Choisir son outil collaboratif

Les outils collaboratifs numériques jouent un rôle central dans les environnements professionnels modernes, surtout avec l'essor du télétravail. Leur efficacité en matière de productivité, de travail en équipe et de convivialité n'est plus à démontrer. Ces solutions facilitent la collaboration quotidienne en entreprise. Bien que l'objectif principal de ces outils soit le même, améliorer la performance collective, il existe une large variété de solutions disponibles conçues pour répondre à des besoins plus spécifiques : partage de fichiers, visioconférence, gestion de projets, etc... Alors comment sélectionner le meilleur outil collaboratif parmi toutes ces solutions ?

Suivez nos conseils pour découvrir la solution de collaboration la mieux adaptée à vos besoins. 

Sommaire

1. Solutions collaboratives et outils numériques pour le télétravail
2. Choisir un outil de collaboration en fonction de ses objectifs
3. Les différentes catégories d'outils collaboratifs et leurs avantages 
4. Pourquoi choisir OVHcloud Marketplace pour vos solutions collaboratives
   

 

 

1. Solutions collaboratives et outils numériques pour le télétravail

Qu'est ce qu'un outil collaboratif ?
Les outils collaboratifs numériques sont conçus pour faciliter le travail d'équipe en améliorant à la fois la fluidité des échanges et la productivité. Ils permettent aux utilisateurs, qu'ils soient au bureau ou dispersés sur plusieurs sites géographiques, de collaborer de manière optimale. Du partage de documents à la gestion des tâches, en passant pas l'échange d'informations stratégiques, ces solutions numériques simplifient et optimisent les processus internes. Grâce à des interfaces intuitives, elles rendent la collaboration plus accessible, quelque soit le lieu de travail.

Le logiciel collaboratif en mode SaaS
Depuis leur émergence dans les années 1990, les solutions collaboratives ont évolué pour devenir des outils ultra-performants, souvent basés sur le cloud computing. Le modèle SaaS (Software as a Service) a révolutionné l'utilisation de ces outils, en déchargeant les utilisateurs de la gestion de la maintenance des infrastructures informatiques, tout en proposant une tarification flexible et avantageuse. En souscrivant à un abonnement, l'utilisateur peut accéder à son application collaborative de n'importe où, à condition d'avoir une connexion internet. Parmi les fonctionnalités offertes par le SaaS figurent le partage de fichiers, la communication instantanée et la mobilité totale. En mutualisant les ressources serveur, ce modèle permet également de réduires les coûts, tout en garantissant une grande flexibilité, une rapidité de déploiement et une évolutivité pour s'adapter aux besoins croissant des entreprises.

Pourquoi adopter des solution collaboratives en entreprises ?
Les outils collaboratifs en entreprises permettent d'accélerer les processus internes et de dynamiser les communications. En plus de renforcer la convivialité, la créativité et l'implication des employés, notamment ceux travaillant à distance. Ces solutions contribuent à une meilleure efficacité et à une productivité accrue. Dans un contexte de transformation numérique rapide, les entreprises ont besoin de services qui favorisent une collaboration fluide, accessible de n'importe où et adaptés à un environnement de travail de plus en plus flexible.

 

2. Choisir la solution collaborative en fonction de son objectif

La première question à se poser est : quel est votre besoin principal en matière de collaboration ? En fonction de votre secteur d'activité, de la taille de votre équipe, ou encore des différentes personnalités qui la composent, vos besoins varieront. Cherchez-vous à suivre l'avancement des projets, à faciliter les échanges au sein d'une équipe dispersée, ou bien avez-vous simplement besoin d'un espace unique pour centraliser et partager les document de l'entreprise ? Peut-être souhaitez-vous également remplacer plusieurs outils existants par une solution unique et intégrée. Il est essentiel de définir clairement votre objectif prioritaire avant de commencer votre recherche. Cela vous orientera naturellement vers la catégorie d'outils collaboratifs qui répondra le mieux à vos attentes.

Dans un second temps, prenez en compte les spécificités propres à votre organisation, telles que le télétravail, le nombre de collaborateurs, ou les particularités de votre activité, afin di'dentifier les solutions les plus adaptées à votre situation.

Enfin, une fois que vous avez repéré la solution qui semble correspondre à vos besoins, il est crucial de la tester. De nombreuses offres incluent des abonnements sans engagements, vous permettant de comparer plusieurs outils ou de vous familiariser avec une solution avant de l'adopter pleinement. Tester l'outil vous donnera une idée précise de son adéquation avec vos processus et besoins quotidiens.
   

 

Allez, c'est parti ! Tout d'abord, déterminez quel est votre objectif principal parmis les 4 suivants, et découvrez la catégorie de solutions correspondante :

 

3. Les différentes catégories d’outils collaboratifs et leurs avantages

Les solutions collaboratives sont variées et répondent à des aspects différents de la collaboration selon leur typologie. On distingue 4 catégories de solutions collaboratives.

1. Les outils collaboratifs favorisant les communications

Les outils de visioconférence, de messagerie instantanée et de réseaux sociaux d'entreprise sont essentiels pour faciliter la communication, en particulier pour les équipes dispersées géographiquement. Ces solutions de communication unifiée permettent de créer des échanges efficaces, que ce soit avec des collaborateurs internes ou des partenaires externes à l'entreprise. Elles sont  la fois personnalisables et ergonomiques, offrant une expérience utilisateur fluide, notamment lors des réunions à distance, qui peuvent être tout aussi productives que celles en présentiel. En plus d'améliorer les interactions, ces outils garantissent une sécurité renforcée des données échangées, grâce à l'utilisation de protocoles tels que le HTTPS ou des technologies de chiffrement.

