Conditions générales de vente : Examin

Conditions Générales de Vente
Entreprises
Entrée en vigueur : mai 2022
1. Objet
La société EXAMIN (ci-après « EXAMIN ») est une RegTech ayant pour activité principale le développement
et l’exploitation d’une solution en mode Saas dans le domaine de la conformité réglementaire et cyber,
accessible par l’intermédiaire d’une plateforme web (ci-après la « Plateforme »).
Les présentes conditions générales (ci-après les « Conditions Générales ») s’appliquent sans restriction ni
réserve aux modalités de souscription et d’accès à la Plateforme et aux services associés proposés par
EXAMIN (ci-après ensemble les « Services ») au bénéfice du client (ci-après le « Client »), tels qu’identifiés
dans le devis (ci-après le « Devis ») auquel sont annexées les présentes Conditions Générales.
2. Documents contractuels
Le contrat (ci-après le « Contrat ») est constitué des documents contractuels suivants, constitutifs d’un
ensemble contractuel indissociable, énoncés par ordre de priorité décroissant, à savoir :
(i) le Devis ;
(ii) le cas échéant, les conditions particulières (ci-après les « Conditions Particulières ») ;
(iii) les présentes Conditions Générales ;
(iv) le contrat de licence utilisateur final reproduit en Annexe 1 (ci-après la « Licence ») ;
(v) la convention de niveau de service en Annexe 2.
(vi) Les conditions de protection des données personnelles en Annexe 3.
En cas de désaccord, d'ambiguïté ou de contradiction entre les termes de ces différents documents
contractuels, les termes du document de rang supérieur prévaudront.
Le Contrat prévaut sur toutes autres conditions générales ou particulières non expressément agréées par
EXAMIN.
3. Exploitant des Services, contact
Les Services sont exploités par EXAMIN, SAS immatriculée au RCS de PARIS sous le n°852305093, dont le
siège social est situé 99 bis rue du Général Leclerc – 75014 PARIS.
4. Accès aux Services
Les Services s’adressent exclusivement aux professionnels, entendus comme toutes personnes physiques
ou morales exerçant une activité rémunérée de façon non occasionnelle dans tous les secteurs d’activité de
l’industrie et du commerce.
5. Commande des Services et acceptation des Conditions Générales
Préalablement à l’accès aux Services, il appartient au Client de fournir à EXAMIN les informations et
documents utiles afin de lui permettre d’identifier ses besoins et attentes.
Le Client qui souhaite commander les Services doit valider le Devis correspondant par tout moyen écrit utile
et notamment par courriel. Cette validation peut être suivie, le cas échéant, par l’émission d’un bon de
commande par le Client, un tel bon de commande étant toutefois sans incidence sur le Contrat tel que défini
ci-dessus.
Toute validation d’un Devis, expresse ou implicite, emporte acceptation pleine et entière des présentes
Conditions Générales, dans leur version en vigueur à la date du Devis concerné.
En cas de modification des Services initiaux ou de nouvelle commande, un nouveau Devis sera établi. Les
dispositions de ce nouveau Devis prévaudront sur celles de l’ancien ou le complèteront. A défaut
d’indication dans le nouveau Devis, les périodes d’engagement resteront identiques au premier Devis.
6. Services
6.1 Description des Services
EXAMIN fournit au Client les Services qui suivent :
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● Un accès à la Plateforme, dont les caractéristiques et fonctionnalités techniques sont décrites sur le
site https://www.examin.io/ , EXAMIN concédant au Client une licence d’utilisation de la Plateforme à
cette fin ;
● Des services d’accompagnement si le Devis le prévoit ;
● La fourniture d’une assistance technique, de services de maintenance et d’une garantie de niveau de
Services, dans les conditions et selon les modalités décrites dans la convention de niveau service en
Annexe 2.
En contrepartie de l’abonnement, le Client pourra accéder de manière illimitée à l’ensemble des
programmes de conformité pour lequel il a souscrit un abonnement c’est-à-dire aux programmes de
conformité faisant l’objet du Devis, aux programmes de conformité mis à disposition du Client
grâcieusement par Examin et aux programmes de conformité en beta test. Les programmes de
conformité en béta test font l’objet d’un marquage « Beta » sur la plateforme. Ils sont fournis
gracieusement pendant toute la période de test par Examin. A l’issue de cette période, le Client conserve
un accès en lecture seule aux données saisies. Les actions liées à la gestion du programme de
conformité sont suspendues. Le Client pourra souscrire un abonnement complémentaire spécifique pour
le programme de conformité concerné. La période de test est à durée indéterminée et cette durée est du
seul ressort d’Examin. Examin informe les Clients de la fin de la période de Béta test au moins un (1)
mois avant la fin de la période.
Le Client reconnaît que certaines normes peuvent faire l'objet de droits d'utilisation particuliers qui
nécessitent un achat distinct de l'abonnement à EXAMIN auprès de l'organisme normalisateur.
6.2 Étendue de la licence
EXAMIN concède au Client, pour la durée du Contrat, une licence non exclusive d’utilisation de la
Plateforme, accessible en mode SaaS, aux seules fins de la fourniture des Services.
Il appartient au Client :
● de sélectionner les utilisateurs ayant accès à la Plateforme, étant précisé que le Client pourra
sélectionner un nombre illimité d’utilisateurs ;
● d’attribuer à ceux-ci les profils d’utilisateurs les plus adéquats et, en particulier de désigner,
parmi eux, celui ou ceux qui seront en charge de l’administration de son espace sur la
Plateforme ;
● de gérer les autorisations dans le temps et supprimer les comptes utilisateurs obsolètes.
6.3 Extension des Services
Le Client peut demander à EXAMIN d’étendre ses accès à d’autres programmes de conformité que celui
mis en oeuvre en application du Devis ou à des fonctionnalités avancées de mise en oeuvre non
disponibles au jour du Devis.
Cette extension fera l’objet d’un abonnement distinct pour lequel EXAMIN communiquera un nouveau
devis.
7. Garantie de niveau de Services
EXAMIN s’engage à assurer la permanence, la continuité et la qualité de l’accès aux Services.
A ce titre, EXAMIN fera ses meilleurs efforts pour maintenir un accès, dans les conditions de la
convention de niveau de service en Annexe 2.
En outre, eu égard à la complexité d’internet, l’inégalité des capacités des différents sous-réseaux,
l’afflux de trafic à certaines heures et aux différents goulots d’étranglement sur lesquels EXAMIN n’a
aucune maîtrise, la responsabilité d’EXAMIN sera limitée au fonctionnement de ses serveurs (entendus
comme ses propres serveurs ou ceux du prestataire d’hébergement auquel elle fait appel), dont les
limites extérieures sont constituées par les points de raccordement.
EXAMIN ne saurait être tenue pour responsable (i) des vitesses d’accès aux serveurs, (ii) des
ralentissements externes aux serveurs, et (iii) des mauvaises transmissions dues à une défaillance ou à
un dysfonctionnement de ces réseaux et (iv) d’une mauvaise connexion à internet (v) des difficultés ou
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impossibilités momentanées d’accès à la Plateforme qui auraient pour origine des circonstances qui lui
sont extérieures, (vi) la force majeure.
En cas de nécessité, EXAMIN se réserve la possibilité de limiter ou de suspendre l’accès à la Plateforme
pour procéder à toute opération de maintenance et/ou d’amélioration. Dans cette hypothèse, EXAMIN
s’engage à informer à l’avance le Client de ces opérations de maintenance et/ou d’amélioration, dans un
délai raisonnable, par tous moyens utiles et notamment par message informatif général sur la
Plateforme, de ces opérations de maintenance.
La maintenance corrective et évolutive de la Plateforme est comprise dans l’abonnement et assurée
exclusivement par EXAMIN dans les conditions de l’Annexe 1. Elle implique le signalement par le Client
des éventuelles anomalies. Conformément à l’Annexe 1, EXAMIN s’engage à corriger ou fournir une
solution de contournement des anomalies dans les meilleurs délais.
Dans le cadre de ces opérations de maintenance et/ou d’évolution, EXAMIN s’engage à effectuer
les sauvegardes des contenus stockés sur la Plateforme, afin de permettre leur restauration, en l’état à
la date desdites opérations de maintenance et/ou d’évolution. La responsabilité d’EXAMIN ne saurait en
aucun cas être engagée en cas de perte de données ou d’informations au cours des opérations de
maintenance et/ou d’évolution, sauf fautes avérées directement et strictement imputables à EXAMIN.
Le Client reconnaît et accepte que la présente garantie de niveau de services ne couvre pas toute panne
ou interruption des Services intervenant du fait des opérateurs télécoms ou fournisseurs d’accès à
internet et au web mobile ou d’une mauvaise couverture internet.
8. Conditions financières
8.1 Prix des Services
Le prix des Services est indiqué dans le Devis ou sur la Plateforme.
EXAMIN se réserve le droit, à sa libre discrétion et selon des modalités dont elle sera seule juge, de
proposer des offres promotionnelles ou réductions de prix.
8.2 Révision des prix
Les prix visés à l’article « Prix des Services » peuvent faire l’objet d’une révision par EXAMIN.
Le Client sera informé de ces modifications par EXAMIN par tout moyen écrit utile (et notamment par
email) 3 (trois) mois au moins avant l’entrée en vigueur des nouveaux prix.
Une fois entrés en vigueur, les nouveaux prix s’appliqueront lors du renouvellement du Contrat,
conformément à l’article « Durée des Services ».
Si le Client émet des objections dans la période des 3 (trois) mois susvisée, les parties négocieront les
nouveaux prix applicables au renouvellement du Contrat.
8.3 Modalités de paiement
EXAMIN adressera une facture au Client sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle en fonction
des modalités prévues dans le devis signé par le Client.
Sauf mention contraire dans le Devis ou dans la facture, les factures d’EXAMIN sont payables dans un
délai de trente (30) jours à compter de leur émission, par tout moyen de paiement et notamment par
virement.
