Choisir son outil collaboratif

 

Les solutions collaboratives numériques prennent de plus en plus de place dans le milieu professionnel, et se sont rélévées indispensables avec le développement du télétravail. Les avantages de ces outils du quotidien n'est plus à prouver : organisation, productivité, travail en équipe, convivialité... Si tous les outils collaboratifs ont une même finalité, favoriser la collaboration et la productivité des utilisateurs, il existe un grand éventail de solutions qui répondent à des besoins variés : partage de fichiers, visioconférence, outils de gestion de projet... Comment choisir l’outil le plus adapté à vos besoins parmi la grande famille des outils collaboratifs ? Avec les conseils de nos experts, laissez vous guider pour trouver votre solution de collaboration.

Sommaire

  1. Solutions collaboratives et outils de télétravail
  2. Choisir sa solution de collaboration en fonction de son objectif
  3. Les différentes catégories d'outils collaboratifs et leurs bénéfices
  4. Les avantages à commander sa solution collaborative sur OVHcloud Marketplace

 

1. Solutions collaboratives et outils de télétravail

Qu'est-ce qu'un outil collaboratif ?

Les outils collaboratifs permettent de mieux travailler ensemble. Ils améliorent la fluidité et la productivité des utilisateurs et des équipes, en favorisant les échanges et la collaboration, en particulier lorsque les collaborateurs sont sur des sites géograhiques différents. Du partage de documents à l’organisation des tâches, en passant par l’échange d’informations clés, ces solutions numériques aident à améliorer les processus internes, en s’appuyant sur des interfaces intuitives.

 

Le logiciel collaboratif en mode SaaS

Depuis leur apparition dans les années 90, les outils collaboratifs sont devenus progressivement des solutions ultra-performantes basées sur des services de cloud computing. Le modèle SaaS (Software as a Service) a permis de libérer l’utilisateur de la gestion et de la maintenance de l'infrastructure, tout en offrant un modèle économique avantageux. Moyennant la souscription à un abonnement, l'utilisateur a accès à son application collaborative où qu'il se trouve depuis une connexion internet. Il bénéficie ainsi des fonctionnalités de collaboration offertes par le modèle SaaS, telles que le partage de fichiers et la communication instantanée même en mobilité ou à distance.  Les ressources serveur sont mutualisées, ce qui permet de réduire les coûts du service. En outre, la puissance de calcul des infrastructures mises à disposition apporte flexibilité, rapidité de déploiement, fluidité et évolutivité.

 

Pourquoi opter pour des solutions collaboratives en entreprise ?

Les outils collaboratifs permettent aux entreprises de dynamiser les processus en s’appuyant sur les technologies de l'information et de la communication. En plus de favoriser la convivialité, la créativité et l’implication des employés à distance, ces solutions améliorent l’efficacité et la productivité des équipes, qui coopèrent de manière agile et fluide. Dans un monde en pleine transformation numérique, il faut pouvoir compter sur des services de partage et de gestion permettant de collaborer depuis n'importe quel endroit. Ce modèle est donc particulièrement adapté pour les entreprises en expansion ou en transformation numérique.

 

Focus Télétravail

Solutions de collaboration :
Quels enjeux dans un contexte de travail hybride ?

Le télétravail concerne l’ensemble des organisations, indépendamment de leur taille et de leur secteur d’activité. Il représente à la fois une flexibilité pour les collaborateurs dans leur organisation personnelle, et une opportunité pour les employeurs de repenser un mode d'organisation basé sur l'autonomie et la motivation. Mais le télétravail soulève de nouveaux défis que les solutions collaboratives, véritables outils de télétravail, aident à relever.

 
1 temps

Le rapport au temps

Avec un environnement de travail croisé à un celui du quotidien, le temps dédié à l’activité professionnelle peut être difficile à gérer depuis son domicile ou en mobilité. Certains outils collaboratifs ont intégré cette nouvelle dimension en proposant des fonctionnalités permettant des temps de déconnexion, comme la suspension des notifications ou de la réception des emails, ou des fonctionnalités de suivi des tâches afin de planifier, suivre ses avancées et garder le cap.

2 temps

Sentiment d'appartenance

Les échanges discontinus ainsi que l’éloignement physique fragmentent les communications, et peuvent fragiliser le sentiment d’appartenance des collaborateurs. Les fonctionnalités d'échanges synchrones comme le chat ou la visioconférence permettent de recréer ces échanges interactifs simultanés conviviaux, et viennent alors renforcer l’implication et la cohésion des équipes.

3 temps

Nouvelles failles de cybersécurité

La multiplication des points de connexion et des nouveaux outils représentent des risques de sécurité pour les entreprises. Les outils collaboratifs intègrent des technologies de cybersécurité qui permettent de protéger les échanges et les données. A compléter par une sensibilisation des collaborateurs aux bonnes pratiques de sécurité.

