Conditions générales de vente : RG SYSTEM

CONDITIONS GENERALES

En vigueur le 15 décembre 2022

PREAMBULE

Les présentes conditions générales (ci-après dénommées CG) sont applicables à toute fourniture de Services et Matériels, assortie d’une licence de droits d'utilisation, par RG SYSTEMES en FRANCE. Elles ne peuvent être écartées ou modifiées que par des Conditions Particulières expresses et écrites, par une personne dûment habilitée par RG SYSTEMES à cet effet.

Elles constituent une partie intégrante du Contrat établi entre RG SYSTEMES et le Client et prévalent sur toutes autres dispositions contractuelles et commerciales quelles qu’elles soient, y compris celles figurant sur les documents commerciaux du Client, l’acceptation des présentes par le Client emportant pour autant que de besoin renonciation à invoquer ses propres conditions générales si elles existent. En tout état de cause la passivité temporaire de RG SYSTEMES à se prévaloir de l’une quelconque des clauses des présentes CG ne peut être interprétée par le Client comme valant renonciation par RG SYSTEMES à se prévaloir ultérieurement d’une quelconque desdites conditions.

Sauf disposition expresse contraire, en cas de contrats successifs, la disposition contractuelle la plus récente annule la précédente lorsque ces deux dispositions sont contradictoires.

DEFINITIONS

ABONNEMENT: désigne le Prix correspondant à un ou plusieurs Services fournis par RG SYSTEMES pendant la durée du Contrat faisant l’objet d’une facturation mensuelle.

ADMINISTRATEUR: désigne l'Utilisateur désigné par le Client et chargé spécifiquement de l'ouverture des comptes Utilisateurs et de la gestion des Identifiants

ANOMALIE : désigne tout dysfonctionnement dégradant ou paralysant l’exploitation des Services ou une ou plusieurs de leurs fonctionnalités.

APPLICATION ou SOFTWARE: désigne un ensemble complet de programmes ou applications ou solutions informatiques, conçus pour être fournis à plusieurs utilisateurs en vue d'une même application ou d'une même fonction et dont RG SYSTEMES est l’auteur. Cet ensemble inclut également la documentation imprimée se rapportant aux programmes.

BASE DE CONNAISSANCES : désigne tout document décrivant le fonctionnement et les fonctionnalités des Services et comportant toutes ses indications d'utilisation.

BON DE COMMANDE : désigne le Devis ou la Proposition commerciale dument accepté par le Client.

CLIENT : désigne la personne physique ou morale acceptant le Devis.

CODE D'ACCES: désigne les codes d'accès aux Services en ligne fournis au Client.

COMPTE: désigne le compte permettant au Client de bénéficier des Services en ligne.

CONTRAT : le Contrat est constitué par ordre de priorité décroissante des Conditions Particulières (CP) constituées du Devis, du Bon de commande, du Mandat SEPA, des Pré-Requis Techniques et de la Base de connaissances et des présentes Conditions Générales.

CORRECTION: désigne toute correction d'anomalie n'entrainant pas de modification substantielle des fonctionnalités des services mis à disposition par RG SYSTEMES dans le cadre de la maintenance.

DEVIS : désigne la proposition commerciale de RG SYSTEMES mentionnant en détail les Matériels et Services fournis par RG SYSTEMES et ses conditions financières précises.

DONNEES : désignent tous contenus, informations, documents et d’une manière générale toutes données du Client pouvant être consultés uniquement par les Utilisateurs.

EVOLUTION désigne toute nouvelle version des Applications comprenant une nouvelle fonctionnalité ou une adaptation règlementaire.

FABRICANT : désigne le constructeur du Matériel.

FOURNISSEUR : désigne le distributeur du Fabricant du Matériel en France métropolitaine et DOM TOM.

IAAS ou "Infrastructure as a Service" désigne la mise à disposition de ressources informatiques par le biais d'un portail accessible via internet.

IDENTIFIANT: désigne tant l'Identifiant propre de l'Administrateur et des Utilisateurs ( login ) que le mot de passe de connexion ( password )

LOGICIEL TIERS : Logiciel standard dont l’auteur est un éditeur tiers et dont RG SYSTEMES bénéficie d’un droit lui conférant la possibilité d’octroyer au Client des droits d’utilisation.

MAINTENANCE : Prestations de support et de Maintenance dite corrective comprenant notamment les prestations de support, de Maintenance des Applications sous réserve que les adaptations ou corrections ne rendent pas nécessaires la réécriture d’une partie substantielle des Applications existantes.

MATÉRIELS ou HARDWARE : désigne l'équipement informatique ou matériel équivalent, permettant le fonctionnement des Applications.

PAAS ou "Platform as a Service": désigne l'environnement informatique prêt à l'emploi par le biais d'un portail accessible via internet.

PRÉ-REQUIS TECHNIQUES : désigne la liste des matériels et dispositifs préconisés par RG SYSTEMES et adaptés à l’utilisation des Applications devant être mis en oeuvre et respectés par le Client.

PRESTATION désigne tous Services en ligne proposés et détaillés dans le Devis.