8.4 Retards et défauts de paiement
Le Client est informé et accepte expressément que tout retard de paiement de tout ou partie d’une
somme due à EXAMIN à son échéance entraînera automatiquement, et dès le jour suivant la date
d’échéance de la facture :
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● La déchéance du terme de l’ensemble des sommes dues par le Client et leur exigibilité immédiate,
quelles que soient les modalités de règlement qui avaient été prévues ;
● La suspension immédiate des Services (et donc de l’accès à la Plateforme) jusqu’au complet
paiement de l’intégralité des sommes dues ;
● La facturation au profit d’EXAMIN d’un intérêt de retard, dû par le seul fait de l’échéance du terme
contractuel, au taux de 3 (trois) fois le taux d’intérêt légal, assis sur le montant de la créance non
réglée à l’échéance et d’une indemnité forfaitaire d’un minimum de 40 (quarante) euros au titre des
frais de recouvrement, sans préjudice d’une indemnisation complémentaire si les frais de
recouvrement effectivement exposés sont supérieurs à ce montant.
9. Durée des Services
Le Contrat est conclu pour une période initiale de 1 (un) an à compter de la date de signature du Devis par
le Client (ci-après la « Date Anniversaire »).
Il se renouvelle ensuite tacitement pour des périodes successives de même durée, sauf dénonciation par
l’une ou l’autre des parties, adressée à l’autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception
moyennant le respect d’un préavis minimum de 2 (deux) mois précédant la Date Anniversaire du Contrat.
Les Parties se réuniront 2 (deux) mois avant chaque Date Anniversaire pour dresser un bilan et, le cas
échéant, faire évoluer le montant du Contrat pour la période de renouvellement de l’abonnement, en
fonction du nombre de salariés du Client.
10. Obligations et responsabilité du Client
Sans préjudice des autres obligations prévues au Contrat, le Client s’engage à respecter les obligations qui
suivent.
Le Client s’engage, dans son usage des Services, à respecter le Contrat, en ce compris notamment la
Licence par les utilisateurs, ainsi que les lois et règlements en vigueur, et à ne pas porter atteinte aux droits
de tiers ou à l’ordre public. Il est seul responsable de son utilisation des Services.
Le Client est responsable de l’utilisation des Services par les utilisateurs, en ce compris la Licence, et de
toutes les informations partagées par ces derniers sur la Plateforme, et garantit EXAMIN à ce titre. Le Client
s’engage à ce que les Services soient exclusivement utilisés par lui-même et les utilisateurs autorisés, qui
sont soumis aux mêmes obligations que le Client dans leur utilisation des Services.
Le Client s’engage à fournir à EXAMIN toutes les informations nécessaires à la bonne exécution des
Services. Plus généralement, le Client s’engage à coopérer activement avec EXAMIN en vue de la bonne
exécution du Contrat.
Le Client est seul responsable des documents, éléments, données, informations et tout contenu qu’il
implémente sur la Plateforme dans le cadre de l’utilisation des Services. Il garantit à EXAMIN qu’il dispose de
tous les droits et autorisations nécessaires à leur exploitation dans le cadre des Services.
Le Client reconnaît avoir pris connaissance de la Plateforme et de l’ensemble de ses caractéristiques.
Le Client est seul responsable de l’implémentation dans son entreprise de la documentation fournie par
EXAMIN dans le cadre des Services d’accompagnement. EXAMIN ne pourra en aucun cas voir sa
responsabilité engagée en cas de modification de la documentation en violation des lois et réglementations
applicables et/ou en cas d’absence ou de mauvaise implémentation.
Le Client s’engage à faire un usage strictement personnel des Services. Il s’interdit en conséquence de céder,
concéder ou transférer tout ou partie de ses droits ou obligations au titre des présentes à un tiers, de quelque
manière que ce soit.
Le Client s’interdit de donner accès à la Solution à toute personne non-autorisée et notamment à tout
concurrent direct ou indirect d’EXAMIN.
11. Responsabilité et garantie d’EXAMIN
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EXAMIN s’engage à fournir les Services avec diligence et selon les règles de l’art, étant précisé qu’il pèse
sur elle une obligation de moyens, à l’exclusion de toute obligation de résultat, ce que le Client reconnaît et
accepte expressément.
Le Client est expressément informé que les Services constituent un outil d’aide à la mise en conformité,
mais qu’ils ne permettent pas de garantir sa conformité effective et exhaustive à la réglementation
concernée, celle-ci dépendant de ses propres actions, la responsabilité d’EXAMIN ne pouvant être engagée
à ce titre.
A cet égard, le Client est informé et accepte que les niveaux de conformité qui sont indiqués dans la
Plateforme ne sont que des indications sur la base des déclarations du Client et de règles d’appréciation
objectives pouvant être déduites des réglementations concernées, qui doivent être complétées le cas
échéant par une analyse et/ou une appréciation par le Client lui-même ou par tout conseil de son choix (la
Plateforme ne peut par exemple pas examiner la conformité des documents produits par le Client à une
réglementation donnée et/ou fournis par un tiers).
EXAMIN ne pourra pas être tenue pour responsable des décisions prises par le Client ou par tout tiers
désigné par lui. De même, EXAMIN ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable des informations,
déclarations et contenus renseignés par le Client sur la Plateforme, sur lesquels elle n’exerce aucun
contrôle, vérification ou modération d’aucune sorte.
La responsabilité susceptible d’être encourue par EXAMIN au titre des présentes ne pourra porter que sur
les dommages directs subis par le Client et ne pourra être engagée que si le Client a émis une réclamation,
par lettre recommandée avec accusé de réception, dans un délai d’un (1) mois suivant ladite survenance.
En tout état de cause, hormis les dommages corporels ou décès, et sauf en cas de négligence grossière ou
de faute intentionnelle causant un dommage direct prouvé ou en cas de manquement à une obligation
essentielle du Contrat la vidant de sa substance, le Client reconnaît que la responsabilité d’EXAMIN est
limitée au montant versé, par lui, au titre du Devis.
12. Résiliation pour manquement
En cas de manquement par l’une des parties à ses obligations contractuelles, le Contrat pourra être résilié
de plein droit par l’autre partie trente (30) jours après l’envoi d’une lettre de mise en demeure adressée par
lettre recommandée avec demande d’avis de réception restée sans effet. La lettre de mise en demeure
devra indiquer la ou les défaillances constatées. Ces défaillances devront porter sur des obligations
essentielles telles que (sans que cette liste ne soit exhaustive) :
● L’absence du paiement d’une facture par le Client ;
● Une utilisation contraire aux lois et réglementations de la Plateforme et des Services par le
Client ;
● Un accès non autorisé de la Plateforme par le Client :
● Un défaut de disponibilité prolongé de la Plateforme et des Services qui causerait un préjudice
direct et prouvé au Client ;
● Un manquement d’EXAMIN qui empêcherait l’équilibre du Contrat et mettrait gravement en
cause les intérêts du Client.
13. Comportements prohibés
13.1 Il est strictement interdit d’utiliser les Services aux fins suivantes :
● l’exercice d’activités illégales, frauduleuses ou portant atteinte aux droits ou à la sécurité des
tiers,
● l’atteinte à l’ordre public ou la violation des lois et règlements en vigueur,
● et plus généralement toute pratique détournant les Services à des fins autres que celles pour
lesquelles ils sont fournis.
13.2 Il est strictement interdit au Client de copier et/ou de détourner à leurs fins ou à celles de tiers le
concept, les technologies, tout ou partie des données ou tout autre élément de la Plateforme.
13.3 Sont également strictement interdits : (i) tous comportements de nature à interrompre, suspendre,
ralentir ou empêcher la continuité des Services, (ii) toutes intrusions ou tentatives d’intrusions dans
les systèmes d’EXAMIN, (iii) tous détournements des ressources système de la Plateforme, (iv)
toutes actions de nature à imposer une charge disproportionnée sur les infrastructures de cette
dernière, (v) toutes atteintes aux mesures de sécurité et d’authentification, (vi) tous actes de nature à
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porter atteinte aux droits et intérêts financiers, commerciaux ou moraux d’EXAMIN, et enfin plus
généralement (vii) tout manquement au Contrat.
13.4 Il est strictement interdit de monnayer, vendre ou concéder tout ou partie de l’accès aux Services ou
à la Plateforme, ainsi qu’aux informations qui y sont hébergées et/ou partagées.
14. Confidentialité
Chaque partie s’engage à garder strictement confidentiels les documents, éléments, données et informations
de l’autre partie dont elle serait destinataire qui seront expressément identifiés par l’autre partie comme étant
confidentiels.
S’agissant d’EXAMIN, les parties conviennent d’ores et déjà expressément que cette obligation de
confidentialité couvre les données à caractère personnel qu’elle sera amenée à traiter pour le Client dans le
cadre des Services, ainsi que tous les contenus.
L’ensemble de ces informations est désigné ci-après les « Informations Confidentielles ».
Sans préjudice de la réglementation relative au secret des affaires, la partie qui reçoit des Informations
Confidentielles s’engage à ne pas les divulguer sans accord préalable de l’autre partie, pendant une durée
de 5 (cinq) ans à compter de la fin de l’exécution des Services. Elle ne pourra les transmettre à des
employés, collaborateurs, stagiaires ou conseils que s’ils sont tenus à la même obligation de confidentialité
que celle prévue aux présentes. Cette obligation ne s’étend pas aux documents, éléments, données et
informations :
● dont la partie qui les reçoit avait déjà connaissance ;
● déjà publics lors de leur communication ou qui le deviendraient sans violation du Contrat;
● qui auraient été reçus d’un tiers de manière licite ;
● dont la communication serait exigée par les autorités judiciaires, en application des lois et
règlements ou en vue d’établir les droits d’une partie au titre du Contrat.
15. Propriété intellectuelle
15.1 Propriété intellectuelle d’EXAMIN
Les matériels, logiciels, documentations, ainsi que tout renseignement technique ou de toute autre nature,
appartenant à EXAMIN et mis à la disposition du Client sont et restent la propriété exclusive d’EXAMIN et
ne pourront pas être utilisés par le Client à d’autres fins que la stricte exécution du présent Contrat.
A la cessation du Contrat, pour quelque cause que ce soit, le Client s’engage à remettre et/ou à restituer
automatiquement et immédiatement à EXAMIN et/ou à détruire sans délai l’ensemble des matériels,
logiciels, documents et éléments de toute nature qui lui auront été confiés dans le cadre du Contrat et à ne
pas en conserver de copie.
