Efalia Doc - GED modulaire

Efalia Doc, gérez vos documents facilement

Couverture fonctionnelle synthétique :

•   Capture et dépôt omnicanal (mail, scanner, SI métier, répertoire réseau, import manuel…)

•   Prévisualisation des documents (pdf, word, excel, ppt,…)
•   Gestion des droits par profil utilisateur (Rôles) et par Filtres d’accès (ex : site)
•   Gestion des dossiers et documents en mode plan de classement / mode fichier
•   Module Coffre-Fort numérique certifié NF203 CCFN – Efalia Safe – option
•   Edition et gestion de commentaires, tampons et annotations (PDF et documents bureautique)
•   Signature électronique Efalia Sign – option
•   Recherche plein texte OCR et/ou multicritères sur métadonnées (catégories et tags)
•   Tri dynamique et export des résultats de recherche (excel)
•   Assistant de classement et nommage automatique structuré
•   Gestion des bannettes (service et/ou personnelles)
•   Gestion des versions des documents et historisation complète + apposition d’empreinte numérique systématique (piste d’audit fiable)
•   Gestion des liens inter-armoires (reconstitution des dossiers)

Efalia Doc c'est:

• Une page d'accueil totalement personnalisable
• Des armoires métiers
• Des bannettes de services ou personnelles
• Un moteur de recherche moderne et transverse (elastic search)
• Un mode de recherche multi-critères par métadonnées
• Un fonctionnement hybride en mode dossier/ plan de classement ou en mode fichier à plat
• Les documents disponibles, les informations / métadonnées affichées
• Une visionneuse performante permettant de visualiser tout type d'outils bureautique

• La création de dossier manuelle ou automatique (interface API ou web service avec application métier)
• Organisation en mode plan de classement multi-niveaux (armoires, dossiers, sous-dossiers, gabarits de documents)
• Vision à 360° d'un dossier et de ses dossiers liés (le lien entre dossiers)

• L’import en bannettes
• L’indexation d’un document 
• Transmission inter services
• Le classement d’un document

• L'ajout d'un document (import simple avec métadonnées si besoin)
• La manipulation des documents (Visionneuse bureautique multi formats
• Edition de documents
• Les documents avec métadonnées (Import et renseignement des métadonnées obligatoires ou non)
• Les documents sont classés, pré visualisables, consultables, téléchargeables selon les habilitations. L’administration se simplifie.
• La traçabilité de vos documents est garantie grâce aux journaux et au versionning, chaque document présent dans la GED est accessible dans sa dernière version (les versions antérieures pouvant être consultées et/ou restaurées par les personnes habilitées).

 Permission et habilitations 

Chaque utilisateur à un rôle défini, l'administrateur peut éditer ce rôle à tout moment :

L'administrateur peut également gérer les permissions, dans l'onglet administration des armoires :

Et choisir si l'utilisateur peut : consulter, ajouter, modifier, supprimer et/ou diffuser le document.

  Les avantages et les bénéfices : Fluidifiez et accélérez la gestion de vos documents.

• Déployez facilement la solution: solution 100% WEB, ne necessitant aucun déploiement sur le poste 
• Connectez rapidement la GED à votre écosystème : Une interface universelle, vers les applications métiers (CRM, ERP, RH, GF) 
• Paramétrez et administrez facilement: de type "clic-bouton"
• Numérisez efficacement depuis tout périphérique: capture en omnicanalité.
• Nommez et indexez vos documents automatiquement
• Centralisez vos informations et conservez correctement vos documents
• Assurez le versionning et la tracabilité
• Utilisez votre GED partout: vos document sont accessibles tout le temps, partout. 
• Favorisez le travail collaboratif

Ils nous font confiance :

Plus de 2500 client font confiance à Efalia.

Chaque jour, nous facilitons le travail quotidien de plus de 150 000 utilisateurs. 

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Nous sommes à votre écoute, utilisez le bouton à droite "Demander une démo !" ou "J'ai une question", nous vous répondrons d'ici 24h.