SAAS ou "Software as a Service": désigne la mise à disposition d'Applications informatiques par le

biais d'un portail accessible via internet.

SERVICES EN LIGNE désignent les Services proposés en mode SaaS et/ou PaaS selon le choix du Client mentionné aux Conditions Particulières et fournis par RG SYSTEMES dans le but de permettre l'utilisation par le Client de logiciels, infrastructures, de plateformes en ligne c'est à dire par le biais d'un portail accessible via internet.

TICKET D’INTERVENTION : désigne la consignation informatique de tout appel et/ou demande d’intervention du Client ainsi que toute intervention de RG SYSTEMES.

UTILISATEUR : désigne toute personne placée sous la responsabilité du Client (préposé, salarié, représentant, …) ou toute personne désignée et autorisée par le Client.

Les définitions sont libellées avec une majuscule et s’entendent au singulier comme au pluriel.

OBJET

Le Contrat a pour objet de définir les termes et conditions dans lesquels RG SYSTEMES fournit les Prestations et Matériels au Client lequel agit ici pour les besoins exclusifs de son activité professionnelle. Les Services sont proposés en ligne. RG SYSTEMES est à ce titre un fournisseur de Software as a Service (SaaS) et/ou Infrastructure as a Service (IaaS) et/ou Platform as a Service (PaaS) c'est à dire un fournisseur de technologies informatiques d'entreprise louées en ligne. Le cas échéant, le Client informera tous les Utilisateurs des Services de RG SYSTEMES, de l’existence et du contenu des présentes CG ainsi que des conditions de maintenance, de vente et/ou de prestations de services applicables. Il se porte fort du respect, par toutes ces personnes, de l’ensemble des obligations y contenues.

FOURNITURE DE SERVICES ET DES MATERIELS

Acceptation du DEVIS : Les Devis sont établis à partir des connaissances de RG SYSTEMES sur l’infrastructure Hardware et Software du Client, et tenues à la disposition des équipes techniques de RG SYSTEMES avec toutes les informations habituelles que RG SYSTEMES est en droit d’attendre pour la fourniture de ses Services sans aucune interruption. Les Devis émis par RG SYSTEMES sont valables 15 jours à compter de leur date d’émission. Passé ce délai, RG SYSTEMES se réserve la possibilité de ne pas maintenir son offre initiale. L’offre de RG SYSTEMES est strictement limitée aux Prestations et/ou des Matériels spécifiés et détaillés par le Devis. Tout Devis est systématiquement adressé au Client avec les présentes CG et les Pré-Requis techniques. Le Client déclare et reconnaît avoir vérifié l’adéquation des Matériels, des Applications et des Services avec ses besoins. Il les utilisera conformément à ses obligations professionnelles sous son seul contrôle direct et sous sa seule responsabilité. En conséquence, tout Devis accepté par le Client implique obligatoirement à titre de condition essentielle et déterminante, l’acceptation sans réserve par ce dernier des tarifs et CG.

L’acceptation du Devis doit être faite par écrit par mention expresse et manuscrite du Client. Le Devis ainsi accepté tiendra lieu de Contrat et portera obligatoirement la désignation détaillée des Applications, des Matériels et des Services avec leur prix en référence au tarif en vigueur au jour de la commande. Le Client reconnaît ainsi avoir pris connaissance du Contrat et l’accepter sans réserve.

L’acceptation du Devis peut être faite par voie électronique conformément aux articles 1366 et suivants du Code Civil qui reconnait à la signature électronique la même valeur probante que l’accord sur support papier. Cette signature électronique devra permettre l’identification claire du Client et devra être donnée au moyen d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec le Contrat auquel elle s'attache. Les registres informatisés et conservés dans les systèmes informatiques seront conservés dans des conditions raisonnables de sécurité et considérés comme les preuves des communications intervenues entre RG SYSTEMES et le Client. L’archivage des documents contractuels est effectué sur un support fiable et durable pouvant être produit à titre de preuve. Toute modification ou altération portée par le Client sur la partie pré imprimée d’un document contractuel devra être confirmée obligatoirement par écrit par RG SYSTEMES. À défaut, la modification ou l’altération est réputée nulle et non avenue.

Nonobstant toute disposition contraire, même dans le cas d’une offre de services forfaitaire, RG SYSTEMES conserve toujours le droit de facturer sur la base des Services réels si la sous-estimation du Devis trouve sa source dans des renseignements erronés fournis par le Client, si celui-ci a modifié son infrastructure Hardware et Software depuis l’établissement du Devis ou si cette infrastructure ne respecte pas les Pré-Requis Techniques.

Sauf mention contraire préalable et écrite, les prix mentionnés par le Devis pour des Services à la demande sont purement indicatifs, la facturation étant alors établie en fonction du temps réel passé. RG SYSTEMES se réserve la possibilité de refuser toute commande qui ne correspondrait pas à ses références ou qui ne pourrait pas être exécutée dans le cadre des spécifications demandées par le Client. L’acceptation de la commande par RG SYSTEMES peut résulter de la simple mise en service du Compte.