15.2 Droits de propriété intellectuelle afférents aux développements
Il est convenu entre les parties que les droits de propriété intellectuelle afférents aux développements
informatiques réalisés par EXAMIN en exécution des Services ainsi que les résultats et développements
informatiques issus de l’adaptation du Client sur la Plateforme (ci-après les « Développements »),
appartiendront à EXAMIN.
15.3 Garantie d’éviction
EXAMIN garantit disposer de tous les droits de propriété intellectuelle lui permettant de fournir la
Plateforme. En conséquence, EXAMIN accepte de défendre et indemniser le Client pour les dommages
liés à des réclamations, poursuites ou condamnations, intentées par un tiers alléguant que tout ou partie
de la Plateforme contrefait ses droits d’auteur, sous réserve que le Client lui notifie dans les meilleurs
délais par écrit l’existence de la poursuite, fasse une demande pour sa défense, lui apporte sa totale
coopération dans ladite défense et ne transige pas sans avoir au préalable recueilli l’accord écrit
d’EXAMIN.
Si une action en justice est intentée, EXAMIN devra à son choix et à ses frais : (i) modifier le composant
en cause de sorte que la Plateforme ne soit plus contrefaisante, (ii) remplacer le composant litigieux par
un composant non contrefaisant aux fonctionnalités globalement équivalentes, (iii) obtenir les droits
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d’utilisation pour que le Client puisse continuer à exploiter la Plateforme conformément aux termes du
Contrat.
15.4 Propriété intellectuelle du Client
Tous les contenus, documentations, fichiers, contrats, cartographie, logos, marques, Données à Caractère
Personnel ainsi que tout élément de toute autre nature, appartenant au Client et mis à la disposition
d’EXAMIN ou insérés sur la Plateforme sont et restent la propriété exclusive du Client. Le registre des
traitements tel qu’alimenté par le Client ainsi que les rapports édités depuis la Plateforme appartiennent au
Client.
Le Client autorise EXAMIN à effectuer tout traitement nécessaire pour l’établissement de son niveau de
conformité, le suivi de sa conformité et la réalisation des Services.
Le cas échéant, le Client autorise expressément EXAMIN à utiliser et reproduire sa marque et/ou son logo
pour paramétrer et personnaliser la Plateforme.
16. Effets de la fin du Contrat
La fin du Contrat, quelle qu’en soit la cause, entraînera la fin des Services. Elle sera sans incidence sur les
dispositions du Contrat ayant vocation à perdurer au-delà.
17. Non-sollicitation de personnel
Chacune des parties s’engage, sauf accord écrit préalable de l’autre Partie, à ne pas solliciter ou engager,
directement ou indirectement, tout collaborateur, employé, stagiaire ou mandataire de l’autre Partie ayant
directement participé à l’exécution du Contrat, pendant toute la durée de celui-ci et 6 (six) mois après sa fin,
quelle qu’en soit la cause. En cas de violation du présent article, la Partie non défaillante pourrait réclamer à
la Partie défaillante, dans un délai maximum de 3 (trois) mois suivant l'embauche ou le début de la
prestation de services, une indemnité fixée selon les cas à 3 (trois) mois de rémunération nette du
collaborateur concerné ou 30% (trente pour cent) du prix convenu pour la prestation de services au titre du
contrat liant le collaborateur à la Partie défaillante, à titre de clause pénale.
18. Absence de renonciation / exercice des droits
Le fait que l’une des parties n’exerce pas l’un quelconque des droits dont elle bénéficie en vertu des
présentes, ne vaudra pas abandon de celui-ci.
De même, l’exercice partiel d’un droit ou d’une seule des voies de droit mises à la disposition de l’une des
parties n’empêchera pas cette dernière d’exercer totalement ce droit ou d’épuiser toutes les voies de droit
mises à sa disposition.
19. Références commerciales
Le Client autorise expressément EXAMIN à le citer et à utiliser la reproduction de sa marque ou de son logo
à titre de références commerciales, notamment lors de manifestations ou d’événements, dans ses
documents commerciaux, sur la Plateforme, ses réseaux sociaux et sur son site internet, sous quelque forme
que ce soit pendant la durée du Contrat et 5 (cinq) ans après son terme.
20. Force majeure
Aucune partie ne pourra voir sa responsabilité engagée pour un défaut d’exécution de ses obligations
contractuelles si ce défaut est dû à un évènement indépendant de la volonté des Parties et constitutif de
force majeure, telle que définie à l’article 1218 du Code civil.
Par force majeure, les parties conviennent notamment d’entendre la survenance d’un évènement présentant
les caractéristiques d’imprévisibilité et d’irrésistibilité habituellement reconnues par la loi et les tribunaux
français ainsi que les grèves, activités terroristes, émeutes, insurrections, guerres, actions
gouvernementales, épidémies, catastrophes naturelles ou défaut imputable à un prestataire tiers de
télécommunication.
La partie empêchée devra informer dans les meilleurs délais l’autre partie en indiquant la nature du cas de
force majeure. Les parties se rapprocheront afin de déterminer ensemble les moyens les plus appropriés
pour pallier, si possible, les conséquences du ou des évènement(s) constitutif(s) de la force majeure.
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Si le cas de force majeure perdure plus de 3 (trois) mois, chaque partie pourra résilier le Contrat, de plein
droit, sans formalité judiciaire, sans préavis et sans droit à indemnités de quelque nature que ce soit, par
l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception ayant effet immédiat.
Si, à la suite d’un cas de force majeure, la partie affectée est empêchée de remplir seulement une partie de
ses obligations contractuelles, elle reste responsable de l’exécution des obligations qui ne sont pas affectées
par le cas de force majeure ainsi que de ses obligations de paiement.
Dès cessation du cas de force majeure, la partie empêchée doit informer immédiatement l’autre partie et
reprendre l’exécution des obligations affectées dans un délai raisonnable.
21. Intransférabilité
Le Contrat a été conclu intuitu personae et aucune des Parties ne pourra céder de droits et obligations
découlant du Contrat de quelque façon que ce soit (par cession de fonds de commerce, apport d’actif,
fusion, transfert universel de patrimoine ou toute autre transformation) sans l'accord préalable écrit de l'autre
Partie, qui ne peut refuser cet accord sans motif légitime
22. Assurance
Examin s’engage à souscrire et à maintenir en vigueur, auprès d’une compagnie notoirement solvable, une
police d’assurance civile, d’exploitation et professionnelle, garantissant les conséquences de la
responsabilité qu’elle est susceptible d’encourir dans le cadre de l’exécution des présentes en raison des
dommages corporels, matériels ou immatériels pouvant être causés au Client.
Examin s’engage à justifier sur demande du Client de la souscription de cette assurance et du paiement des
primes.
23. Données à caractère personnel collectées ou traitées dans le cadre des Prestations
Dans le cadre de l’exécution du Contrat, chaque partie s’engage (i) à se conformer à l’ensemble des
dispositions légales et réglementaires applicables, en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement
Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après, le « RGPD ») et (ii) à imposer des obligations identiques à
son personnel ainsi qu’à tous tiers sous son contrôle (y compris ses sociétés affiliées et ses sous-traitants,
s’il en existe).
Chaque partie consent à ce que l’autre partie, dans le cadre ou à l’occasion de la mise en oeuvre du Contrat,
collecte, traite, stocke, communique ou archive des données personnelles (au sens du RGPD) concernant
ses contacts (noms, adresses électroniques et numéros de téléphone), mais seulement dans la mesure
où cette collecte, ce traitement, ce stockage, cette communication ou cet archivage seront nécessaires pour
exécuter le Contrat.
Les parties garantissent que toutes les données personnelles qu’elles pourront détenir et se communiquer
l’une à l’autre, ou auxquelles elles pourront avoir accès dans le cadre ou à l’occasion de la mise en oeuvre du
Contrat, ont été obtenues et sont utilisées de manière à garantir une sécurité et une confidentialité
appropriées, y compris en ce qui concerne la prévention de tout accès non autorisé à ces données.
Ainsi, chaque partie s’engage à (i) mettre en oeuvre les dispositions techniques et organisationnelles
permettant de garantir la protection des données personnelles détenues par la partie concernée contre tout
accès non autorisé ainsi que contre toute violation, perte, divulgation non autorisée ou destruction fortuite, et
à (ii) alerter l’autre Partie si l’une de ces hypothèses se réalise, afin que celle-ci puisse alerter les personnes
physiques concernées.
En qualité de responsable de traitement au sens du RGPD des données personnelles collectées auprès du
Client, EXAMIN garantit être en pleine conformité avec les dispositions applicables à tout traitement de
données personnelles réalisé dans le cadre du Contrat et garantit aux personnes physiques concernées par
le traitement de données personnelles le droit d’être d’informées et d’accéder aux données personnelles les
concernant, le droit de rectification et d’effacement, le droit de limitation et d’opposition au traitement, le droit
de ne pas faire l’objet d’un traitement automatisé de données destiné à définir leur profil ou à évaluer certains
aspects de leur personnalité, ainsi que le droit à la portabilité, lequel devra s’entendre strictement des
données personnelles collectées directement auprès des personnes physiques concernées. Afin d’exercer
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ces droits, les personnes physiques concernées pourront contacter le Référent à la protection des données
du Prestataire à l’adresse électronique suivante : privacy@examin.eu
Nonobstant ce qui précède, le droit d’opposition ne s’appliquera pas en cas de traitement requis au titre
d’une obligation légale.
Dans le cadre de l’exécution du Contrat, EXAMIN est amenée à traiter, pour le compte du Client, les données
à caractère personnel (ci-après les « Données Personnelles ») strictement nécessaires à la réalisation des
Services.
Au titre de ce traitement, EXAMIN est sous-traitant du Client, lequel a la qualité de responsable de traitement
au sens de la Loi Informatique et Libertés et du RGPD.
Les droits et obligations d’EXAMIN relatifs aux traitements de données à caractère personnel réalisés pour le
compte du Client sont décrits en Annexe 3.
24. Effets de la fin du Contrat et réversibilité
La fin du Contrat, quelle qu’en soit la cause, entraînera la fin des Services. Elle sera sans incidence sur les
dispositions du Contrat ayant vocation à perdurer au-delà.
Sur demande du Client, EXAMIN devra effectuer la réversibilité afin de permettre au Client, ou à tout
prestataire de son choix, de reprendre dans un format non propriétaire et exploitable le(s) registre(s) des
traitements insérés sur la Plateforme, l’ensemble des Données à Caractère Personnel et autres éléments
appartenant au Client, ainsi que les Services dans des conditions d’exploitation normales assurant la
continuité desdits Services, sur le système que le Client aura sélectionné.
