Efalia Process - Contractualisation

La contractualisation regroupe l'ensemble des négociations menées auprès d'un prospect ou d'un client. C’est une étape clé du cycle de vente mais qui peut s’avérer complexe, longue, et coûteuse. Digitaliser ce processus est non seulement un enjeu en termes de simplification mais également, en termes de gestion de la relation client.

Ce qui pose problèmes sans solution de contractualisation: 
L'absence de circuits de validation, la simple validation par email, la difficulté de suivi de l'avancement, les problèmes de validation, de signature dans un contexte de télétravail ...

Efficacité, Simplicité, Sécurité

• Gagner en performance et en efficacité grâce à plus de fluidité dans les échanges et plus de collaboration interne.
• Simplifier la gestion des documents contractuels, depuis leur édition jusqu'à leur conservation
• Accélérer le processus de contractualisation, en réduisant les délais de traitement
• Réduire le nombre d'erreurs ou de perte de documents avec une meilleure traçabilité et un meilleur contrôle des processus.
• S’assurer d’être en conformité

• Traçabilité : Chaque étape du processus est tracée
• Liberté : valider, annoter, signer des documents, même à distance
• Sécurité : Signature à valeur probante
• Gain de temps : validation, signature en 1 clic
• Pilotez le suivi de chaque contrat

Découvrez notre solution en images au travers du cas d'usage ci-dessous :

Grâce au moteur de workflow, vous pourrez entammer la première étape de la contractualisation: la création du document.

A l'aide de l'icône "crayon", en haut à droite, vous pourrez remplir les informations suivantes :

NB concernant la recherche de client :
Différents critères de recherche sont possibles (adresse mail, nom de société, numéro de téléphone...). Une fois le client séléctionné, le reste des informations le concernant seront alors automatiquement renseignées.

Ensuite, vous serez en mesure de remplir d'autres champs, qui sont 100% personnalisables, des champs tels que : le type de contrat, la durée d'engagement, le produit ou service vendu...
Toujours dans une optique de gain de temps, afin de limiter les doublons et les échanges multiples : vous pourrez ajouter des documents annexes (ex : propopsition de devis, grille tarifaire...)

Enfin, l'étape édition d'un nouveau contrat se termine par la possibilité d'ajouter un commentaire: lorsque celui-ci sera soumis, le destinataire pourra alors à l'aide de la visionneuse, vérifier son contrat et prendre en compte les commentaires de l'éditeur.
En plus, des circuits internes sont possibles, il est possible de transmettre ce contrat de service en service, afin de demander un avis commercial, de valider le document, d'établir une facture, etc...

Un premier niveau de contrat est alors généré par Efalia Process à l'aide des informations saisies plus haut, ces informations sont bien évidemment amendables. Il est possible d'y ajouter des commentaires, un tampon, modifier une clause, etc...

Pour effcetuer des modifications, l'utilisateur doit être enregistré, il est possible de personnaliser les accès. Un historique des modifications est disponible.

La version finale du contrat peut être validée par une ou plusieurs personnes, préalablement définies.
L'application est flexible et permet de faire évoluer les circuits de validation.

Une fois validé, le document change de statut et n'apparait plus au sein de l'onglet "à traiter", mais dans l'onglet "en cours de signature".

Une fois validé, le contrat sera automatiquement envoyé par mail au client afin qu'il puisse le signer à l'aide d'un outil de signature électronique sécurisé.
Alors le contrat signé figure à présent dans l'onglet "signé" de la page d'accueil.

Quelques références :

+ de 2500 clients...qui représentent plus de 150 000 utilisateurs par jour !

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