Livraison des Matériels: Les délais de livraison de Matériels sont donnés à titre indicatif, la disponibilité des Matériels dépendant essentiellement des disponibilités chez le Fabricant ou au sein de son réseau de distribution. RG SYSTEMES s’efforce de respecter les délais de livraison ; toutefois leur dépassement éventuel ne peut donner droit au Client d’annuler la vente, de refuser les Matériels ou de réclamer des dommages et intérêts ou quelque pénalité que ce soit, ou encore d’opérer une quelconque compensation sur une autre facture due à RG SYSTEMES.

En cas d’indisponibilité chez le Fabricant ou au sein de son réseau de distribution, le Matériel référencé dans le Devis sera remplacé par un Matériel présentant des caractéristiques et des performances équivalentes ou supérieures ce que le Client accepte expressément. Le Client reconnait en avoir été dûment informé dès la première offre commerciale de RG SYSTEMES. Il ne pourra en aucun cas refuser le Matériel ainsi remplacé ni annuler la vente ou réclamer des dommages et intérêts ou quelque pénalité que ce soit, ou encore opérer une quelconque compensation sur une autre facture due à RG SYSTEMES.

Les Matériels voyagent aux risques et périls du Client, à qui il appartient de vérifier notamment l’existence de vices apparents ou la non-conformité de la livraison au moment de la livraison.

Toutes réserves ou protestations liées au transport ou non, doivent être motivées et reportées sur le bon de livraison et adressées au transporteur et au siège de RG SYSTEMES par courrier électronique et lettre recommandée avec accusé de réception dans les trois (3) jours à compter de la réception du Matériel.

Passé ce délai, les colis seront réputés conformes à la commande. Il appartient au Client de fournir toutes justifications concernant les réclamations présentées et de ménager à RG SYSTEMES toutes facilités pour procéder à la constatation du fait allégué, afin d’y remédier. Le Client s’abstiendra d’intervenir lui-même ou de faire intervenir un tiers.

Ne sont pas valables les mentions telles que « sous réserve de déballage » ou « sous réserve de contrôle ». Pour toute réclamation, il appartient au Client de mentionner :

la date de commande ;
la date de réception du produit et le numéro du bon de livraison ;
le numéro de série ;
le motif détaillé de la réclamation ;
ou la date ou le numéro de la facture, objet de la réclamation.

Retour de Matériels: Si le Matériel est constaté comme défectueux, il devra faire l'objet d'un retour au moyen du bon de transport prépayé fourni par RG SYSTEMES. A défaut de retour du matériel dans ces conditions le matériel non restitué sera facturé au Client. Le Client devra s’assurer du parfait emballage du Matériel et de sa protection suffisante pour le transport. En aucun cas, RG SYSTEMES ne peut être responsable de l’éventuelle casse à la réception. Tout Matériel défectueux à réception sera facturé au Client.

Seul le transporteur choisi par RG SYSTEMES est habilité à effectuer le retour des Matériels concernés. Pour quelque motif que ce soit (dépannage, maintenance etc…), RG SYSTEMES pourra également être amené à demander au Client d’expédier le Matériel en cause : le retour sera effectué dans les mêmes conditions qu'indiquées ci-dessus.

Clause de réserve de propriété: RG SYSTEMES CONSERVE LA PROPRIETE DES MATERIELS VENDUS JUSQU’AU PAIEMENT INTEGRAL DU PRIX D’ACHAT, EN PRINCIPAL, FRAIS ET INTERETS SACHANT QUE LA PROPRIETE DES APPLICATIONS N’EST JAMAIS TRANSFEREE. En conséquence, RG SYSTEMES se réserve le droit de revendiquer l’entière propriété des Matériels vendus et non encore payés entre les mains du Client, sans pour autant modifier les responsabilités du Client qui doit supporter les charges et assurance des Matériels dès leur expédition effectuée. Les acomptes éventuels versés resteront acquis à RG SYSTEMES à titre de dommages et intérêts. La remise de titres ou d’effets créant une obligation de payer ne constituent pas paiement. Le Client s'engage jusqu'au complet paiement du prix, à peine de revendication immédiate des Matériels par RG SYSTEMES, à ne pas les revendre ou les mettre en gage.

RG SYSTEMES se réserve le droit de suspendre toute commande et/ou livraison, quels que soient leur nature et leur niveau d’exécution, en cas de non-paiement à l’échéance de toute somme due par le Client.

Livraison des services:

RG SYSTEMES se réserve le droit de suspendre toute commande et/ou mise en service du Compte, quels que soient leur nature et leur niveau d’exécution, en cas de non-paiement à l’échéance de toute somme due par le Client. La mise en service du compte actera de la conformité de l’Installation.

Prestations de formation :

Les prestations de formation proposées par RG SYSTEMES sont strictement décrites dans la Proposition Commerciale et mention est faite de toutes leurs caractéristiques essentielles.

Les prestations de formation sur site ou de téléformations à distance dispensées par RG SYSTEMES sont réalisées en langue française conformément à un programme pré-établi qui, en fonction d'objectifs déterminés, précise les moyens pédagogiques, les moyens techniques et d'encadrement mis en oeuvre ainsi que les processus permettant de suivre son exécution et d'en apprécier les résultats. Chaque formation ou téléformations dispensée par RG SYSTEMES porte une dénomination, un titre et un contenu.