EXAMIN s’engage à effectuer les prestations de réversibilité concernées dans le délai de 3 (trois) mois
suivant la demande émise par le Client.
Le Client s’engage à collaborer activement avec EXAMIN afin de faciliter la récupération des données et
informations.
Il est entendu que, de convention expresse entre les Parties, qu’EXAMIN sera déchargée de son obligation
de procéder aux prestations de réversibilités visées ci-dessus tant que le Client n’aura pas réglé l’intégralité
des factures émises par EXAMIN au titre de l’exécution des présentes.
EXAMIN s’engage également à procéder à la destruction des données du Client et à ne pas conserver de
copie.
25. Modifications
EXAMIN se réserve la faculté de modifier à tout moment les Conditions Générales.
Le Client sera informé de ces modifications par tout moyen utile, 1 (un) mois au moins avant leur entrée en
vigueur. Les Conditions Générales modifiées s’appliqueront au Client à compter du renouvellement du
Contrat suivant leur entrée en vigueur.
Le Client qui n’accepte pas les Conditions Générales modifiées doit dénoncer le Contrat selon les modalités
prévues à l’article « Durée des Services ».
26. Langue
Dans l’hypothèse d’une traduction des présentes Conditions Générales dans une ou plusieurs langues, la
langue d’interprétation sera la langue française en cas de contradiction ou de contestation sur la signification
d’un terme ou d’une disposition.
27. Loi applicable et juridiction
9
Le Contrat est soumis au droit français et sera régi et interprété selon ce droit.
Tout litige pouvant naître à l'occasion de sa validité, de son interprétation ou de son exécution sera soumis à
la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Paris (France), sauf règle de procédure impérative
contraire.
10
ANNEXE 1 - LICENCE
-
SAS RCS de Paris 852 305 093
99 Bis avenue du Général Leclerc - 75014 PARIS
Version 1.0
Entrée en vigueur : septembre 2021
1. Objet
La société EXAMIN (ci-après « EXAMIN ») est une
RegTech ayant pour activité principale le
développement et l’exploitation d’une solution en
mode Saas dans le domaine de la conformité
réglementaire et technique accessible par
l’intermédiaire d’une plateforme web (ci-après la
« Plateforme »).
Dans le cadre de son service de mise à disposition
de la Plateforme, EXAMIN concède aux utilisateurs
une licence d’utilisation sur la Plateforme.
Le présent contrat (ci-après le « Contrat ») de
licence de l’utilisateur final (ci-après la « Licence »)
régit l’utilisation, par les utilisateurs de la Plateforme
et a pour objet de définir les modalités et conditions
selon lesquelles EXAMIN :
- consent aux utilisateurs une licence non
exclusive, personnelle et non transmissible
d’utilisation de la Plateforme ;
- assure la fourniture de prestations
associées de paramétrage de la
Plateforme au profit de l’utilisateur, des
prestations d’hébergement, de
maintenance, de garantie de niveau de
service et de support de la Plateforme.
(ci-après dénommées ensemble : les « Services »).
On entend par utilisateurs : toute personne physique
ayant accès à la Plateforme pour utiliser les
Services (ci-après le/les « Utilisateurs ») tels
qu’autorisés par les clients d’EXAMIN et ayant
souscrit aux Services (ci-après le/les « Client(s)»).
2. Accès à la Plateforme
A la demande du Client, EXAMIN a ouvert un
compte au nom de l’Utilisateur sur la Plateforme
(ci-après : le « Compte »).
Cet accès est limité aux seules fonctionnalités
disponibles pour le programme de conformité que
l’Utilisateur a sélectionné ou sur lequel il se fait
accompagner.
L’Utilisateur garantit que toutes les informations qu’il
donne lors de son inscription sont exactes, à jour et
sincères et ne sont entachées d’aucun caractère
trompeur.
Il s’engage à mettre à jour ses informations dans le
Compte en cas de modifications (notamment en cas
de changement d’adresse email), afin qu’elles
correspondent toujours aux critères susvisés.
L’Utilisateur est informé et accepte que les
informations saisies aux fins de création ou de mise
à jour de son Compte valent preuve de son identité.
Les informations saisies par l’Utilisateur l’engagent
dès leur validation.
L’Utilisateur peut accéder à tout moment à son
Compte après s’être identifié à l’aide de son
identifiant de connexion ainsi que de son mot de
passe.
L’Utilisateur s’engage à utiliser personnellement la
Plateforme, à défaut de quoi il en supportera
l’entière responsabilité.
Il est responsable du maintien de la confidentialité et
de la sécurité de son identifiant et de son mot de
passe. Celui-ci doit immédiatement contacter
EXAMIN aux coordonnées suivantes
contact@examin.eu, s’il remarque que son compte
a été utilisé à son insu. Il reconnaît à EXAMIN le
droit de prendre toutes mesures appropriées en
pareil cas.
3 Licence d’utilisation de la Plateforme
Étendue de la Licence
Sous réserve de l’acceptation du Contrat, EXAMIN
concède à l’Utilisateur le droit d’utiliser la
Plateforme, pour son usage personnel.
La Licence est destinée à un usage professionnel et
s’adresse ainsi exclusivement aux professionnels
dans le cadre de leur activité.
EXAMIN concède à l’Utilisateur, pour le monde
entier et pour la durée prévue à l’article « Durée,
désinscription », une licence non exclusive,
personnelle et non transmissible d’utilisation de la
Plateforme dans sa version existante à la date des
présentes et dans toutes éventuelles versions à
11
venir, ainsi que de sa documentation technique, en
mode SaaS.
Conditions d’utilisation de la Plateforme
La Licence est consentie aux seules fins d’utilisation
de la Plateforme par l’Utilisateur, selon les modalités
prévues aux présentes et dans le Devis, pour ses
propres besoins.
L’Utilisateur s’interdit, en conséquence de :
- Reproduire, arranger, adapter tout ou
partie de la Plateforme ;
- Procéder à toute forme d’exploitation
commerciale de la Plateforme auprès
de tiers ;
- Céder, fournir, prêter, louer la
Plateforme, en concéder des
sous-licences ou autres droits d’usage,
ou de manière plus générale, de
communiquer à un tiers ou à une
société affiliée tout ou partie de la
Plateforme ;
- Intégrer tout ou partie de la Plateforme
dans tout système informatique ou
toute autre solution logicielle autres que
ceux prévus dans le cadre du présent
contrat ;
- Procéder à la télétransmission de la
Plateforme, à sa mise en réseau,
notamment sur internet, en-dehors du
site https://www.examin.eu/, ou à sa
diffusion sous tout autre forme, sans
autorisation écrite et préalable de
EXAMIN.
4 Durée des Services, désinscription
La Licence prend effet au jour de sa souscription,
pour la durée souscrite par le Client.
En cas d’absence de connexion de l’Utilisateur à
son compte pendant une durée de 3 (trois) ans,
EXAMIN pourra procéder à la suppression du
Compte de l’Utilisateur, à l’issue d’un préavis de 3
(trois) mois.
En cas de suppression, l’Utilisateur pourra
demander la restitution des données le concernant
dans un format ouvert lisible par une machine.
5 Mise en oeuvre de la Licence
Prérequis techniques
La Plateforme est destinée à être mise en place et
utilisée sur un matériel dont la configuration en
termes de matériel, système d’exploitation et
système de gestion de bases de données est
compatible avec les préconisations fournies par
EXAMIN et dont les caractéristiques et
fonctionnalités techniques sont décrites sur le site
https://www.examin.io/. Elle ne pourra être
utilisée que sur ce matériel.
6 Maintenance et support
Maintenance corrective
La maintenance corrective a pour objet de corriger,
pendant la durée du Contrat, les anomalies relevées
sur la Plateforme, ainsi que sur ses nouvelles
versions, entendues comme un bogue ou
dysfonctionnement de celles-ci (ci-après : les
« Anomalies »).
Les Anomalies se répartissent en trois catégories :
« Anomalie Critique » : Anomalie rendant
impossible l’utilisation totale de la Plateforme ;
« Anomalie Majeure » : Anomalie diminuant
l’utilisation de la Plateforme en empêchant
l’utilisation de certaines fonctionnalités essentielles ;
« Anomalie Mineure » : toute Anomalie mettant
l’Utilisateur dans l’impossibilité d’utiliser une ou
plusieurs fonctionnalités non essentielles de la
Plateforme.
L’Utilisateur pourra signaler à EXAMIN toutes
Anomalies par courrier électronique à l’adresse de
contact suivante : contact@examin.eu ou, le cas
échéant, dans l’espace dédié à cet effet, sur la
Plateforme. L’Utilisateur s’efforcera de donner le
maximum d’informations, notamment les difficultés
rencontrées et les circonstances dans lesquelles
elles sont intervenues, de nature à permettre à
EXAMIN de caractériser l’incident. La réception de
cette notification vaut signalement d’une Anomalie.
EXAMIN procèdera alors au diagnostic de
l’Anomalie, en vérifiant notamment si elle a pour
origine la Plateforme et, le cas échéant, procédera à
la qualification de l’Anomalie en Anomalie Critique,
Majeure ou Mineure. EXAMIN informera l’Utilisateur,
par courriel des résultats de ce diagnostic dans les
meilleurs délais (ci-après : la « Date du
Diagnostic »).
S’il s’avère que l’Anomalie a pour origine la
Plateforme, EXAMIN s’engage à mobiliser les
moyens nécessaires pour la corriger, dans les
conditions, notamment de délais, prévues dans la
Convention de niveau de de services (ci-après : le
« SLA ») souscrit par l’Utilisateur, tel que reproduit
en Annexe 1.
Les délais d’intervention d’EXAMIN s’effectuent
dans le cadre des plages d’intervention précisées
dans le SLA.
Dans l’hypothèse où EXAMIN ne pourrait corriger
une Anomalie dans les délais visés ci-dessus, il
s’engage à mettre en oeuvre une solution de
contournement permettant à l’Utilisateur d’utiliser la
Plateforme conformément à sa destination, dans les
délais indiqués dans le SLA.