« L'augmentation exponentielle des cyberattaques et les mauvaises pratiques en matière de sécurité durant le télétravail ont pris par surprise la plupart des responsables informatiques. Il est conseillé de déployer des solutions fiables et sécurisées qui sont conformes à la RGPD et labellisées par l’ANSSI. Une telle stratégie offre une protection contre les pirates informatiques qui prennent pour cibles les données sensibles à forte valeur économique. »

Renaud Ghia, CEO de Tixeo

2. Choisir sa solution collaborative en fonction de son objectif

La première question à se poser c'est quel est votre besoin principal ? Cela permettra de vous orienter vers la catégorie d'outils collaboratifs à étudier. Dans un deuxième temps, vous pourrez prendre en compte les spécificités de votre activité ou de votre entreprise (télétravail, nombre d'employés...) pour trouver les solutions adaptées à votre besoin. Enfin, pour choisir à coup sûr la solution faite pour vous, rien ne vaut de tester et comparer deux solutions que vous avez identifiées. Optez dans un premier temps à des abonnements sans durée d'engagement pour vous faire une idée.    

 

Paroles d’expert :

« Quand on parle de solutions collaboratives, on doit penser aux humains qui utilisent ces solutions. La question porte donc sur l’engagement des employés pour avoir des solutions profondément collaboratives. L'un de mes conseils est d'impliquer l'utilisateur avant que l'outil ne soit à l'intérieur de l'entreprise. Il faut aller vers le "co" : co-créer, co-construire... Nous devons choisir ensemble : managers, top level, c-level, et profils opérationnels. »

Alain Garnier, CEO, Jamespot

 

Tout d'abord, consultez la catégorie de solutions correspondant à votre objectif principal :

 

3

Partager et centraliser vos documents

En savoir plus sur la gestion électronique de documents

4

Apréhender tous les aspects de la collaboration

En savoir plus sur les suites collaboratives complètes 

 

3. Les différentes catégories d’outils collaboratifs et leurs bénéfices

Les solutions collaboratives sont variées et s'adressent aux différents aspects du travail collaboratif. On peut les classer en 4 catégories en fonction des typologies de besoins auxquels elles répondent.

1. Les solutions de communication

Visioconférence, messagerie, réseau social d'entreprise... Les solutions de communication unifiée sont d’excellents outils conçus pour faciliter les échanges et s'affranchir des distances géographiques entre les utilisateurs, internes à l'entreprise ou externes. À la fois personnalisés et ergonomiques, ces services permettent aux équipes d'effectuer des réunions à distance aussi efficacement qu’en présentiel. Les solutions de communication offrent également la protection nécessaire à tout échange de données, grâce aux protocoles HTTPS ou aux technologies de chiffrement par exemple. Il est recommandé de combiner des solutions de communication synchrone (chat, visioconférence) qui permettent la simultaniéité des échanges et la convivialité, avec des solutions de communication asynchrone (email) pour des échanges plus formels et moins intrusifs. Dans les deux cas, les solutions de communication sont des outils de télétravail indispensables pour des communications enrichies, simples et sécurisées.

 

Les outils collaboratifs favorisant les communications 

Les solutions de messagerie professionnelle sécurisée

Visioconférence et téléphonie

 

Les réseaux sociaux d’entreprise

 

 

2. Les solutions de gestion de projet

Gestion de projet et agenda partagé pour gérer votre activité de manière productive. Les outils de gestion de projet réussie vous accompagnent dans chacune des étapes jusqu'à la livraison du projet. À travers différentes fonctionnalités, vous élaborez vos objectifs, planifiez vos tâches, puis suivez vos actions et celles de vos collaborateurs. Ces outils permettent également de vérifier l’avancée du projet en fonction de vos impératifs, de vos délais et de votre budget. Ils proposent des calendriers partagés, des outils de communications facilitant les échanges entre les équipes ou encore des espaces collaboratifs. Grâce à une vue d’ensemble, vous gérez la planification et le suivi des tâches à toutes les étapes d’un projet. Certaines solutions permettent même de monitorer le temps passé sur chaque tâche, afin d’adapter le planning selon les objectifs.Allez au bout de vos projets grâce aux solutions de planification, de conduite d’action et de suivi de résultat proposées par nos vendeurs partenaires. Elles vous permettent d’ajuster l’organisation de vos équipes en fonction des tâches à réaliser, ainsi que de communiquer et d’avancer sur vos objectifs sans contrainte de temps ou de lieux.

