Conditions générales de vente : Multimédia SOLUTIONS

Société Multimédia SOLUTIONS à CESTAS Nom du service: ENTREDOC 

 

  

 

PREAMBULE 

 

Multimédia SOLUTIONS est une société française située 7, chemin de Marticot 33610 CESTAS (France), immatriculée au RCS Bordeaux B422724997 et spécialisée dans la gestion de documents (entrants, circulants et sortants), sous forme papier ou numérique.  

 

Multimédia SOLUTIONS développe et commercialise des plateformes de gestion de documents, extraction de données et traitement des documents papiers et électroniques. 

 

Dans le cadre de son activité professionnelle, le Client souhaite bénéficier de la mise à disposition de la solution ENTREDOC proposée par Multimédia SOLUTIONS. ENTREDOC est une plateforme de Gestion Électronique de Documents hébergée sur un serveur OVHcloud situé en France. 

 

Ce service s’adresse à toutes entreprises et administrations quelque soit sa taille et son domaine d’activité. 

 

  

 

Le Client reconnaît avoir disposé des informations et de la compétence nécessaires pour vérifier que la solution ENTREDOC correspond à ses besoins de gestion de documents. 

 

Avant toute validation du contrat de services, le Client peut se renseigner auprès de Multimédia SOLUTIONS et bénéficier d’une démonstration de ENTREDOC. 

 

Les présentes conditions générales de service définissent les modalités de fourniture du service de gestion documentaire ENTREDOC par Multimédia SOLUTIONS au Client ayant fait l’acquisition d’un abonnement ENTREDOC en mode SAAS.   

 

CECI AYANT ETE EXPOSE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT  

 

  

 

Article 1 - DOCUMENTS CONTRACTUELS   

 

  

 

Toute signature du Bon de commande entraine l’adhésion sans réserve des présentes conditions générales de vente Multimédia SOLUTIONS. Les conditions générales de vente Multimédia SOLUTIONS prévalent sur celles du Client. 

 

  

 

Article 2 - DESCRIPTION DES SERVICES   

 

  

 

ENTREDOC est une solution de Gestion Électronique de Documents mise à disposition en mode SaaS (Software As A Service). Multimédia SOLUTIONS consent au Client, qui accepte : 

 

·               un droit d'accès, non cessible, non transmissible et non exclusif , à la solution ENTREDOC hébergé sur un serveur Web dans les conditions définies ci-après ; 

 

·               un droit d'utilisation finale de la solution ENTREDOC; 

 

·               un ensemble de services ci-après définis, notamment d’hébergement et la sauvegarde des données, de maintenance des Services applicatifs, d’assistance technique. 

 

Ces Services sont inclus dans le tarif de la prestation contractualisée par le Client et varient en fonction du choix du Client et conformément au Contrat signé. 

 

Le service ENTREDOC est mis en œuvre sur le serveur Web proposé au Client. 

 

Multimédia SOLUTIONS ne paramètre pas les Workflows, envoi de courriers électroniques, création d'événements, d'actions, de modules mis en œuvre avec le macro-langage. 

 

Seul un compte de type utilisateur/gestionnaire est fournit au client. 

 

Article 3 – PARAMETRAGE DE LA SOLUTION ENTREDOC 

 

  

 

Le Client doit désigner un interlocuteur unique et privilégié pendant la phase de paramétrage et de production. La solution ENTREDOC met à disposition un workflow de documents par défaut. 

 

Le Client peut confier à Multimédia SOLUTIONS la création des profils des utilisateurs, comptes utilisateurs, droits d’accès, Workflows sur mesure. Cette prestation fera l’objet d’un devis et commande complémentaire. 

 

Article 4 -  MISE A DISPOSITION DE ENTREDOC 

 

  

 

La Solution ENTREDOC est accessible par le biais d’une connexion à distance avec un navigateur Internet grâce à l’adresse de connexion transmise par Multimédia SOLUTIONS.  

 

ENTREDOC est accessible via un compte «Gestionnaire» (identifiant et mot de passe) fournit au Client par Multimédia SOLUTIONS. 

 

Le login et le mot de passe sont personnels à chaque Utilisateur. Ils valent preuve de l’identité de l’Utilisateur du Clientet l’engagent sur toute utilisation faite par son intermédiaire. En conséquence, le Client, et à fortiori ses Utilisateurs, sont responsables de la conservation des logins et mots de passe. Ils supporteront les conséquences en cas d’utilisation par des tiers ou en cas de perte.  

 

En cas de perte d’un mot de passe, le Client a la possibilité de le réinitialiser via un accès à une fonctionnalité dédiée. 