12
L’Utilisateur reconnaît et accepte que ledit SLA ne
couvre pas toute panne ou interruption des Services
intervenant du fait des opérateurs télécoms ou
fournisseurs d’accès à internet et au web mobile ou
d’une mauvaise couverture internet ou d’une
saturation de l’accès à internet lié au lieu d’un
événement.
L’Utilisateur reconnaît également qu’EXAMIN ne
peut être responsable de tout défaut de
fonctionnement de la Plateforme due au poste
informatique de l’Utilisateur et notamment en cas
d’utilisation d’un poste informatique dont les
versions des certificats de sécurité, du navigateur
ou du système d’exploitation sont obsolètes. Il
appartiendra à l’Utilisateur de procéder aux mises à
jour nécessaires à l’utilisation adéquate de la
Plateforme.
Maintenance évolutive
EXAMIN s’engage à faire bénéficier l’Utilisateur,
pendant la durée du Contrat :
- de toutes améliorations des fonctionnalités de
la Plateforme, en rapport avec son ergonomie,
sa rapidité d’exécution ou son efficacité, et/ou
de toutes révisions visant à introduire des
extensions mineures de la Plateforme
(ci-après : les « Mises à Jour »),
- de toutes modifications de la Plateforme et de
la documentation y afférente par l’ajout de
nouvelles fonctionnalités (ci-après : les
« Nouvelles Versions »).
La nature et la régularité de ces Mises à Jour et
Nouvelles Versions seront laissées à la libre
appréciation d’EXAMIN.
Les Mises à Jour pourront être effectuées
automatiquement et sans information préalable, ce
que l’Utilisateur accepte expressément.
Support technique
En dehors des Anomalies et pour toute question liée
à l’utilisation de la Plateforme, EXAMIN assure un
service de support technique, consistant en une
assistance et un conseil.
Le support technique est accessible par email à
kiwi@examin.eu du lundi au vendredi, hors jours
chômés ou fériés, de 9 heures à 18 heures.
En fonction du besoin identifié, EXAMIN estimera le
délai de sa réponse et la nature de celle-ci et en
tiendra informé l’Utilisateur.
7 Hébergement de la Plateforme
EXAMIN s’engage à assurer, dans les termes d’une
obligation de moyens, l’hébergement de la
Plateforme, ainsi que des données produites et
saisies et par les Utilisateurs, conformément aux
usages de la profession et à l’état de l’art, sur ses
serveurs ou par l’intermédiaire d’un prestataire
d’hébergement professionnel, et sur des serveurs
situés dans un territoire de l’Union Européenne.
Les données de l’Utilisateur sont sauvegardées
quotidiennement sur au moins deux autres serveurs
également hébergés sur le territoire de l’Union
européenne.
Dans le cadre de ce service d’hébergement,
EXAMIN s’engage à fournir à l’Utilisateur des
capacités de stockage et de traitement suffisantes
pour l’exploitation de la Plateforme.
EXAMIN s’engage à mettre en oeuvre l’ensemble
des moyens techniques, conformes à l’état de l’art,
nécessaires pour assurer la sécurité et de l’accès à
la Plateforme et aux Services, portant sur la
protection et la surveillance des infrastructures, le
contrôle de l’accès physique et/ou immatériel
auxdites infrastructures, ainsi que sur la mise en
oeuvre des mesures de détection, de prévention et
de récupération pour protéger les serveurs d’actes
malveillants.
EXAMIN s’engage également à prendre toutes
précautions utiles, au regard de la nature des
données et des risques présentés par les
traitements automatisés de données mis en oeuvre
pour les besoins des Services, pour préserver la
sécurité des données, et notamment empêcher
qu’elles ne soient déformées, endommagées ou que
des tiers non autorisés n’y aient accès.
8 Convention de preuve
L’Utilisateur reconnaît et accepte expressément :
- que les données recueillies sur la Plateforme
et le système d’information d’EXAMIN font foi
de la réalité des opérations intervenues dans
le cadre des présentes,
- que ces données constituent le principal mode
de preuve admis entre les parties.
9 Obligations et responsabilité de l’Utilisateur
L’Utilisateur s’engage dans son usage de la
Plateforme et des Services, à respecter le Contrat,
ainsi que les lois et règlements en vigueur, et à ne
pas porter atteinte aux droits de tiers ou à l’ordre
public. Il est seul responsable de son utilisation de
la Plateforme et des Services.
L’Utilisateur s’engage à fournir à EXAMIN toutes les
informations nécessaires à la concession de la
Licence. Plus généralement, l’Utilisateur s’engage à
coopérer activement avec EXAMIN en vue de la
bonne exécution du Contrat.
Si applicable, ’’Utilisateur est seul responsable des
documents, éléments, données, informations et tout
contenu qu’il fournit à EXAMIN dans le cadre de
l’utilisation de la Plateforme et des Services. Il
garantit à EXAMIN qu’il est habilité à lui fournir ces
13
éléments et qu’il dispose de tous les droits et
autorisations nécessaires à leur exploitation dans le
cadre de la Plateforme et des Services.
L’Utilisateur est seul responsable de son usage de
la Plateforme et de l’intégralité des informations,
déclarations et documents qu’il renseigne sur la
Plateforme (ci-après les « Contenus »). L’Utilisateur
est également seul responsable de toute décision
qu’il prend dans le cadre et/ou résultant de
l’utilisation de la Plateforme, des Services et de
l’appréciation finale de sa conformité effective aux
règlementations pour lesquelles il utilise la
Plateforme. La responsabilité d’EXAMIN ne saurait
être engagée à ce titre, ce que l’Utilisateur reconnaît
et accepte expressément.
L’Utilisateur reconnaît avoir pris connaissance de la
Plateforme et de l’ensemble de ses caractéristiques.
L’Utilisateur s’engage à faire un usage strictement
personnel de la Plateforme et des Services. Il
s’interdit en conséquence de céder, concéder ou
transférer tout ou partie de ses droits ou obligations
au titre des présentes à un tiers, de quelque
manière que ce soit.
L’Utilisateur se porte fort du respect du Contrat, et
notamment de la présente Licence, par ses
prestataires, salariés et dirigeants, et toute autre
personne qu’il aura désignée.
L’Utilisateur est seul responsable de son matériel
informatique, de sa sécurisation et, plus
généralement, de la sécurité de son système, de
son réseau et de ses équipements informatiques.
L’Utilisateur est seul responsable du respect des lois
et règlements applicables à son activité et du
contenu diffusé dans le cadre de la Licence. En
conséquence, l’Utilisateur ne pourra en aucun cas
rechercher la responsabilité ou la garantie de
EXAMIN à ce titre.
L’Utilisateur s’engage à défendre garantir et
indemniser EXAMIN contre tout recours,
responsabilité, perte, dépense ou dommage (y
compris les frais de défense et les dépens) du fait
de tout litige né entre l’Utilisateur et tout tiers pour
l’utilisation de la Plateforme et des Services.
10 Obligations et responsabilité de EXAMIN
EXAMIN s’engage à sécuriser la Plateforme et
fournir les Services avec diligence et selon les
règles de l’art, étant précisé qu’il pèse sur elle une
obligation de moyens, à l’exclusion de toute
obligation de résultat, ce que l’Utilisateur reconnaît
et accepte expressément.
EXAMIN s’engage à assurer la permanence, la
continuité et la qualité de l’accès à la Plateforme et
aux Services.
A ce titre, EXAMIN garantit une disponibilité de la
Plateforme, dans les conditions du SLA.
Eu égard à la complexité d’internet, l’inégalité des
capacités des différents sous-réseaux, l’afflux de
trafic à certaines heures et aux différents goulots
d’étranglement sur lesquels EXAMIN n’a aucune
maîtrise, la responsabilité d’EXAMIN sera limitée au
fonctionnement de ses serveurs (entendus comme
ses propres serveurs ou ceux du prestataire
d’hébergement auquel elle fait appel), dont les
limites extérieures sont constituées par les points de
raccordement.
EXAMIN ne saurait être tenue pour responsable (i)
des vitesses d’accès aux serveurs, (ii) des
ralentissements externes aux serveurs, et (iii) des
mauvaises transmissions dues à une défaillance ou
à un dysfonctionnement de ces réseaux et (iv) d’une
mauvaise connexion à internet (v) des difficultés ou
impossibilités momentanées d’accès à la Plateforme
qui auraient pour origine des circonstances qui lui
sont extérieures, (vi) la force majeure.
En cas de nécessité de maintenance programmée,
EXAMIN se réserve la possibilité de limiter ou de
suspendre l’accès à la Plateforme pour procéder à
toute opération de maintenance et/ou
d’amélioration. Dans cette hypothèse, EXAMIN
s’engage à informer à l’avance l’Utilisateur de ces
opérations de maintenance et/ou d’amélioration,
dans un délai raisonnable, par tous moyens utiles et
notamment par message informatif général sur la
Plateforme, de ces opérations de maintenance.
EXAMIN s’engage à faire ses meilleurs efforts pour
effectuer les sauvegardes du Compte, afin de
permettre leur restauration, en l’état à la date
desdites opérations de maintenance et/ou
d’évolution. La responsabilité d’EXAMIN ne saurait
en aucun cas être engagée en cas de perte de
données ou d’informations au cours des opérations
de maintenance et/ou d’évolution, sauf fautes
avérées directement et strictement imputables à
EXAMIN.
En tout état de cause, il est expressément convenu
que la violation de tout engagement prévu au SLA
ne pourra en aucun cas être sanctionnée par la
rupture des relations contractuelles d’EXAMIN avec
les Utilisateurs.
EXAMIN s’engage à faire ses meilleurs efforts pour
assurer la sécurité de la Plateforme, et du Compte
de l’Utilisateur. Il garantit l’exclusivité d’accès à
l’Utilisateur à son profil et s’interdit d’en
communiquer le contenu à tout tiers.
La responsabilité de EXAMIN ne saurait toutefois
être engagée en cas d’introduction malveillante sur
l’espace de stockage réservé à l’Utilisateur, dès lors
qu’il n’est pas démontré que les mesures de
sécurité qu’elle a mises en place étaient gravement
défaillantes.
L’Utilisateur est expressément informé que la
Plateforme est un outil d’aide à la mise en
conformité, mais qu’elle ne permet pas de garantir
sa conformité effective et exhaustive à la
14
réglementation concernée, celle-ci dépendant de
ses propres actions, la responsabilité d’EXAMIN ne
pouvant être engagée à ce titre.
