Système d’Archivage Electronique Cloud

Archive Factory vous propose SAM, le gardien de votre Système d’Archivage Electronique Cloud (SAE).

Le SAE « SAM'EXpert » est un Système d’Archivage Electronique Cloud dédié à la gestion de contenu permettant le recueil, le classement et la conservation à moyen et long terme des documents électroniques. Contrairement au coffre-fort électronique, souvent utilisé pour quelques typologies de documents, le SAE est transversal à l’entreprise et assure la conservation de son patrimoine documentaire.

Nos espaces de confiance sécurisés localisés en France, ont été audités par un cabinet d’avocats spécialisé et assurent la valeur probante des originaux électroniques, l’authenticité des accès, la confidentialité des données et leur traçabilité…

Le SAE « SAM'EX » est un Système d'Archivage Electronique Cloud complet et prêt à l'emploi*. Ainsi, il vous permet de simplifier votre transformation digitale en respectant l'environnement légal et les meilleures pratiques archivistiques.

 *modulo paramétrage

À quoi sert un Système d'Archivage Electronique (SAE) ?

Le SAE est une solution d'archivage complète soumise à la norme NF Z42013 / ISO 14641-1. Il est transversal au sein de l’entreprise (Permet tous les versements documentaires de l'entreprise), intégré (Composante coffre-fort) et inclut si possible, un plan de classement documentaire. En outre, il assure l'intégrité des documents, leur sécurité (Data center), la traçabilité des évènements survenus dans le SAE et la réversibilité du SAE (Pouvoir changer de solution de conservation).

Dans le SAE « SAM'EX », vos patrimoines documentaires restent toujours confidentiels et à portée de mains. Ils sont archivés dans notre Cloud Privé ultra sécurisé (Certification SecNumCloud), hébergé par OVHCloud.

Parlons sécurité ?

Choisir un SAE implique d’être attentif à sa conformité avec les normes en vigueur (Afnor NF Z 42-013). En outre, les solutions conformes, comme « SAM'EX », garantissent la confidentialité de vos documents grâce à leur chiffrement. C’est d’ailleurs, obligatoire depuis du 1er janvier 2019 avec l’entrée en vigueur du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Sécurisation physique et logique :

« SAM'EX » bénéficie d’une technologie Anti-DDoS, un système de protection contre les attaques par déni de service distribué (des millions d’accès simultanées) :

• Un pré-firewall filtre et analyse les paquets de données potentiellement suspects
• Un firewall network permettant de limiter l’exposition aux attaques provenant du réseau public

o   Et deux autres solutions intervenant dans le cas d’attaques plus ciblées et permettant de décharger le processeur de la machine d’une partie du filtrage des attaques les plus perfectionnées

• Notre plateforme bénéficie aussi d’un outil anti ransonware
• Vos données sont systématiquement cryptées

Sécurisation « juridique » :

La sécurité juridique du document (sa valeur probante) est principalement assurée par ces fonctionnalités obligatoires :

• Traçabilité des actions sur les objets numériques
• Pérennité (Maintien de la lisibilité dans le temps)
• Intégrité
• Disponibilité (Protection contre la perte)
• Confidentialité /Contrôle des droits d’accès
• Traçabilité des accès

Les fonctionnalités principales

Modules standard

Les fonctionnalités « SAM'EX » vous aident à conserver la maitrise de toutes vos archives. En effet, l'outil permet aux utilisateurs autorisés, de visualiser les archives autorisées, d'ajouter des archives, de créer des dossiers et de gérer leurs propres profiles.

Ces modules permettent aussi de gérer les archives, leur cycle de vie et les archivistes :

Fonctionnement

Connectez-vous à votre SAE et sécurisez vos documents dans votre coffre-fort dédié à votre entreprise.

Transformez vos documents papier en originaux électroniques à valeur probante.

Les exigences respectées par un SAE (Source : FNTC)

• Gérer la suppression (sort final) d’un document à l’échéance de sa durée de conservation

• Gérer des règles de conservation

• Gérer des règles de gel d’informations (Bloquer les actions liées au cycle de vie ou au sort final d’un document / d’un dossier pour une durée définie)

• Modifier les métadonnées d'un document ou d'un dossier

• Gérer des documents comportant une signature électronique et/ou un jeton d'horodatage

• Restituer un plan de classement

• Définir et gérer des domaines de classement par processus plutôt que par organisation

• Principaux critères de performance technique : Optimisation du stockage (disques, bandes WORM.) en fonction de la fréquence d’accès. Contrôles d’intégrité réguliers.

• Recherche et consultation des archives

• Administration du SAE : Gérer des règles de conservation / Gérer le cycle de vie / Gérer les types de documents (différencier image, vidéo, base de données) / Gérer les habilitations et droits d’accès/ Gérer et paramétrer la journalisation des événements/ consulter les statistiques d’utilisation du système.

Le respect des normes

Le SAE « SAM'EX » d’Archives Factory vous permet de répondre aux exigences légales et normatives : Norme NF Z42-013 (Certification pour « SAM'EX » et Legal opinion), NF Z43-020 (Certification pour « SAM »), ISO 15489, Modèle OAIS.

Archives Factory vous accompagne dans la mise en oeuvre de votre SAE et forme vos utilisateurs aux nombreuses fonctionnalités proposées dans le cadre de la conduite du changement. 

À qui s'adresse la solution

Tous les Métiers de l’entreprise sont concernés et leurs contributions « Métier » aux projets SAE sont importantes.

Les archivistes (internes ou externes) ont la charge du projet de création du SAE puis des conditions de son utilisation.

Caractéristiques de l'offre

Les avantages de SAM'Ex :

SAM'EX contribue à réduire vos efforts de recherche de documents. Vous déposez en Glisser / Coller, un ou plusieurs documents simultanément. Les formats de fichier sont vérifiés, les fichiers sont horodatés, signés et cryptés. Il est même possible d'automatiser les dépôts dans le SAE au travers de notre API, à partir de vos applications métier. 

• Réduction des coûts d'impression papier
• Accès rapide à vos documents, en quelques clics
• Gestion des droits d'accès des utilisateurs de votre SAE
• Simplification de vos environnements informatiques
• Atténuation des risques grâce à une infrastructure sécurisée haute disponibilité
• Engagements de niveau de service respecté
• Absence d'investissement (OPEX)
• Réduction des frais de gestion

•  Choix entre la consolidation et efficacité accru grâce à l'architecture mutualisée, une solution dédiée en ligne ou une solution installée dans vos propres locau

Nos offres

Mise en place de la solution

Votre SAE nécessite une étude préalable de vos processus, de votre organisation et de vos éventuelles spécificités. Pour cela, nous proposons un accompagnement sur mesure via notre méthodologie de gestion de projet axée sur l'humain permettant de maximiser notre apport de valeur.

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