RG SYSTEMES est libre d’utiliser les méthodes et outils pédagogiques de son choix, qui relèvent de sa seule compétence. La participation aux formations dispensées implique que tous les participants inscrits à la formation possèdent les connaissances et compétences requises nécessaires.

RG SYSTEMES communiquera par courrier électronique au Client dans les sept (7) jours de l'acceptation de la Proposition Commerciale le planning des dates de formation proposées et à intervenir dans les trente (30) jours de l'acceptation de la Proposition Commerciale. Le Client confirmera à RG SYSTEMES dans les sept ( 7 ) jours de la réception du planning les dates auxquelles la formation doit intervenir. A défaut de choix par le Client dans le délai prévu RG SYSTEMES notifiera par courrier électronique la date définitive de la formation.

En cas de modification du programme de formation ou du planning des sessions de formation, RG SYSTEMES s’engage à en informer le Client au moins cinq (5) jours ouvrés avant la date de la (les) sessions de formations concernée(s) et à proposer de nouvelles dates au Client.

Pour toute formation dispensée par RG SYSTEMES, le Client s’engage à respecter strictement et préalablement les prérequis techniques spécifiques décrits dans la proposition commerciale de RG SYSTEMES et à fournir le matériel adéquate à savoir :

Pour une formation dispensée à distance : une connexion internet, un casque, un micro, un accès au Dashboard RG SYSTEMES et un lieu calme propice au déroulement d’une formation. L’outil de formation à distance utilisé est Microsoft Teams, une documentation d’utilisation sera fournie à chaque apprenant.
Pour une formation dispensée dans les locaux du Client : une connexion internet, un rétroprojecteur pour diffuser, un poste pour chaque participant avec un accès au dashboard RG SYSTEMES et une salle dédiée propice au déroulement d’une formation.
Pour une formation dispensée dans les locaux de RG SYSTEMES : chaque participant doit venir avec son poste de travail et avoir son accès au Dashboard RG SYSTEM.

Le Client s’engage également à fournir dans les plus brefs délais toute information et document utile sollicité par RG SYSTEM, à faire en sorte que les interlocuteurs participant aux formations soient disponibles tout au long de l'exécution des prestations de formation, et à avertir directement RG SYSTEM de toute difficulté éventuelle relative à l’exécution des prestations commandées.

Quand la formation est dispensée dans les locaux du Client les frais de déplacement, d'hébergement et de restauration du formateur RG SYSTEM sont inclus dans le prix de la prestation.

Les frais d’accès au réseau pour les formations à distance ou dans les locaux du Client ainsi que les frais liés aux déplacements, hébergements et restaurations des participants lorsque la formation est dispensée dans les locaux de RG SYSTEMES ne sont pas inclus dans le prix de la prestation et demeurent à la charge du Client.

Lorsque les prestations de formations sont effectuées par RG SYSTEM dans les locaux du Client, le Client s'engage en outre à mettre à disposition de RG SYSTEMES des locaux accessibles aux personnes à mobilité réduite et conformes à la règlementation des établissements recevant du public.

SERVICES EN LIGNE

Dès lors que le Client valide son inscription en vue de bénéficier des Services en ligne il s'engage à se conformer à la Base de connaissances qu'il reconnait avoir reçu et dont il a pris connaissance. Les procédures de paramétrage et d'accès au Compte sont décrites dans la Base de connaissances et doivent être strictement respectées par le Client. Le Compte donne accès à l'ensemble des Services en ligne énoncés dans le Devis selon les modalités ci-après. Les Identifiants sont destinés à réserver l'accès des Services en ligne aux Utilisateurs du Client à protéger l'intégralité des Données et la disponibilité des Services en ligne ainsi que l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des Données du Client telles que transmises par les Utilisateurs. Les Identifiants sont strictement personnels et confidentiels sous la seule responsabilité du Client qui veille à ce que les Utilisateurs habilités à utiliser les services en ligne ne les communiquent à aucun tiers. Toute connexion/opération effectuée via les Identifiants du Client est réputée effectuée par lui. RG SYSTEMES ne sera en aucun cas responsable de l'Utilisation des Services en ligne par un tiers au moyen des Identifiants personnels des Utilisateurs du Client. En cas de perte ou de vol d'un mot de passe, seul l'Administrateur a la faculté de demander la réinitialisation de mot de passe.

RG SYSTEMES s'efforce d'assurer une accessibilité à la totalité des modules et fonctions des Services en ligne et aux Données du Client 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an dans la limite d’un taux de disponibilité annuel de 99%. Toutefois le Client est averti des aléas techniques inhérents à l'internet et des interruptions d'accès qui peuvent en résulter. En conséquence RG SYSTEMES ne peut être tenu responsable des éventuel indisponibilités ou ralentissements.