A cet égard, l’Utilisateur est informé et accepte que
les niveaux de conformité qui sont indiqués
relativement à la Plateforme ne sont que des
indications sur la base des déclarations de
l’Utilisateur et de règles d’appréciation objectives
pouvant être déduites des réglementations
concernées, qui doivent être complétées le cas
échéant par une analyse et/ou une appréciation par
l’Utilisateur lui-même ou par tout conseil de son
choix (la Plateforme ne peut par exemple pas
examiner la conformité des documents produits par
l’Utilisateur à une réglementation donnée et/ou
fournis par un tiers).
EXAMIN ne pourra pas être tenue pour responsable
des décisions prises par l’Utilisateur ou par tout tiers
désigné par lui. De même, EXAMIN ne pourra en
aucun cas être tenue pour responsable des
informations, déclarations et Contenus renseignés
par l’Utilisateur sur la Plateforme, sur lesquels elle
n’exerce aucun contrôle, vérification ou modération
d’aucune sorte.
EXAMIN ne garantit pas aux Utilisateurs (i) que la
Plateforme et les Services, soumis à une recherche
constante pour en améliorer notamment la
performance et le progrès, seront totalement
exempts d’erreurs, de vices ou défauts, (ii) que la
Plateforme et les Services, étant standard et
nullement proposés à la seule intention d’un
utilisateur donné en fonction de ses propres
contraintes personnelles.
11 Comportements prohibés
Il est strictement interdit d’utiliser la Plateforme aux
fins suivantes :
- l’exercice d’activités illégales, frauduleuses ou
portant atteinte aux droits ou à la sécurité des
tiers,
- l’atteinte à l’ordre public ou la violation des lois
et règlements en vigueur,
- l’intrusion dans le système informatique d’un
tiers ou toute activité de nature à nuire,
contrôler, interférer, ou intercepter tout ou
partie du système informatique d’un tiers, en
violer l’intégrité ou la sécurité,
- les manipulations destinées à améliorer le
référencement d’un site tiers,
- l’aide ou l’incitation, sous quelque forme et de
quelque manière que ce soit, à un ou plusieurs
des actes et activités décrits ci-dessus,
- et plus généralement toute pratique détournant
les Services à des fins autres que celles pour
lesquelles ils ont été conçus.
Il est strictement interdit aux Utilisateurs de copier
et/ou de détourner à leurs fins ou à celles de tiers le
concept, les technologies, tout ou partie des
données ou tout autre élément de la Plateforme.
Sont également strictement interdits : (i) tous
comportements de nature à interrompre, suspendre,
ralentir ou empêcher la continuité des Services, (ii)
toutes intrusions ou tentatives d’intrusions dans les
systèmes d’EXAMIN, (iii) tous détournements des
ressources système de la Plateforme, (iv) toutes
actions de nature à imposer une charge
disproportionnée sur les infrastructures de cette
dernière, (v) toutes atteintes aux mesures de
sécurité et d’authentification, (vi) tous actes de
nature à porter atteinte aux droits et intérêts
financiers, commerciaux ou moraux d’EXAMIN, et
enfin plus généralement (vii) tout manquement au
Contrat.
Il est strictement interdit de monnayer, vendre ou
concéder tout ou partie de l’accès aux Services ou à
la Plateforme, ainsi qu’aux informations qui y sont
hébergées et/ou partagées.
12 Confidentialité
Chaque partie s’engage à garder strictement
confidentiels tous les documents, éléments,
données et informations expressément désignés
comme confidentiels, qui lui auront été transmis par
l’autre partie dans le cadre de la Licence, et à ne
pas les divulguer sans l’accord écrit préalable de
l’autre partie.
S’agissant d’EXAMIN, les parties conviennent
d’ores et déjà expressément que cette obligation de
confidentialité couvre les données à caractère
personnel qu’elle sera amenée à traiter pour
l’Utilisateur dans le cadre de la Plateforme et des
services, ainsi que tous les Contenus.
L’ensemble de ces informations est désigné ci-après
les « Informations Confidentielles ».
Sans préjudice de la réglementation relative au
secret des affaires, la partie qui reçoit des
Informations Confidentielles s’engage à ne pas les
divulguer sans accord préalable de l’autre partie,
pendant une durée de 5 (cinq) ans à compter de la
fin de l’exécution des Services. Elle ne pourra les
transmettre à des employés, collaborateurs,
stagiaires ou conseils que s’ils sont tenus à la
même obligation de confidentialité que celle prévue
aux présentes. Cette obligation ne s’étend pas aux
documents, éléments, données et informations :
(i) dont la partie qui les reçoit avait déjà
connaissance ;
(ii) déjà publics lors de leur communication
ou qui le deviendraient sans violation du Contrat;
(iii) qui auraient été reçus d’un tiers de
manière licite ;
(iv) dont la communication serait exigée par
les autorités judiciaires, en application des lois et
règlements ou en vue d’établir les droits d’une
partie au titre du Contrat.
13 Propriété intellectuelle
Propriété intellectuelle d’EXAMIN
15
Les matériels, logiciels, documentations, ainsi que
tout renseignement technique ou de toute autre
nature, appartenant à EXAMIN et mis à la
disposition de l’Utilisateur, sont et restent la
propriété exclusive d’EXAMIN et ne pourront pas
être utilisés par l’Utilisateur à d’autres fins que la
stricte exécution du Contrat.
A la demande d’EXAMIN ou à la cessation du
Contrat, pour quelque cause que ce soit, l’Utilisateur
s’engage à remettre et/ou à restituer
automatiquement et immédiatement à EXAMIN
et/ou à détruire sans délai l’ensemble des matériels,
logiciels, documents et éléments de toute nature qui
lui auront été confiés dans le cadre du Contrat et à
ne pas en conserver de copie, notamment de la
Plateforme.
Droits de propriété intellectuelle afférents aux
développements
Il est convenu entre les parties que les droits de
propriété intellectuelle afférents aux
développements informatiques réalisés par EXAMIN
en exécution des Services ainsi que les résultats et
développements informatiques issus de l’adaptation
de l’Utilisateur sur la Plateforme (ci-après les
« Développements »), appartiendront à EXAMIN.
Propriété intellectuelle de l’Utilisateur
Les Contenus, documentations, ainsi que tout
élément de toute autre nature, appartenant à
l’Utilisateur et mis à la disposition d’EXAMIN sont et
restent la propriété exclusive de l’Utilisateur.
L’Utilisateur autorise EXAMIN à effectuer tout
traitement nécessaire pour l’établissement de son
niveau de conformité, le suivi de sa conformité et la
réalisation des Services.
Le cas échéant, l’Utilisateur autorise expressément
EXAMIN à utiliser et reproduire sa marque et/ou son
logo aux fins de paramétrage et de personnalisation
de la Plateforme.
14 Données à caractère personnel collectées
ou traitées dans le cadre des Prestations
Dans le cadre des traitements de données à
caractère personnel réalisés via la Plateforme,
EXAMIN agit en qualité de sous-traitant au sens de
la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 dans sa version
actuelle (dite « Loi Informatique et Libertés ») et
du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (dit
« Règlement Général pour la Protection des
Données » ou « RGPD ») (ci-après dénommés
ensemble la « Réglementation applicable »). Seul
le Client au sens des Conditions générales agit en
qualité de responsable de traitement au sens de la
Réglementation applicable. L’Utilisateur est invité à
consulter la politique de confidentialité du Client.
Dans le cadre de l’exécution de la Licence, EXAMIN
agit en qualité de responsable de traitement au sens
de la Réglementation applicable. EXAMIN collecte
ainsi les données personnelles des Utilisateurs aux
fins de gestion de la relation commerciale
(notamment gestion des droits, facturation) et aux
fins de se conformer à ses obligations légales.
Ces données sont conservées pendant la durée de
la Licence et archivées le cas échéant à des fins
probatoires et administratives. Le personnel
d’EXAMIN, ses services chargés du contrôle
(commissaire aux comptes notamment) et ses
sous-traitants pourront avoir accès auxdites
données.
Ce traitement est nécessaire à la bonne exécution
de la présente Licence et au respect des obligations
légales. Il pourra donner lieu à l’exercice par
l’Utilisateur de son droit (i) d’obtenir la
communication et, le cas échéant, la rectification ou
la suppression des données le concernant, (ii) de
demander l’effacement ou la limitation du traitement,
(iii) de s’opposer au traitement pour des motifs
légitimes, (iv) de demander la portabilité des
données le concernant, afin de les récupérer et de
les conserver, et (v) d’introduire une réclamation
auprès d’une autorité de contrôle compétente.
L’Utilisateur peut exercer ses droits à l’adresse
suivante : privacy@examin.eu.
L’Utilisateur s’assure que les Contenus et
informations qu’il indique dans les champs réservés
à cet effet au sein de la Plateforme ou qu’il
télécharge sur la Plateforme correspondent aux
informations sollicitées par le programme de
conformité et ne contiennent en particulier pas de
données sensibles autres que celles explicitement
requises pour satisfaire aux obligations imposées
par la réglementation applicable.
15 Effets de la fin du Contrat et Réversibilité
La fin du Contrat, quelle qu’en soit la cause
entrainera la fin des Services. Elle sera sans
incidence sur les dispositions de la Licence ayant
vocation à perdurer au-delà.
Sur demande de l’Utilisateur, EXAMIN devra
effectuer la réversibilité afin de permettre à
l’Utilisateur, ou à tout prestataire de son choix, de
reprendre les Services dans des conditions
d’exploitation normales assurant la continuité
desdits Services, sur le système que l’Utilisateur
aura sélectionné.
EXAMIN s’engage à restituer aux Utilisateurs
l’ensemble des données que les Utilisateurs auront
produites, saisies et échangées via la Plateforme
sous un format standard lisible sans difficulté dans
un environnement équivalent.
L’ensemble des prestations liées à la réversibilité
fera l’objet d’un devis du Prestataire, dans un délai
maximum de 3 (trois) semaines à compter de la
demande de l’Utilisateur, sous réserve que cette
demande soit effectuée par écrit et au plus tard 1
(un) mois suivant la fin du Contrat.
