Efalia Process - Gestion électronique de courrier

Qu'est-ce qu'Efalia Process ?

Efalia Process est un portail web qui permet aux organisations de gérer certains processus métiers.

Plusieurs solutions clés en main permettent de faciliter le quotidien et l'administration des entreprises: La gestion de la qualité des documents, la mise en place de parapheur éléctronique, la gestion du courrier, la gestion des achats, ainsi que la gestion des contrats.

Qu'est-ce que la GEC ?

Des fonctionnalités riches de traitement et suivi du courrier entrant et sortant :

• Capture des différents flux documentaires : Papier, Email, Formulaire, Téléphone
• Indexation des courriers afin de réaliser des recherches multi critères
• Workflow personnalisable de distribution des courriers entre les différents services et ce éventuellement en fonction de leur nature, type, urgence…
• Sécurisation des accès
• Tableau de bord de suivi afin de connaître en temps réel le statut du courrier, sa localisation dans l’organisation (direction, service, …)
• Gestion d’une base de contacts (création, mise à jour, recherche)
• Gestion des annotations sur le courrier
• Publipostage à partir de modèle pour établir un courrier réponse
• Édition, modification, validation en ligne du courrier réponse
• Classement du courrier en GED pour archivage, selon votre plan de classement
• Signature de courrier sortant via un parapheur
• Statistique graphique de pilotage de l’ensemble des courriers (par catégorie, statut, urgence…)

Un suivi et un pilotage des courriers

• Les procédures internes de gestion des courriers sont respectées dans la distribution mais aussi dans l’élaboration des réponses afin de réduire les risques opérationnels;
• Les circuits de workflow sont intégralement personnalisables via un outil graphique de définition des processus;
• Grâce à Efalia Process GEC, vous avez un gain de temps et de productivité afin d’orienter les utilisateurs sur des tâches à valeur ajoutée dans leur traitement quotidien des courriers entrants.

En un seul clic vous obtenez le niveau d’avancement de chaque dossier et quelles sont les informations manquantes ou les prochaines étapes pour le clôturer efficacement :

• Quels sont les courriers en attente d’instruction, de réponse ?
• Quels sont les courriers sensibles qu’il faut traiter en priorité ?
• Comment faire avancer tel dossier ?
• Statistiques et comparatifs sur différentes directions, services, nature de courrier, etc.

Une solution de gestion électronique du courrier personnalisable afin de répondre à l’ensemble de vos exigences :

Efalia Process GEC est une solution qui intègre un moteur puissant de workflow et un logiciel de GED pour stocker l’ensemble des courriers. Tous les éléments de la solution sont personnalisables sans aucun développement.

Selon l'exemple ci-dessous, l'utilisateur Pablo, directeur DSI, a obtenu les droits aux actions suivantes :

Pablo peut alors :

- Consulter les tâches "à faire" en traitant ou réaffecter le courrier :

- Réaliser un suivi général que l'utilisateur peut trier selon les critères suivants (type, date de récéption, objet...) :

- Réaliser un suivi par état :

- Réaliser un suivi par type de courrier :

- Réaliser un suivi par service :


- Analyser les périodes ou le courrier entrant est plus ou moins nombreux

Valérie à présent, secrétaire de direction de la DSI, peut apporter des modifications au courrier.

Ici, Valérie a choisi de de modifier ce document en y ajoutant un tampon "copie" comme ci-dessous :

Il est possible via les boutons à droite du document de pouvoir :

·       Cliquer sur l’icône pour supprimer un document pour le remplacer

·       Cliquer sur l’icône pour accéder à la visionneuse Efalia Doc pour mettre des annotations sur le document.

Quelques références :

+ de 2500 clients...qui représentent plus de 150 000 utilisateurs par jour !

Vous avez des questions ou besoin de plus de précisions ?
Nous sommes à votre écoute, utilisez le bouton à droite "Demander une démo !" ou contactez-nous.

Vous pouvez également visionner notre webinar sur la GEC à l'aide du lien suivant : https://www.workey.store/formulaire-replay_webinar-gec/