En outre le Client est informé de possibles interruptions du service aux fins de Maintenance et/ou d'Evolution des Services en ligne et de l'infrastructure technique. RG SYSTEMES s'efforcera de minimiser les plages horaires consacrées à la Maintenance et/ou aux Evolutions et d'en informer le Client par avance mais RG SYSTEMES ne pourra être tenu responsable de l'impact éventuel sur la disponibilité, sur le fonctionnement effectif des Services en ligne ou sur les activités du Client.

L'hébergement des serveurs et/ou des Services en ligne de RG SYSTEMES est conforme aux plus hauts standards de sécurité de de qualité du marché.

MAINTENANCE – HOT LINE

RG SYSTEMES apporte au Client pendant toute la durée du Contrat un service de Maintenance à des fins strictement correctives. Tout Utilisateur peut signaler à RG SYSTEMES toute Anomalie. Il doit lui décrire avec précision les circonstances de l’Anomalie. RG SYSTEMES s’engage à prendre en compte les demandes d’intervention émises par le Client 5 jours sur 7 du lundi au vendredi de 9h à 12h00 et de 14h à 18h00 hors jours fériés. Ne constituent pas des Anomalies les éventuels problèmes de mise en oeuvre des instructions de la Base de connaissances par les Utilisateurs. Toute demande d’intervention de la part du Client et toute intervention de RG SYSTEMES seront enregistrées automatiquement et consignées sous forme de Tickets d’intervention.

En cas d’Anomalies, sauf dans les cas pour lesquels sa responsabilité ne saurait être engagée et en dehors des périodes d’indisponibilité liés aux interruptions de ligne et des heures non ouvrées, RG SYSTEMES s’engage à mettre en oeuvre tous les moyens dont il dispose pour assurer la continuité des Services dans les meilleurs délais à compter du signalement effectué par le Client, les heures ouvrées s’entendant des heures d’accessibilité à la maintenance visée ci-dessus, le client autorisant expressément RG SYSTEMES à intervenir sur les Applications dès détection d'une anomalie. Cette prestation est réalisée à distance. Dans le cadre de l’exécution de son intervention, RG SYSTEMES avec l’accord du Client, peut avoir accès à la base de Données du Client. L’accès à la base de Données n’est conservé que pour la durée de l’intervention.

Le Client d'une part coopérera de façon loyale et honnête avec RG SYSTEMES et d'autre part se comportera de façon raisonnable et ce dans le but de permettre à RG SYSTEMES d'analyser et de corriger l'Anomalie dans les meilleures conditions.

RG SYSTEMES n’est pas responsable de la Maintenance dans les cas suivants : refus du Client de collaborer dans la résolution de l’Anomalie et notamment de répondre aux questions et demandes de renseignement, utilisation des Services de manière non conforme à leur destination ou à la Base de connaissances, modification non autorisée des Services par le Client ou un tiers, manquement à ses obligations contractuelles ; implantation de tous applications, logiciels ou système d’exploitation non compatibles avec les Services ; défaillance des réseaux de communication électronique et électrique ; acte volontaire de dégradation, malveillance, sabotage ; détérioration due en cas de force majeure ou à une mauvaise utilisation des Services.

EVOLUTION

RG SYSTEMES tiendra compte des remontées d'informations et attentes exprimés par les Utilisateurs et s'engage à mettre en oeuvre les moyens dont il dispose pour faire évoluer les Services en ligne et les Applications dont il est l'auteur et pour tenir compte de l'évolution des meilleurs standards techniques et des besoins du marché. RG SYSTEMES s'engage à maintenir les fonctionnalités et caractéristiques des Services.

RG SYSTEMES n’est cependant en aucun cas tenu de fournir, dans le cadre de son obligation de maintenance, la nouvelle version de ses Applications ou ses nouvelles options qui feront alors l’objet d’une nouvelle offre commerciale auprès du Client.

MESURES DE SECURITE

En mode local: Les Données du Client sont stockées sur le serveur du Client. Outre les restrictions, limitations ou exonérations de responsabilité ci-dessous, le Client accepte donc comme un élément essentiel du Contrat qu’il est seul responsable des Données enregistrées sur son système informatique, de la sauvegarde de celles-ci, et du contrôle journalier du bon fonctionnement de la procédure de sauvegarde. Son attention a été spécialement attirée sur la nécessité de procéder régulièrement et si possible automatiquement à des copies de sauvegarde des Données de son système et à vérifier fréquemment leur utilité et leur effectivité. Toute panne de matériel peut provoquer une perte totale ou partielle des Données et des Applications. S’il est nécessaire de réinstaller tout ou partie des Applications et des Données, l’intervention de RG SYSTEMES sera limitée à la restauration des Données selon la dernière copie valide réalisée par le Client, et sera facturée au tarif en vigueur.