Pour une communication optimale, il est recommandé de combiner des solutions synchrone (chat, visioconférence), qui favorisent l'échange en temps réel et la convivialité, avec des solutions asynchrone (email) pour des communications plus formelles et moins intrusives. Ces deux approches complémentaires rendent ces solution de communication essentielles au travail, en offrant des interactions à la fois enrichies, sécurisées et simples à utiliser.

 

 

2. Les solutions collaboratives privillégiant la gestion de projet

Les outils de gestion de projet sont des alliées incontournable pour améliorer la productivité et assurer la bonne réalisation de vos projets. De l'élaboration des objectifs à la livraison finale, ces solutions permettent de découper, planifier et suivre chaque étape du projet, tout en supervisant les actions des différentes parties prenantes. Grâce à ces outils, vous pouvez piloter l'avancée du projet en fonction des contraintes de délais, de budgets, et des impératifs. Beaucoup d'entre eux incluent des calendriers partagés, des outils de communication pour faciliter les échanges entre équipes, ainsi que des espaces collaboratifs pour centreliser les informations.

Certaines outils, tels que les tablaux Kanban, offrent une visualisation claire du projet et permettent d'appliquer la méthode Agile, qui favorise un pilotage dynamique et adaptatif. En somme, ces solutions sont conçues pour rendre la gestion des projets plus fluide, efficace et collaborative.

 

 

 

 

3. Les solutions de gestion documentaire (GED)

Les solutions de gestion électronique des documents (GED) permettent de numériser, centraliser et gérer efficacement tous vos documents numériques. Grâce à ces outils, plusieurs utilisateurs peuvent accéder et modifier un même document en simultané, facilitant ainsi la collaboration en temps réel et la synchronisation des équipes. Ces solutions offrent également la possibilité d'arvicher de grandes quantités de données et de partager des fichiers en interne ou en externe.

Les solutions de GED sont dotées de mesures de sécurité renforcées pour portéger vos documents, y compris les plus sensibles. Certaines solutions bénéficient même de certifications spécifiques, comme la certification HDS pour le secteur de la santé. Parmi les fonctionnalités clés, on retrouve la gestion automatisée des workflows, qui simplifie la gestion des fichiers et des processus opérationnels, ainsi que la signature électronique.Cette dernière permet de valider des documents de manière rapide et efficace, avec une valeur juridique équivalente à une signature papier, tout en facilitant le suivi des processus métier. 

En résumé, les solutions de GED vous permettent de centralsier, stocker et partager vos fichiers numériques de manière sécurisée et optimale, tout en améliroant la productivité et la gestion documentaire.

 

 

 

 

4. Les suites collaboratives : l’outil tout-en-un

Les suites collaboratives sont des solutions tout-en-un qui regroupent les principales focntionnalités nécessaires à une collaboration efficace au sein d'un environnement numérique intégré. Ces plateformes complètes simplifient la gestion et l'utilisation des outils de collaboration, en rassemblant toutes les fonctionnalités essentielles dans une seule interface. Véritable bureau virutel, la suite collaborative permet de :

• partager de documents et d’informations en temps réel ;
• communiquer via des services de messagerie instantanée, de visioconférence, ou par e-mail, parfois à travers un réseau social interne;
• travailler de manière collaborative à l’aide d’espaces dédiés ;
• gérer les projets avec des outils tels que des calendriers partagés, des gestionnaires de tâches et des flux d'actualités. 

Véritables leviers de la collaboration digitale, les plateformes collaboratives complètes se révèlent être de véritables bureaux virtuels. Elles permettent de simplifier et fluidifier la communication de vos équipes, d’améliorer l’efficacité et les processus internes, ainsi que de fédérer vos collaborateurs autour de missions communes.

 

 

 

 

4. Quels avantages y a-t-il à commander sa solution collaborative sur OVHcloud Marketplace ?

Commander sa solution collaborative sur l’OVHcloud Marketplace, c’est bénéficier d'un écosystème de services cloud innovants et qualitatifs, sélectionnés avec soin par nos équipes, et profiter des avantages suivants :

	Assistance technique incluse. Le support client assuré par nos vendeurs partenaires est inclus dans les solutions disponibles sur notre Marketplace. Cela vous garantit un accompagnement technique et opérationnel.
	Hébergé en Europe. Hébergée en France ou en Europe sur le cloud souverain d’OVHcloud, votre solution respecte la souveraineté de vos données. Cette conformité est primordiale pour chaque utilisateur et reste au centre de nos valeurs.
	Prix transparents. Les grilles tariffaires des solutions sont affichées sur OVHcloud Marketplace, et il n'y a pas de frais de commission ou d'autres frais. Cela vous permet d’anticiper vos coûts selon la solution collaborative choisie. Les paiements sont sécurisés et vous bénéficiez d’une facturation transparente.
	Gestion centralisée. OVHcloud Marketplace vous permet de souscrire des solutions SaaS performantes et sécurisées, en quelques clics. Accédez à tous vos abonnements de manière centralisée depuis votre espace client ; souscrivez à de nouvelles solutions ou résiliez leur renouvellement automatique en toute simplicité.

 

 

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