Choisir son outil collaboratif
Les solutions collaboratives numériques prennent de plus en plus de place dans le milieu professionnel, et se sont révélées indispensables avec le développement du télétravail. Les avantages de ces outils du quotidien n'est plus à prouver : productivité, travail en équipe, convivialité... Si tous les outils collaboratifs ont une même finalité, favoriser la collaboration et la productivité des utilisateurs, il existe un grand éventail de solutions qui répondent à des besoins variés : partage de fichiers, visioconférence, outils de gestion de projet... Comment choisir l’outil le plus adapté à vos besoins parmi tous les outils collaboratifs existants ? Laissez-vous guider pour trouver votre solution de collaboration.
Sommaire
- Solutions collaboratives et outils de télétravail
- Choisir sa solution de collaboration en fonction de son objectif
- Les différentes catégories d'outils collaboratifs et leurs bénéfices
- Les avantages à commander sa solution collaborative sur OVHcloud Marketplace
1. Solutions collaboratives et outils de télétravail
Qu'est-ce qu'un outil collaboratif ?
Les outils collaboratifs permettent de mieux travailler ensemble. Ils améliorent la fluidité et la productivité des utilisateurs et des équipes, en favorisant les échanges et la collaboration, en particulier lorsque les collaborateurs sont sur des sites géograhiques différents. Du partage de documents à l’organisation des tâches, en passant par l’échange d’informations clés, ces solutions numériques aident à améliorer les processus internes, en s’appuyant sur des interfaces intuitives.
Le logiciel collaboratif en mode SaaS
Depuis leur apparition dans les années 90, les outils collaboratifs sont devenus progressivement des solutions ultra-performantes basées sur des services de cloud computing. Le modèle SaaS (Software as a Service) a permis de libérer l’utilisateur de la gestion et de la maintenance de l'infrastructure, tout en offrant un modèle économique avantageux.
Moyennant la souscription à un abonnement, l'utilisateur a accès à son application collaborative où qu'il se trouve depuis une connexion internet. Il bénéficie ainsi des fonctionnalités de collaboration offertes par le modèle SaaS, telles que le partage de fichiers et la communication instantanée, même en mobilité. Les ressources serveur sont mutualisées, ce qui permet de réduire les coûts du service. En outre, la puissance de calcul des infrastructures cloud apporte flexibilité, rapidité de déploiement, fluidité et évolutivité.
Pourquoi opter pour des solutions collaboratives en entreprise ?
Les outils collaboratifs permettent aux entreprises de dynamiser les processus internes. En plus de favoriser la convivialité, la créativité et l’implication des employés à distance, ces solutions améliorent l’efficacité et la productivité des équipes, qui coopèrent de manière agile et fluide. Dans un monde en pleine transformation numérique, il faut pouvoir compter sur des services permettant de collaborer depuis n'importe quel endroit.
Solutions de collaboration :
Quels enjeux dans un contexte de travail hybride ?
Le télétravail concerne l’ensemble des organisations, indépendamment de leur taille et de leur secteur d’activité. Il représente à la fois une flexibilité pour les collaborateurs dans leur organisation personnelle, et une opportunité pour les employeurs de repenser un mode d'organisation basé sur l'autonomie et la motivation. Mais le télétravail soulève de nouveaux défis que les solutions collaboratives, véritables outils de télétravail, aident à relever.
Le rapport au temps
Avec un environnement de travail croisé à un celui du quotidien, le temps dédié à l’activité professionnelle peut être difficile à gérer depuis son domicile ou en mobilité. Certains outils collaboratifs ont intégré cette nouvelle dimension en proposant des fonctionnalités permettant des temps de déconnexion, comme la suspension des notifications ou de la réception des emails, ou des fonctionnalités de suivi des tâches afin de planifier, suivre ses avancées et garder le cap.
Sentiment d'appartenance
Les échanges discontinus ainsi que l’éloignement physique fragmentent les communications, et peuvent fragiliser le sentiment d’appartenance des collaborateurs. Les fonctionnalités d'échanges synchrones comme le chat ou la visioconférence permettent de recréer ces échanges interactifs simultanés conviviaux, et viennent alors renforcer l’implication et la cohésion des équipes.