 

La mise à disposition de ENTREDOC comprend les services suivants: 

 

·               Hébergement sur un serveur situé en France 

 

·               indexation plein-texte des documents 

 

·               moteur de recherche de documents 

 

·               création des profils utilisateurs  

 

·               création des comptes utilisateurs 

 

·               création des droits d’accès aux dossiers 

 

·               Workflow de validation de documents par défaut 

 

·               signature associée au compte de l’utilisateur 

 

·               maintenance du serveur et de la solution ENTREDOC 

 

·               Support utilisateurs et Hotline par téléphone et courrier électronique 

 

Article 5 - ENGAGEMENT ET GARANTIE DE SERVICES   

 

  

 

Le présent article décrit les engagements de services de Multimédia SOLUTIONS au titre de la Solution ENTREDOC Taux de disponibilité de la Solution ENTREDOC  

 

 Disponibilité de ENTREDOC : 7j/7 – 24h/24 Taux de disponibilité annuel de 98,5%.   

 

Article 6 - CONDITIONS FINANCIERES 

 

Les redevances des Services sont indiquées en euros et s’entendent hors taxe et hors frais. 

 

L’adresse de facturation est l’adresse du siège social du Client. 

 

Il est expressément convenu que le montant des sommes facturées par Multimédia SOLUTIONS sera révisé chaque année en fonction de l’indice de la Fédération Syntec. 

 

Actualisation des tarifs 

 

Chaque année, au 1er janvier, les prix relatifs au présent contrat seront réévalués en fonction de l’évolution de l’indice SYNTEC par application de la formule suivante : P = PI * S/SI Dans laquelle :  

 

SI : Indice SYNTEC de départ à la date de signature du présent contrat  

 

S : Indice SYNTEC du mois de révision PI : Montant initial du prix à réviser P : Nouveau montant après révision.  

 

 5.4 Suspension des Prestations   

 

  

 

Article 7 - MODALITES DE PAIEMENT 

 

Le service d'accès à ENTREDOC en mode SaaS sera facturé trimestriellement, en début de trimestre. Les factures sont payables à réception 30 jours date de facture par chèque ou par virement. 

 

Article 8 - DEFAUT DE PAIEMENT 

 

Sans préjudice d’éventuels dommages et intérêts, le défaut de paiement par le Client d’une facture à son échéance entraîne de plein droit : 

 

·               l’application d’un intérêt de retard égal à trois fois (3 fois) le taux d’intérêt légal, sans mise en demeure préalable et àcompter du premier jour de retard ; 

 

·               les frais bancaires et de gestion supplémentaires (suivi du recouvrement, courriers et frais téléphoniques derelance, représentation des rejets de prélèvement bancaire) ; 

 

·               éventuellement, la suspension immédiate des Services ; 

 

·               éventuellement, la résiliation de plein droit du Contrat sous huits (8) jours après l’envoi par Multimédia SOLUTIONS d’une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception demeurée infructueuse. 

 

"Loi du 22 mars 2012" 

 

A compter du 1er janvier 2013, tout professionnel en situation de retard de paiement devient de plein droit débiteur, à l'égard de son créancier, outre des pénalités de retard, déjà prévues par la loi, d'une indemnité forfaitaire pour frais derecouvrement de 40 euros. 

 

 Le Client supportera enfin la charge définitive des éventuels frais engagés par Multimédia SOLUTIONS en vue du recouvrement de sa créance (judiciaires et extrajudiciaires). 

 

Artcile 9 - DUREE   

 

  

 

Le Contrat entrera en vigueur le jour de la Date d’entrée en vigueur telle que déterminée dans le Bon de commande et pour une période initiale se terminant trois (3) ans après cette date.   

 

A l’issue de la période initiale et hors le cas de dénonciation par l’une ou l’autre des Parties, par lettre recommandée avec accusé de réception trois (3) mois avant son terme, le Contrat se poursuivra par tacite reconduction par période d’une (1) année et pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des Parties moyennant un préavis de trois (3) mois formalisé par lettre recommandée avec accusé de réception.   

 

Article 10 – PROPRIETE INTELLECTUELLE 

 

Le Client est et demeure propriétaire de l’ensemble des documents qu’il utilise via ENTREDOC dans le cadre du Contrat. 

 

Multimédia SOLUTIONS est et demeure titulaire des droits de propriété relatifs à tout élément des Services applicatifset des Solutions mis à disposition du Client, ainsi plus généralement que de l’infrastructure informatique (logicielle et matérielle) mise en œuvre ou développée dans le cadre du Contrat. 

 

Le Contrat ne confère au Client aucun droit de propriété sur les Solutions mises à sa disposition.  

 

La mise à disposition temporaire de ENTREDOC et tout autre logiciel ne saurait être analysée comme la cession d’un quelconque droit de propriété intellectuelle au bénéfice du Client, au sens du Code français de la propriété intellectuelle. 

 

Le Client s’interdit de reproduire tout élément des Logiciels, ou toute documentation les concernant, par quelque moyen que ce soit, sous quelque forme que ce soit et sur quelque support que ce soit. 