16
Cette mise à disposition se fera au format décidé
par EXAMIN. EXAMIN s’engage à effectuer les
prestations concernées dans le délai de [à
compléter] suivant l’acceptation du devis susvisé
par EXAMIN.
L’Utilisateur s’engage à collaborer activement avec
EXAMIN afin de faciliter la récupération des
données et informations.
Il est entendu de convention expresse entre les
parties que EXAMIN sera déchargée de son
obligation de procéder aux prestations de
réversibilités visées ci-dessus tant que l’Utilisateur
n’aura pas réglé l’intégralité des factures émises par
EXAMIN au titre de l’exécution des présentes.
EXAMIN s’engage également à procéder à la
destruction des données de l’Utilisateur et à ne pas
en conserver de copie au-delà des délais
susmentionnés.
16 Non renonciation
Si l’une quelconque des dispositions de la présente
Licence venait à être nulle aux termes d’une
disposition légale ou réglementaire ou d’une
décision judiciaire devenue définitive, elle sera seule
réputée non écrite et n’entraînera pas la nullité des
autres dispositions.
De même, le fait que l’une des parties n’exerce pas
l’un quelconque des droits dont elle bénéficie en
vertu des présentes, de même que tout délai
apporté par l’une des parties dans l’exercice desdits
droits, ne vaudra pas abandon de ceux-ci.
Le fait pour EXAMIN de ne pas invoquer un
manquement de l’Utilisateur ne saurait valoir
renonciation à invoquer ledit manquement. Toute
renonciation ne sera opposable que si elle est
exprimée par écrit et signée par le représentant
légal de EXAMIN.
17 Modifications
EXAMIN se réserve le droit, à son gré, de réviser,
de mettre à jour, de changer, de modifier, d’ajouter,
de compléter ou de supprimer certains termes de la
présente Licence pour des raisons de sécurité,
juridiques, de meilleures pratiques ou de
réglementation.
L’Utilisateur sera informé de ces modifications par
tout moyen utile, 1 (un) mois au moins avant leur
entrée en vigueur. La Licence modifiée s’appliquera
à l’Utilisateur à compter du renouvellement du
Contrat.
L’Utilisateur qui n’accepte pas la Licence modifiée
doit dénoncer la Licence selon les modalités
prévues à l’article « Durée ».
EXAMIN peut également modifier la Plateforme
pour quelque raison que ce soit ou sans raison
spécifique, à tout moment et à son gré, en
particulier pour des raisons techniques telles que les
mises à jour, les opérations de maintenance et/ou
les réinitialisations destinées à améliorer et/ou
optimiser la Plateforme.
18 Force majeure
Aucune partie ne pourra voir sa responsabilité
engagée pour un défaut d’exécution de ses
obligations contractuelles si ce défaut est dû à un
évènement indépendant de la volonté des parties et
constitutif de force majeure, telle que définie à
l’article 1218 du Code civil.
Par force majeure, les parties conviennent
notamment d’entendre la survenance d’un
évènement présentant les caractéristiques
d’imprévisibilité et d’irrésistibilité habituellement
reconnues par la loi et les tribunaux français ainsi
que les grèves, activités terroristes, émeutes,
insurrections, guerres, actions gouvernementales,
épidémies, catastrophes naturelles ou défaut
imputable à un prestataire tiers de
télécommunication.
La partie empêchée devra informer dans les
meilleurs délais l’autre partie en indiquant la nature
du cas de force majeure. Les parties se
rapprocheront afin de déterminer ensemble les
moyens les plus appropriés pour pallier, si possible,
les conséquences du ou des évènement(s)
constitutif(s) de la force majeure.
Si le cas de force majeure perdure plus de 3 (trois)
mois, chaque partie pourra résilier le Contrat, de
plein droit, sans formalité judiciaire, sans préavis et
sans droit à indemnités de quelque nature que ce
soit, par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis
de réception ayant effet immédiat.
Si, à la suite d’un cas de force majeure, la partie
affectée est empêchée de remplir seulement une
partie de ses obligations contractuelles, elle reste
responsable de l’exécution des obligations qui ne
sont pas affectées par le cas de force majeure.
Dès cessation du cas de force majeure, la partie
empêchée doit informer immédiatement l’autre
partie et reprendre l’exécution des obligations
affectées dans un délai raisonnable.
19 Loi applicable et Juridiction
La Licence est soumise au droit français et sera régi
et interprété selon ce droit.
Tout litige pouvant naître à l'occasion de sa validité,
de son interprétation ou de son exécution sera
soumis à la compétence exclusive du Tribunal de
commerce de Paris (France), sauf règle de
procédure impérative contraire.
17
Annexe 1 – Convention de niveau de services
● MAINTENANCE CORRECTIVE
S’il s’avère que l’Anomalie a pour origine la
Plateforme, EXAMIN s’engage à mobiliser
les moyens nécessaires pour la corriger dans
les délais suivants :
- Anomalie Critique : dans les 24
(vingt-quatre) heures suivant la
date du diagnostic ;
- Anomalie Majeure : dans les 4
(quatre) jours ouvrés suivant la
date du diagnostic ;
- Anomalie Mineure : dans les 8
(huit) jours suivant la date du
diagnostic.
Ces délais s’effectuent dans le cadre des
plages d’intervention d’EXAMIN, à savoir
entre 9 heures et 18 heures pendant les
jours ouvrés. Un jour ouvré s’entend d’une
période ininterrompue de neuf (9) heures, du
lundi au vendredi, entre 9 heures et 18
heures. Tout délai ayant débuté au cours de
cette tranche horaire expirera à la même
heure le dernier jour ouvré du délai.
● DISPONIBILITÉ
EXAMIN s’engage à ce que la Solution soit
accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7,
avec un taux de disponibilité mensuel de
99.5%, hors maintenance programmée.
Une maintenance évolutive est effectuée le
premier vendredi de chaque mois de 9h à
12h.
Pour les autres maintenances programmées,
le délai de prévenance auprès du Client est
de 5 jours ouvrés avant le début de
l'opération. Le nombre d’heures de
maintenance programmée est limitée à 12
heures par mois et ne doit pas excéder 4
interventions mensuelles.
Si en fin de mois, la disponibilité a été
inférieure à 99,5 % hors maintenance
programmée, le Client pourra appliquer des
pénalités qui seront calculées sur les bases
suivantes :
● Taux de disponibilité mensuelle
compris entre 99% et 99,5% : 4 %
du montant total mensuel de
l’abonnement ;
● Taux de disponibilité mensuelle
compris entre 98,5% et 99% : 7 %
du montant total mensuel de
l’abonnement ;
● Taux de disponibilité mensuelle
compris entre 98 et 98,5 : 10 % du
montant total mensuel de
l’abonnement ;
● Taux de disponibilité strictement
inférieur à 98% : 15% du montant
total mensuel de l’abonnement.
Il est expressément convenu entre les
parties qu’en cas d’atteinte du plafond de
15% trois mois consécutifs, le Client aura la
possibilité de résilier le Contrat.
18
ANNEXE 2 - : CONVENTION DE NIVEAUX DE SERVICES
La présente annexe a pour objet de définir les conditions dans lesquelles EXAMIN pourra procéder à des
opérations de maintenance sur la Plateforme dans le cadre des Services et de préciser les niveaux de services
et performances à ce titre.
● MAINTENANCE DE LA PLATEFORME ET SUPPORT TECHNIQUE
_
Maintenance corrective
La maintenance corrective a pour objet de corriger, pendant la durée des Conditions Générales, les
anomalies relevées sur la Plateforme, ainsi que sur ses nouvelles versions, entendues comme un bogue
ou dysfonctionnement de celles-ci (ci-après : les « Anomalies »).
Les Anomalies se répartissent en trois catégories :
« Anomalie Critique » : Anomalie rendant impossible l’utilisation totale de la Plateforme ;
« Anomalie Majeure » : Anomalie diminuant l’utilisation de la Plateforme en empêchant l’utilisation de
certaines fonctionnalités essentielles ;
« Anomalie Mineure » : Toute Anomalie mettant le Client dans l’impossibilité d’utiliser une ou plusieurs
fonctionnalités non essentielles de la Plateforme.
Le Client pourra signaler à EXAMIN toutes Anomalies par courrier électronique à l’adresse de contact
suivante : contact@examin.eu ou sur l’espace dédié à cet effet au sein de la Plateforme.
Le Client s’efforcera de donner le maximum d’informations, notamment les difficultés rencontrées et les
circonstances dans lesquelles elles sont intervenues, de nature à permettre à EXAMIN de caractériser
l’incident. La réception de cette notification vaut signalement d’une Anomalie.
EXAMIN procèdera alors au diagnostic de l’Anomalie, en vérifiant notamment si elle a pour origine la
Plateforme et, le cas échéant, procédera à la qualification de l’Anomalie en Anomalie Critique, Majeure ou
Mineure. EXAMIN informera le Client, par voie électronique des résultats de ce diagnostic dans les
meilleurs délais (ci-après : la « Date du Diagnostic »).
S’il s’avère que l’Anomalie a pour origine la Plateforme, EXAMIN s’engage à mobiliser les moyens
nécessaires pour la corriger dans les délais suivants :
● Anomalie Critique : dans les 24 (vingt-quatre) heures suivant la date du diagnostic ;
● Anomalie Majeure : dans les 4 (quatre) jours ouvrés suivant la date du diagnostic ;
● Anomalie Mineure : dans les 8 (huit) jours suivant la date du diagnostic.
Ces délais s’effectuent dans le cadre des plages d’intervention d’EXAMIN, à savoir entre 9 heures et 18
heures pendant les jours ouvrés. Un jour ouvré s’entend d’une période ininterrompue de neuf (9) heures,
du lundi au vendredi, entre 9 heures et 18 heures. Tout délai ayant débuté au cours de cette tranche
horaire expirera à la même heure le dernier jour ouvré du délai.
Maintenance évolutive
EXAMIN s’engage à faire bénéficier le Client, pendant la durée des Conditions Générales :
● de toutes améliorations des fonctionnalités de la Plateforme, en rapport avec son ergonomie, sa
rapidité d’exécution ou son efficacité (ci-après : les « Mises à Jour »),
● de toutes modifications de la Plateforme et de la documentation y afférente par l’ajout de
nouvelles fonctionnalités (ci-après : les « Nouvelles Versions »).
