
Le PRESTATAIRE ne peut être tenu responsable des défaillances des lignes de communication.
2. Responsabilité du Client
Le CLIENTest responsable :
• des informations fournies dans le Formulaire de Prestation pour la mise en œuvre du Système ;
• des liaisons informatiques, des logiciels et matériels propres ou sous-traités en liaison avec le Système ;
• de veiller à la réalisation d’une bonne collaboration de ses équipes avec celles du PRESTATAIRE ;
13. Confidentialité
• Damaris s’engage à préserver la confidentialité de toutes informations qui lui seront communiquées pour l'exécution du présent contrat.
• Damaris pourra dans le cadre de son activité faire référence à l’existence du présent contrat.
14. RGPD (Règlement Général de la Protection des Données)
Dans le cadre du contrat de prestation service, la société Damaris va stocker des données et des documents pouvant contenir des informations personnelles.
L’étanchéité des informations
Seuls les utilisateurs habilités par le Client pourront accéder aux données stockées sur les serveurs Damaris.
Avec l’autorisation du Client et à des fins de diagnostic ou de dépannage, le Client autorise les intervenants techniques Damaris à accéder au serveur. Lors de ces interventions aucune information ne sera extraite des serveurs, sans l’autorisation expresse du Client.
L’engagement de confidentialité
Dans tous les cas, la société Damaris s’engage à ne pas divulguer les informations et les documents stockés sur un serveur géré par elle.
L’exploitation des données personnelles
La société Damaris s’engage à ne jamais utiliser les données personnelles de ses clients.
Les seuls cas d’exploitation de ces données sera effectuée dans le cadre des projets du Client.
La traçabilité des actions
La solution Damaris RM dispose d’un journal détaillé permettant de tracer toutes les actions effectuées par tous les utilisateurs.
Ainsi, en cas de doute, il est possible de tracer les actions ayant pu provoquer des extractions non-autorisées.
L’accès aux utilisateurs de leurs données personnelles
Hormis les données dans les documents, les utilisateurs de Damaris RM ont accès à leur compte dans Damaris RM. Cela leur permet de vérifier et d’apporter les modifications nécessaires.
Le droit à l’oubli
La solution Damaris RM dispose d’une fonction de gestion des éliminations. En cas de besoin, vous disposez de cet outil pour créer des lots d’éliminations de documents.
De plus, Damaris RM aide les décideurs dans les devoirs légaux de garde des documents.
L’assistance Damaris
En cas de questions, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données personnelles dans le Groupe Damaris par email à l’adresse dpd@damaris.pro
15. Législation, attribution de compétence
Le présent contrat est soumis à la loi française et rédigé en langue française qui fait foi.
En cas de litige et après une tentative de recherche d’une solution amiable, compétence expresse est attribuée au tribunal de commerce de Lyon, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d’urgence ou les procédures conservatoires, en référé ou par requête.
16. Domiciliation
Toute notification devant être effectuée par l’une ou l’autre des parties à l’autre partie dans le cadre de l’exécution des présentes, doit être envoyée à l’adresse mentionnée sur le Formulaire de Prestation ou à la dernière adresse connue par les parties. De telles notifications seront considérées comme effectuées dès leur réception par leur destinataire.
17. Force majeure
Dans un premier temps, les cas de force majeure suspendront l’exécution du présent contrat. Si les cas de force majeure ont une durée d’existence supérieure à trois mois, le présent contrat pourra être dénoncé unilatéralement.
De façon expresse, sont considérés comme cas de force majeure ou cas fortuits, ceux habituellement retenus par la Jurisprudence des Cours et Tribunaux français.
18. Annexes Contractuelles
Le Formulaire de Prestation fait partie intégrante de ce contrat, il est édité par Damaris et comporte au moins les informations suivantes :
• Raison sociale et adresses complètes de Damaris et du Client,
• N° de référence du contrat,
• Prix initial, et la périodicité de la facturation Date de début et d'échéance de la Prestation, Signature des deux parties.
Ce formulaire peut comporter des informations ou des annexes définissant les conditions et les modalités de la réalisation des Prestations.