 

Les solutions collaboratives privilégiant la gestion de projet

Gestion de projet Agile avec tableau Kanban intégré

Calendrier partagés

Solutions accessibles hors ligne

pour avancer même sans connection internet

 

 

 

 

3. Les solutions de GED (Gestion électronique documentaire)

Gestion documentaire, signature électronique, stockage et archivage pour un partage efficace des données en toute sécurité Centralisez, stockez et partagez vos fichiers en toute sécurité, grâce aux solutions de gestion documentaire (GED). Vous pouvez désormais vous affranchir des documents papier en optant pour une version dématérialisée de vos données, même les plus sensibles. Ces GED vous permettent d’établir des workflows automatisant la gestion de vos tâches et de vos processus opérationnels. Vous numérisez et accédez à un même document en simultané avec vos collaborateurs lorsque nécessaire, afin de faciliter les échanges et la synchronisation entre les équipes. Les GED vous aident également à améliorer le processus décisionnel, notamment au sein de votre département juridique, via des solutions de signature électronique par exemple. Plus besoin de faire appel systématiquement aux supérieurs hiérarchiques pour parapher des bons de commande ou des contrats ! Les signatures électroniques étant néanmoins soumises à de nombreuses réglementations, il reste important de bien choisir votre prestataire afin de répondre aux normes en vigueur.

Découvrez la sélection de GED de la Marketplace OVHcloud, vous permettant de numériser, centraliser et gérer vos documents. Certaines de ces solutions vous offrent également la possibilité d’archiver de grandes quantités de données, ainsi que de partager des fichiers en interne et en externe. Vous conservez la valeur juridique de vos documents, en vous appuyant sur des services de signature électronique certifiés. Et grâce aux fonctionnalités de commandes de workflow – ou flux de travaux automatisés – vous administrez plus efficacement vos fichiers et processus opérationnels.

Les solutions de gestion documentaire

Les solutions de signature électronique

 

Stockage important jusqu’à 1 To

Les solutions avec options de création de workflows pour gérer et automatiser vos processus documentaires

 

 

 

4. Les suites collaboratives : l’outil tout-en-un

Les espaces de collaboration complets optimisent la productivité de vos équipes. Ils vous permettent de conserver la cohésion entre vos employés à distance ou en mobilité. La suite collaborative est un véritable dispositif de bureau digital. Elle mêle toutes les fonctionnalités essentielles à un travail d’équipe efficace :

  • partage de documents et d’informations en temps réel, grâce aux outils d’échange ;
  • communication via des services de discussion par e-mail, visio ou encore messagerie instantanée (à travers un réseau social interne, par exemple) ;
  • travail collaboratif à l’aide d’espaces dédiés ;
  • dimension managériale avec des calendriers, ainsi que des outils de gestion des tâches et autres fils d’actualité.

Véritables leviers de la collaboration digitale, les plateformes collaboratives complètes se révèlent être de véritables bureaux virtuels. Elles vous permettent de simplifier et fluidifier la communication de vos équipes, d’améliorer l’efficacité et les processus internes, ainsi que de fédérer vos collaborateurs autour de missions communes.

 

Les plateformes collaboratives, toutes les fonctionnalités réunies sur un seul outil

Les solutions multilingues

Les solutions européennes souverainesalternatives aux leaders américiains

Les solutions avec tableau de monitoring personnalisé

 

 

 

 

4. Quels avantages y a-t-il à commander sa solution collaborative sur OVHcloud Marketplace ?

Commander sa solution collaborative sur l’OVHcloud Marketplace, c’est bénéficier d'un écosystème de services cloud innovants et qualitatifs, sélectionnés avec soin par nos équipes, et profiter des avantages suivants :

 

Assistance technique incluse. Le support client assuré par nos vendeurs partenaires est inclus dans les solutions disponibles sur notre Marketplace. Cela vous garantit un accompagnement technique et opérationnel.

 

Hébergé en Europe. Hébergée en France ou en Europe sur le cloud souverain d’OVHcloud, votre solution respecte la souveraineté de vos données. Cette conformité est primordiale pour chaque utilisateur et reste au centre de nos valeurs.

 

Prix transparents. Les grilles tariffaires des solutions sont affichées sur OVHcloud Marketplace, et il n'y a pas de frais de commission ou d'autres frais. Cela vous permet d’anticiper vos coûts selon la solution collaborative choisie. Les paiements sont sécurisés et vous bénéficiez d’une facturation transparente.

Gestion centralisée. OVHcloud Marketplace vous permet de souscrire des solutions SaaS performantes et sécurisées, en quelques clics. Accédez à tous vos abonnements de manière centralisée depuis votre espace client ; souscrivez à de nouvelles solutions ou résiliez leur renouvellement automatique en toute simplicité.

 

 

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