La nature et la régularité de ces Mises à Jour et Nouvelles Versions seront laissées à la libre appréciation
d’EXAMIN.
Les Mises à Jour pourront être effectuées automatiquement et sans information préalable, ce que le Client
accepte expressément.
19
Support technique
En dehors des Anomalies et pour toute question liée à l’utilisation de la Solution, EXAMIN assure un
service de support technique, consistant en une assistance et un conseil.
Le support technique est accessible par email à l’adresse de contact suivante : kiwi@examin.eu du lundi
au vendredi, hors jours chômés ou fériés, de 9 heures à 18 heures.
En fonction du besoin identifié, EXAMIN estimera le délai de sa réponse et la nature de celle-ci et en
tiendra informé le Client.
Hébergement de la Plateforme
EXAMIN s’engage à assurer l’hébergement de la Plateforme, ainsi que des données produites et saisies par
le Client sur des serveurs situés sur un territoire de l’Union Européenne.
Les données du Client sont sauvegardées quotidiennement sur au moins deux autres serveurs également
hébergés sur le territoire de l’Union européenne.
Dans le cadre de ce service d’hébergement, EXAMIN s’engage à fournir au Client des capacités de
stockage et de traitement suffisantes pour l’exploitation de la Plateforme.
EXAMIN s’engage également à prendre toutes précautions utiles, au regard de la nature des données et
des risques présentés par les traitements automatisés de données mis en oeuvre pour les besoins des
Services, pour préserver la sécurité des données, et notamment empêcher qu’elles ne soient déformées,
endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
● DISPONIBILITE
EXAMIN s’engage à ce que la Solution soit accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, avec un taux de
disponibilité mensuel de 99.5%, hors maintenance programmée.
Pour les maintenances programmées, le délai de prévenance auprès du Client est de 5 jours ouvrés avant
le début de l'opération. Le nombre d’heures de maintenance programmée est limité à 12 heures par mois
et ne doit pas excéder 4 interventions mensuelles.
Si en fin de mois, la disponibilité a été inférieure à 99,5 % hors maintenance programmée, le Client pourra
appliquer des pénalités qui seront calculées sur les bases suivantes :
● Taux de disponibilité mensuelle compris entre 99% et 99,5% : 4 % du montant total mensuel de
l’abonnement ;
● Taux de disponibilité mensuelle compris entre 98,5% et 99% : 7 % du montant total mensuel de
l’abonnement ;
● Taux de disponibilité mensuelle compris entre 98 et 98,5 : 10 % du montant total mensuel de
l’abonnement ;
● Taux de disponibilité strictement inférieur à 98% : 15% du montant total mensuel de l’abonnement.
Il est expressément convenu entre les parties qu’en cas d’atteinte du plafond de 15% trois mois
consécutifs, le Client aura la possibilité de résilier le Contrat.
● OBLIGATIONS DU CLIENT
Le Client s’oblige à fournir à EXAMIN les coordonnées d’un interlocuteur du Client, joignable par message
électronique et par téléphone.
En cas de changement ou de départ de cet interlocuteur, le Client s’engage à communiquer à EXAMIN les
coordonnées du nouvel interlocuteur dans les meilleurs délais.
20
ANNEXE 3 – Protection des données personnelles
La présente Annexe a pour objet de définir les conditions dans lesquelles EXAMIN s’engage à effectuer pour le
compte du Client des opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après et
intervenant dans le cadre des Services.
Les caractéristiques du traitement des Données Personnelles sont les suivantes :
Nature des opérations
réalisées sur les
Données
Personnelles :
Collecte, hébergement des Données Personnelles dans le cadre de la réalisation
des Services.
Finalité du traitement : Réalisation des Services.
Données Personnelles
traitées :
Données d’identification des utilisateurs de la Plateforme
Catégories de
personnes
concernées :
Utilisateurs de la Plateforme
Durée du traitement : Durée des Services.
Lieu du traitement France - Gravelines
Sous-traitant
d’EXAMIN intervenant
dans le traitement
OVH - Hébergement des données
En sa qualité de sous-traitant EXAMIN s’engage à :
(i) traiter les Données Personnelles pour la seule finalité qui fait l’objet de la sous-traitance ;
(ii) traiter les Données Personnelles conformément aux instructions documentées du Client. Si EXAMIN
considère qu’une instruction constitue une violation du RGPD, elle en informe immédiatement le Client.
(iii) héberger les Données Personnelles sur des serveurs situés dans un territoire de l’Union Européenne. Si
EXAMIN est tenue de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation
internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel elle est soumise, elle doit
informer le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une
telle information pour des motifs importants d'intérêt public ;
(iv) garantir la confidentialité des Données Personnelles traitées dans le cadre des Services ;
(v) veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les Données Personnelles en vertu des présentes :
● s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de
confidentialité,
● reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.
(vi) prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de
protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.
(vii) Sous-traitance : Le Client déclare être informé et accepter qu’EXAMIN a recours, dans le cadre de la
réalisation des Services définis aux présentes, aux sous-traitants suivants :
Nom Coordonnées Missions :
OVH
(RCS Lille
424 761 419)
2, rue
Kellerman –
59100 Roubaix
Hébergement des données.
EXAMIN peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, le « sous-traitant ultérieur ») pour mener des
activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, elle informe préalablement et par écrit le Client de tout
changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Cette information doit
indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les
dates du contrat de sous-traitance. Le Client dispose d’un délai de 1 (un) mois à compter de la date de
réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si
le Client n'a pas émis d'objection pendant le délai convenu.
21
Ledit sous-traitant ultérieur sera tenu de respecter les obligations des présentes pour le compte et selon les
instructions du Client. Il appartient à EXAMIN de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes
garanties suffisantes quant à la mise en oeuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de
manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses
obligations en matière de protection des données, EXAMIN demeure pleinement responsable devant le Client
de l’exécution par le sous-traitant ultérieur de ses obligations.
(viii) Exercice des droits des personnes : Dans la mesure du possible, EXAMIN doit aider le Client à
s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes
concernées. Lorsque les personnes concernées exercent auprès d’EXAMIN des demandes d’exercice
de leurs droits, EXAMIN doit adresser ces demandes au Client dès réception par courrier électronique à
l’adresse de contact qui lui aura été fournie par le Client.
(ix) Notification des violations de Données Personnelles : EXAMIN notifie au Client toute violation de
Données Personnelles dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, par tout moyen utile.
Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Client, si
nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente. Dans tous les cas, EXAMIN
devra s’abstenir de communiquer seul sur ladite violation. S’il est responsable de la violation de Données
Personnelles et/ou qu’elle a lieu sur la Plateforme, EXAMIN s’engage à assister le Client, sans frais
supplémentaire, dans la mise en place des actions destinées à mettre fin à cette violation.
(x) Mesures de sécurité : EXAMIN s’engage à mettre en oeuvre les mesures techniques et
organisationnelles appropriées, compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en oeuvre
et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les
droits et libertés des personnes physiques, afin de préserver la confidentialité et la sécurité des données
personnelles et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées
à des tiers non autorisés, et plus généralement à mettre en oeuvre toutes mesures pour protéger les
données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la
diffusion ou l’accès non autorisé.
EXAMIN s’engage à prendre toutes mesures afin (i) de garantir la confidentialité, l’intégrité, la
disponibilité et la résilience constante des systèmes et des services de traitement, (ii) de rétablir la
disponibilité des données personnelles et l’accès à celles-ci dans les délais appropriés en cas d’incident
physique ou technique et (iii) de tester, analyser et évaluer régulièrement l’efficacité de ces mesures
(xi) Sort des données : A la fin du présent contrat, EXAMIN s’engage, au choix du Client, à détruire les
Données Personnelles ou à les renvoyer au Client. Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de
toutes les copies existantes dans les systèmes d’information d’EXAMIN. Une fois détruites, EXAMIN doit
justifier par écrit de la destruction.
(xii) Délégué à la protection des données : EXAMIN communique au Client le nom et les coordonnées de
son délégué à la protection des données, si elle en a désigné un.
(xiii) Registre des catégories d’activités de traitement : EXAMIN déclare tenir un registre de toutes les
catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Client. EXAMIN pourra le communiquer
sur demande du Client.
(xiv) Documentation et audits : EXAMIN met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour
démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des
inspections, par le Client ou un autre auditeur qu'elle a mandaté, et contribuer à ces audits.
Le Client a la possibilité de procéder à de tels audits une fois par an et à ses frais. Le Client informera EXAMIN
de la tenue de l’audit moyennant un préavis minimum de deux (2) semaines. EXAMIN se réserve le droit de
refuser l’identité de l’auditeur retenu s’il appartient à une société concurrente. L’audit devra être réalisé pendant
les heures ouvrées d’EXAMIN et de manière à perturber le moins possible son activité.
Dans le cadre de tels audits, le Client et/ou l’auditeur mandaté ne pourront demander que des documentations ou
accès en rapport avec les usages de la Plateforme et sous réserve que les demandes soient raisonnables. Il est
précisé que les données des autres utilisateurs de la Plateforme ne peuvent pas être auditées. Le Client
veillera par ailleurs en tout état de cause à ce que l’auditeur et, plus généralement, le personnel procédant audit
contrôle soient soumis à des obligations de confidentialité appropriées.
Dans la mesure du possible, les parties conviendront à l’avance du périmètre de l’audit. Le rapport d’audit sera
adressé à EXAMIN afin de permettre à cette dernière de formuler ses observations ou remarques éventuelles par
22
écrit, lesquelles seront annexées à la version finale du rapport d’audit. Chaque rapport d’audit sera considéré
comme une Information Confidentielle.
En sa qualité de responsable de traitement, le Client est tenu de s’acquitter des obligations qui lui reviennent en
application de la Loi Informatique et Libertés et du RGPD, notamment en ce qui concerne l’obligation d’informer
les personnes concernées, la tenue du registre des traitements mis en oeuvre et plus généralement, le respect
des principes issus du RGPD.
Le Client s’engage en outre à :
(i) fournir à EXAMIN toutes les informations qui lui sont nécessaires pour se conformer à la
réglementation applicable ;
(ii) documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des Données Personnelles par
EXAMIN. Il est précisé que les présentes Conditions générales font déjà office des instructions
écrites sur le traitement de Données Personnelles et que le Client pourra les compléter au cas
par cas par écrit.
23