 

Le Client ne pourra céder tout ou partie des droits et obligations résultant du Contrat, que ce soit dans le cadre d'une cession temporaire, d'une sous-licence et de tout autre contrat prévoyant le transfert desdits droits et obligations. 

 

Le Client autorise Multimédia SOLUTIONS à citer son nom en tant que référence client dans ses supports de communication et plus généralement dans toute communication faite concernant ses solutions informatiques.  

 

Il est précisé au Client qu’il est formellement interdit de :   

 

·               de procéder à toute forme de reproduction ou de représentation de la Solution,  

 

·               ou d'altérer ou masquer de quelque manière que ce soit les marques, signes distinctifs, mentions de propriété apposées sur la Solution ENTREDOC; 

 

·               d'intervenir techniquement sur la Solution ENTREDOC de quelque manière et pour quelque raison que ce soit 

 

Article 11 – SECURITE DES DONNEES 

 

Les Données transmises par le Client à partir desquelles ce dernier peut effectuer des traitements sont réservées à son seul usage et sont protégées par les dispositions relatives à la confidentialité et à la propriété et ne peuvent être, en aucune façon, utilisées par Multimédia SOLUTIONS autrement que pour l’exécution des présentes conditions générales de vente.  

 

Le Client demeure le responsable du traitement et conserve l'entière maîtrise de sa base de documents. Les DonnéesPersonnelles du Client seront traitées conformément aux dispositions prévues par le Règlement Général de la Protection des Données personnelles. 

 

Article 12 - RESPONSABILITE – FORCE MAJEURE 

 

Multimédia SOLUTIONS est soumis à une obligation de moyens. 

 

Il ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client ou des tiers, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de Données, préjudice commercial, perte de chiffre d'affaires ou de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution fautive des prestations. 

 

Multimédia SOLUTIONS ne saurait, en outre, être tenu responsable de la destruction accidentelle des Données par leClient ou un tiers ayant accédé à ENTREDOC au moyen des Identifiants remis au Client ou par tout autre moyen. 

 

Multimédia SOLUTIONS ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable de tout dommage en cas de préjudice causé par une interruption ou une baisse de service de l’opérateur de télécommunications, du fournisseur d’électricité ou en cas de force majeure. 

 

Aucune des Parties ne pourra être tenue pour responsable d’un manquement quelconque à ses obligations dans le cadre du Contrat, si un tel manquement résulte : d’une décision gouvernementale, en ce compris tout retrait ou suspension d’autorisations quelles qu’elles soient, d’une grève totale ou partielle, interne ou externe à l’entreprise, d’un incendie, d’une catastrophe naturelle, d’un état de guerre d’une interruption totale ou partielle ou d’un blocage des réseaux de télécommunications ou électrique, d’acte de piratage informatique ou plus généralement tout autre événement de force majeure présentant les caractéristiques définies par la jurisprudence. 

 

Article 13 – RESILIATION 

 

En cas de manquement par l’une des Parties à ses obligations contractuelles, le Contrat pourra être résilié de plein droit par l’autre Partie huits (8) jours après l’envoi d’une lettre de mise en demeure adressée en recommandé avec avis de réception restée sans effet. La mise en demeure indiquera la ou les défaillances constatées. 

 

Dans l’hypothèse d’une résiliation, le Client cessera d’utiliser tous codes d’accès à ENTREDOC. 

 

La sauvegarde des données sera alors transmise au Client selon la grille de tarif en vigueur pour cette prestation. 

 

 Article 14 - REVERSIBILITE 

 

En cas de cessation du présent contrat, quelqu'en soit le motif, Multimédia SOLUTIONS s'engage à restituer ses données au Client sous la forme d'une sauvegarde des données contenues dans ENTREDOC. La prestation de restitution de la sauvegarde des données fera l'objet d'une facturation au tarif en vigueur au jour de la prestation. 

 

Le Client collaborera activement avec Multimédia SOLUTIONS afin de faciliter la récupération des Données. A la demande du Client, Multimédia SOLUTIONS pourra effectuer des prestations d’assistance technique  

 

complémentaires au Client et/ou au tiers désigné par lui, dans le cadre de la réversibilité et facturées au tarif en vigeurau jour de la prestation. 

 

Article 15 – DIVERS 

 

Le Contrat est soumis au droit français, à l'exclusion de toute autre législation. 

 

En cas de rédaction du Contrat en plusieurs langues ou de traduction, seule la version française fera foi. 

 

Le présent contrat est régi par la loi française, alors même que le Client serait de nationalité étrangère et/ou que le contrat s’exécuterait en tout ou partie à l’étranger. 

 

Tout litige qui s’élèverait à propos de son exécution et qui ne pourrait être résolu à l’amiable serait soumis à la compétence des tribunaux de BORDEAUX. 

 

Fait à Cestas, le 30 juin 2020  

 

 

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