En mode hébergé : Les serveurs et/ou les Services en ligne de RG SYSTEMES sont hébergés auprès de POST TELECOM Luxembourg ou ASTEN CLOUD France. RG SYSTEMES s'engage à prendre toutes les mesures physiques, logiques et organisationnelles nécessaires conformes à l'état de l'art et de la technique de nature à empêcher tout accès ou utilisations frauduleuses de Données et à prévenir toutes pertes, altérations et destructions des Données sauvegardées par le biais des Services en ligne. Sous réserve de l'article Responsabilité ci-dessous, RG SYSTEMES s'engage à préserver l'intégrité et la confidentialité des Données contenues, stockées, sauvegardées ou transmises via les Services en ligne. Notamment RG SYSTEMES s'interdit de communiquer sous quelque forme que ce soit les Données à un tiers ou d'en faire une utilisation non prévue au contrat. Toutefois le Client est informé du fait que, conformément à la Loi sur la Confiance dans l'Economie Numérique, RG SYSTEMES pourra être appelé à mettre les données sauvegardées à disposition de toute autorité judiciaire, ou bénéficiant d'une autorisation judiciaire ou, suite à une décision de justice, à supprimer l'accès aux Données. Dans une telle hypothèse, les frais engendrés par ces opérations seront à la charge exclusive du Client. Les conditions générales de sécurité mises en place sont détaillées sur le site Internet de RG SYSTEMES www.rgsystem.fr. Le Client est enfin avisé qu'Internet ne fournit aucune garantie de sécurité et RG SYSTEMES ne saurait être tenu pour responsable de la confidentialité et/ou de l'intégrité des Données lors des liaisons entre les équipements du Client et les serveurs et/ou les Services en ligne de RG SYSTEMES. RG SYSTEMES s'engage à procéder à des sauvegardes des Données selon une périodicité définies aux conditions particulières.

CONDITIONS FINANCIERES

Prix et Modalités de paiement: Les prix et les modalités de paiement figurent dans le Devis de RG SYSTEMES. Les prix indiqués au Client s’entendent hors taxes, auxquels seront appliquées les taxes légales en vigueur au jour de la facturation. Sauf disposition contraire toute facture doit être payée à l’adresse du siège social de RG SYSTEMES figurant sur la facture au plus tard 30 jours à compter de la date d’émission de la facture. Aucun escompte ne sera consenti en cas de paiement anticipé.

Les Services correspondant à des prestations à exécution successive tels que la maintenance et les services en ligne sont facturés sous la forme d’un Abonnement payable mensuellement et à terme échu. Les factures sont émises au fur et à mesure de la fourniture des Services. Même si le Devis ne le prévoit pas, RG SYSTEMES peut exiger le paiement d’un acompte conformément aux usages de la profession préalablement à la fourniture des Services et / ou des Matériels, et suspendre l’exécution de ses obligations tant que ledit acompte demeure impayé.

L’Abonnement commence à courir au terme d’une période d’essai de trente jours à compter du jour de l'accessibilité aux Services en ligne. Tout retard de paiement emportera de plein droit, passé un délai de quinze jours à compter de la réception par le Client d’une lettre de mise en demeure restée sans effet, d’un intérêt de retard calculé sur le montant Hors Taxes de l’impayé du jour de son échéance au jour du règlement au taux de 1,5% par mois. Tout mois commencé est dû en entier. Les intérêts dus pour une année entière porteront intérêts au même taux conformément à l’article 1343-2 du Code Civil.

RG SYSTEMES aura droit également à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. Lorsque les frais de recouvrement seront supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire RG SYSTEMES pourra demander une indemnisation complémentaire sur justification. L’absence de contestation d’une facture dans un délai de quinze jours présume de son acceptation. Toute contestation doit être adressée par lettre recommandée ou par une voie électronique équivalente permettant de s’assurer de l’envoi, de la réception et du contenu du message. En cas de litige survenant entre parties, quelle que soit la source du litige et nonobstant son existence, les factures non contestées au moment de la survenance du litige doivent être payées. Il ne peut y avoir de compensation entre d’éventuels dommages et intérêts réclamés par le Client et les factures non contestées.

Révision du prix : RG SYSTEMES peut faire évoluer tout ou partie des prix en cours d’exécution du Contrat.

Dans ce cas, le Client en est informé par tout moyen écrit a minima deux mois avant l’entrée en vigueur des nouveaux prix. Si le Client bénéficie d’un abonnement annuel, le changement de prix interviendra à la date anniversaire du Contrat.

En cas de hausse jugée significative par le Client, il lui appartiendra de se rapprocher dans les meilleurs délais de RG SYSTEMES aux fins de trouver un accord avec ce dernier dans les délais impartis.

A défaut d’accord entre les Parties, le Client pourra résilier sans aucune pénalité le ou les Services impactés, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à RG SYSTEMES au plus tard 30 jours avant la date d’entrée en vigueur des nouveaux prix.

La résiliation prendra effet à la date d’application des nouveaux prix ou le cas échéant, à la date anniversaire du Contrat étant entendu que toutes les autres stipulations du Contrat continueront de produire leurs effets aux conditions existantes.