Nouvelles failles de cybersécurité
La multiplication des points de connexion et des nouveaux outils représentent des risques pour la sécurité des systèmes informatiques. Les outils collaboratifs intègrent des technologies de cybersécurité qui permettent de protéger les échanges et les données. Ils doivent être compléter par une sensibilisation des collaborateurs aux bonnes pratiques de sécurité.
« L'augmentation exponentielle des cyberattaques et les mauvaises pratiques en matière de sécurité durant le télétravail ont pris par surprise la plupart des responsables informatiques. Il est conseillé de déployer des solutions fiables et sécurisées qui sont conformes à la RGPD et labellisées par l’ANSSI. Une telle stratégie offre une protection contre les pirates informatiques qui prennent pour cibles les données sensibles à forte valeur économique. »
Renaud Ghia, CEO de Tixeo
2. Choisir sa solution collaborative en fonction de son objectif
La première question à se poser c'est quel est votre besoin principal ? Par rapport à votre secteur d'activité, à la taille de l'équipe, ou même les personnalités qui composent l'équipe, vous n'aurez pas les mêmes besoins : cherchez-vous plutôt à suivre l'avancée des projets, à garder le contact et faciliter les échanges au sein d'une équipe éclatée, ou encore avez-vous simplement besoin d'un espace pour centraliser tous les docuements de l'entreprise... Il se peut également que vous cherchiez un outil unique pour en remplacer plusieurs existants... Vous devez avoir clairement en tête dès le début de vos recherches votre objectif prioritaire. Cela permettra de vous orienter vers la catégorie d'outils collaboratifs qui répondra à coup sûr à votre besoin.
Dans un deuxième temps, vous pourrez prendre en compte les spécificités de votre activité ou de votre entreprise (télétravail, nombre d'employés...) pour trouver les solutions adaptées à votre besoin.
Enfin, quand vous aurez trouvé la solution qui semble faite pour vous, pensez à la tester ! Il existe des abonnements sans durée d'engagement qui vous permettent de vous faire une idée, ou de comparer plusieurs solutions, avant de basculer entièrement sur l'outil.
« Quand on parle de solutions collaboratives, on doit penser aux humains qui utilisent ces solutions. La question porte donc sur l’engagement des employés pour avoir des solutions profondément collaboratives. L'un de mes conseils est d'impliquer l'utilisateur avant que l'outil ne soit à l'intérieur de l'entreprise. Il faut aller vers le "co" : co-créer, co-construire... Nous devons choisir ensemble : managers, top level, c-level, et profils opérationnels. »
Alain Garnier, CEO, Jamespot
Allez, c'est parti ! Tout d'abord, déterminez quel est votre objectif principal parmis les 4 suivants, et découvrez la catégorie de solutions correspondante :
3. Les différentes catégories d’outils collaboratifs et leurs bénéfices
Les solutions collaboratives sont variées et répondent à des aspects différents de la collaboration selon leur typologie. On distingue 4 catégories de solutions collaboratives.
1. Les solutions de communication
Visioconférence, messagerie, réseau social d'entreprise... Les solutions de communication unifiée sont d’excellents outils pour faciliter les échanges et s'affranchir des distances géographiques entre les utilisateurs, internes à l'entreprise ou externes. À la fois personnalisés et ergonomiques, ces services permettent aux équipes d'effectuer des réunions à distance aussi efficacement qu’en présentiel. Les solutions de communication offrent également la protection nécessaire à tout échange de données, grâce aux protocoles HTTPS ou aux technologies de chiffrement par exemple.
Il est recommandé de combiner des solutions de communication synchrone (chat, visioconférence) qui permettent la simultaniéité des échanges et la convivialité, avec des solutions de communication asynchrone (email) pour des échanges plus formels et moins intrusifs. Dans les deux cas, les solutions de communication sont des outils de télétravail indispensables pour des communications enrichies, simples et sécurisées.
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Les outils collaboratifs favorisant les communications |
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2. Les solutions de gestion de projet
Les outils de gestion de projet répondent principalement à un besoin de productivité. Ces solutions vous accompagnent dans chacune des étapes du projet jusqu'à sa livraison. Vous élaborez vos objectifs, découpez et planifiez vos tâches, puis suivez vos actions et celles des autres parties prenantes du projet. Ces outils permettent également de piloter l’avancée du projet en fonction des impératifs, des délais et du budget. Certains proposent des calendriers partagés, des outils de communication facilitant les échanges entre les équipes ou encore des espaces collaboratifs. Certaines solutions proposent un tableau Kanban de visualisation du projet pour aider à piloter les projet en méthode Agile.