AUTORISATION ADMINISTRATIVE OU REGLEMENTAIRE

Il est rappelé que le Client est le seul responsable du contenu et de l'intégrité des Données qui transitent par les Services en ligne de RG SYSTEMES. RG SYSTEMES ne peut assurer aucune vérification du contenu des Données sauvegardées et ne saurait être responsable de leur éventuel caractère illégal ce que le Client reconnaît expressément. Il appartient au Client d’obtenir l’ensemble des autorisations administratives et/ou réglementaires nécessaires à l’utilisation des Données via les Services en ligne. Il en est ainsi notamment des obligations liées au traitement de Données à caractère personnel, des autorisations d’importation ou d’exportation, des autorisations légales ou administratives d’exploitation, etc. Le Client devra satisfaire sous sa seule et exclusive responsabilité aux éventuelles déclarations ou autres formalités imposées par la loi Informatique et Liberté n°78-17 du 6 janvier 1978. Au regard de la loi RG SYSTEMES s'engage uniquement à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des Données, notamment empêcher qu'elles soient déformées, endommagées et empêcher tout accès qui ne serait pas préalablement autorisé par le client. En dehors de cette obligation de garantie de secret, de sécurité et de confidentialité des Données, RG SYSTEMES ne sera en aucun cas responsable du non-respect par le Client de ses obligations légales ou conventionnelles au regard des Données traitées, stockées, sauvegardées ou qui transitent simplement par les Services en ligne de RG SYSTEMES.

DROITS DE PROPRIETE

Il est expressément rappelé que RG SYSTEMES demeure seul propriétaire des Applications. Après le complet paiement du prix, le Client bénéficie sur les Applications d’une licence d’utilisation non cessible, que ce soit à titre gratuit ou onéreux, et non exclusive, pour la durée déterminée dans les Conditions Particulières, à l’exclusion de tout droit de propriété. RG SYSTEME accorde au Client un droit non transférable et non exclusif de distribuer et accorder à un Utilisateur Final une sous-licence d’utilisation, concédée à titre personnel, non cessible et non exclusif sur les Applications sous la réserve expresse de l’absence de toute forme d’intégration des Applications à d’autres Applications et de leur utilisation selon les mêmes conditions et modalités que celles prévues aux présentes Conditions Générales.

Conformément aux dispositions du Code de la propriété intellectuelle, le Client s’interdit de procéder à toutes copies, autres que celles autorisées dans le cadre de la législation en vigueur. Le Client s’interdit tout acte qui pourrait porter atteinte aux droits des auteurs, de leurs ayant-droits ou de RG SYSTEMES.

RG SYSTEMES garantit le Client contre tout trouble affectant la jouissance paisible des droits d'utilisation ainsi concédés.

GARANTIE – RESPONSABILITE

Garantie :

Les fournitures de Matériels, de quelque type que ce soit en ce compris le Hardware, les câbles, la connectique, la téléphonie ou les pièces détachées, ne s’accompagnent d’aucune garantie de RG SYSTEMES. La garantie des Matériels est strictement limitée à celle accordée par le Fabricant.

Cette garantie s’entend pour une utilisation normale des Matériels, conformément aux indications portées sur les notices du Fabricant. Dans le cadre de son obligation de maintenance des Applications visée ci-dessus RG SYSTEMES pourra être conduit à établir l’origine de la défaillance des Matériels. RG SYSTEMES pourra ainsi solliciter la mise en jeu de la garantie du Fabricant.

En aucun cas cette assistance au diagnostic d’une défaillance informatique ne saurait constituée une quelconque obligation de garantie dont serait redevable RG SYSTEMES ou une renonciation à la garantie du Fabricant

Les Logiciels Tiers sont garantis dans les conditions visées dans la documentation associée aux dits Logiciels. Le Client s’engage à respecter les conditions d’utilisation desdits Logiciels, tel qu’elles figurent dans la licence insérée dans la documentation que le Client reconnaît avoir reçue et dont il a pris connaissance.

RG SYSTEMES garantit la conformité de ses Applications aux définitions fonctionnelles et techniques figurant dans SA Base de Connaissance. Cependant RG SYSTEMES ne garantit pas que ses Applications sont exemptes de tout défaut mais s'engage à faire ses meilleurs efforts pour remédier, avec toute la diligence raisonnablement possible, aux dysfonctionnements reproductibles de ses Applications constatés par rapport à sa Documentation.

Responsabilité :RG SYSTEMES est toujours soumis à une obligation de moyens, sauf s’il en est expressément mentionné autrement pour une obligation précise, et sans que cette mention ne puisse s’étendre à d’autres obligations même liées.

La responsabilité de RG SYSTEMES ne peut être engagée qu'en cas de manquement, négligence ou faute prouvée dans l'exécution de ses obligations et sera limitée aux préjudices directs du Client.

La responsabilité de RG SYSTEMES ne peut jamais être recherchée dans les cas suivants : quand les dommages invoqués par le Client résultent, même en partie, d’une mauvaise exécution ou d’une inexécution (totale ou partielle) des obligations lui incombant; quand les dommages résultent d’une utilisation non-conforme ; quand les dommages résultent dans leur origine ou leur étendue, des effets d’un virus informatique ; quand les dommages sont liés à l’indisponibilité ou à la perturbation du réseau du Client (LAN), du câblage ou du réseau de télécommunication ; quand les dommages sont liés à des éléments de l’installation informatique Hardware ou Software du Client sur lesquels RG SYSTEMES n’intervient pas ;quand les dommages consistent en l’altération, la destruction ou la perte de Données du système d’exploitation ou contenues dans d’autres Logiciels. RG SYSTEMES ne pourra notamment en aucun cas être tenu responsable si l’emploi des Applications dont l’utilisation est concédée, causent des dommages à des biens distincts de l’objet du Contrat.