Allez au bout de vos idées grâce aux solutions de gestion de projet !
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Les solutions collaboratives privilégiant la gestion de projet |
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3. Les solutions de GED (Gestion électronique documentaire)
Les solutions de gestion électronique de documents (GED) vous permettent de numériser, centraliser et gérer tous vos documents numériques. Vous pouvez accédez et éditez un même document en simultané avec les autres utilisateurs, afin de faciliter les échanges et la synchronisation entre les équipes. Certaines solutions offrent également la possibilité d’archiver de grandes quantités de données, ainsi que de partager des fichiers en interne et en externe.
Les solutions de GED ont un niveau de sécurité conçus pour gérer vos documents dématérialisés et vos données, même les plus sensibles. Certaines bénéficient de certifications sectorielles comme par exemple la certifications "HDS" pour le secteur de la santé. Parmi les fonctionnalités que peuvent proposer certaines solutions de GED, on peut citer la commande de flux automatisés ("workflows") pour automatiser plus efficacement la gestion des fichiers et des processus opérationnels, ou encore la signature électronique. Cette dernière fonctionnalité est très appréciable car elle permet d'accélérer les processus métiers avec une e-signature qui a la même valeur juridique qu'une signature "papier" et dont on garde facilement la trace.
Centralisez, stockez et partagez vos fichiers numériques en toute sécurité, grâce aux solutions de gestion électronique documentaire (GED).
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Les solutions de gestion documentaire |
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4. Les suites collaboratives : l’outil tout-en-un
Les espaces de collaboration complets regroupent les fonctionnalités de collaboration les plus importantes sur un seul outil. Sa gestion et son utilisation s'en trouvent facilitées. La suite collaborative est un véritable dispositif de bureau digital. Elle mêle toutes les fonctionnalités essentielles à un travail d’équipe efficace :
- partage de documents et d’informations en temps réel ;
- communication via des services de discussion par e-mail, visio ou encore messagerie instantanée (à travers un réseau social interne, par exemple) ;
- travail collaboratif à l’aide d’espaces dédiés ;
- dimension managériale avec des calendriers, ainsi que des outils de gestion des tâches et autres fils d’actualité.
Véritables leviers de la collaboration digitale, les plateformes collaboratives complètes se révèlent être de véritables bureaux virtuels. Elles permettent de simplifier et fluidifier la communication de vos équipes, d’améliorer l’efficacité et les processus internes, ainsi que de fédérer vos collaborateurs autour de missions communes.
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Les plateformes collaboratives, toutes les fonctionnalités réunies sur un seul outil |
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4. Quels avantages y a-t-il à commander sa solution collaborative sur OVHcloud Marketplace ?
Commander sa solution collaborative sur l’OVHcloud Marketplace, c’est bénéficier d'un écosystème de services cloud innovants et qualitatifs, sélectionnés avec soin par nos équipes, et profiter des avantages suivants :
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Assistance technique incluse. Le support client assuré par nos vendeurs partenaires est inclus dans les solutions disponibles sur notre Marketplace. Cela vous garantit un accompagnement technique et opérationnel. |
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Hébergé en Europe. Hébergée en France ou en Europe sur le cloud souverain d’OVHcloud, votre solution respecte la souveraineté de vos données. Cette conformité est primordiale pour chaque utilisateur et reste au centre de nos valeurs. |
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Prix transparents. Les grilles tariffaires des solutions sont affichées sur OVHcloud Marketplace, et il n'y a pas de frais de commission ou d'autres frais. Cela vous permet d’anticiper vos coûts selon la solution collaborative choisie. Les paiements sont sécurisés et vous bénéficiez d’une facturation transparente. |
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Gestion centralisée. OVHcloud Marketplace vous permet de souscrire des solutions SaaS performantes et sécurisées, en quelques clics. Accédez à tous vos abonnements de manière centralisée depuis votre espace client ; souscrivez à de nouvelles solutions ou résiliez leur renouvellement automatique en toute simplicité. |
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