RG SYSTEMES n’est jamais tenu de réparer le préjudice indirect du Client, sauf en cas de dol (cette exception n’est toutefois pas applicable en cas de dol d’un sous-traitant). Sont notamment considérés comme faisant partie du préjudice indirect :

1/La perte de chiffre d’affaire, la perte d’une chance de réaliser un bénéficie, le préjudice d’image, la perte d’une opportunité commerciale (business oportunity) ou tout préjudice similaire ; 2/Le prix d’achat, d’installation, d’essai, d’implantation et de mise en marche de Logiciels alternatifs et/ou de Logiciels utilisés en remplacement et tous les Services additionnels fournis par des tiers dans ce cadre; 3/Les coûts additionnels en matière de salaire du personnel salarié ou indépendant du Client ou de ses sous-traitants ; 4/Le coût de reprise, de reconstitution, d’installation et/ou de restauration de Données perdues ou corrompues ; 5/Les dépenses inutiles destinées à la préparation de l’installation, des tests et de la mise en marche des Applications ; 6/La mise en cause par un tiers de la responsabilité du Client, d’un membre de son personnel salarié ou indépendant ou de toute personne dont le Client répond ; 7/Toutes amendes imposées par l’autorité dont le Client relève.

Dans tous les cas de mise en cause de sa responsabilité, il est expressément convenu que le montant total des indemnités que RG SYSTEMES pourrait être amené à verser au Client pour quelque raison que ce soit, est limité aux sommes effectivement perçues par RG SYSTEMES, au cours des 12 mois ayant précédé l’incident, en paiement des Services effectués en exécution du Contrat sans qu’il soit jamais tenu compte de la vente de Matériel pour établir ce montant.

PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Chaque partie respectera les engagements prévus par l'annexe "Protection des Données Personnelles" jointe aux présentes conditions générales.

DUREE - RESILIATION

Le Contrat, est conclu pour la durée indéterminée résiliable à tout moment moyennant un préavis d’un mois. Sans qu’il y ait besoin d’aucune formalité judiciaire, le contrat peut en outre être résilié de plein droit, si bon semble à RG SYSTEMES dans les cas suivants : non-respect de l’une de ses obligations souscrites par le Client et notamment le défaut de paiement d’une échéance ou de toute somme due au titre du Contrat ; modification de la situation du Client et notamment le décès, redressement judiciaire, liquidation judiciaire ou amiable, cessation d’activité, cession partielle ou totale de clientèle. Dans l’hypothèse où l’un des cas visés ci-dessus venait à se réaliser, RG SYSTEMES se réserve le droit de suspendre l’exécution de tout ou partie de ses Services voire de résilier le présent Contrat sans préavis ni indemnité et sans préjudice des sommes que RG SYSTEMES pourrait demander au titre de Dommages et intérêts.

RG SYSTEMES adressera une lettre recommandée au Client lui notifiant la suspension du ou des Services voire la résiliation du Contrat. Celle-ci sera effective dans les 48 heures de la première présentation de ladite lettre recommandée.

La suspension sera maintenue jusqu'au règlement de toutes sommes dues ou jusqu'à l'exécution parfaite de l'obligation contractuelle.

Toute cessation d'utilisation des Applications met fin à toute licence de droits d’utilisation des applications et à toute maintenance dans les conditions de préavis prévues à l’alinéa précédent.

En cas de cessation du Contrat pour quelque cause que ce soit RG SYSTEMES s'engage à communiquer au Client ses Données stockées en mode hébergé en l'état à la date d'effet de la résiliation dans un format utilisé par les standards du marché.

FORCE MAJEURE – IMPREVISION

Force majeure : Outre ce qui est prévu sous l’article « Responsabilité », chaque partie ne pourra en aucun cas être tenue responsable et aucune indemnité ne pourra lui être demandée, au titre des retards ou conséquences dommageables dus à des cas de force majeure, entendue conformément à l’article 1218 du Code civil, comme un événement échappant au contrôle du débiteur, ne pouvant être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, et qui empêche l'exécution de son obligation par le débiteur.

Si l'empêchement est temporaire, l'exécution de l'obligation est suspendue à moins que le retard qui en résulterait ne justifie la résolution du contrat. Si l'empêchement est définitif, le contrat est résolu de plein droit et les parties sont libérées de leurs obligations dans les conditions prévues aux articles 1351 et 1351-1.

De façon expresse, sont considérés comme cas de force majeure: Le blocage des moyens de transport ou d’approvisionnement et notamment les services postaux ; Tremblements de terre, incendies, tempêtes, inondations ; Blocage des moyens de télécommunications et de la fourniture d’énergie ; Destruction des matériels ; Attaque intrusion, virus et piratage informatique ; Suppression ou interdiction, temporaire ou définitive, et pour quelque cause que ce soit, de l’accès au réseau internet ou aux moyens de télécommunications, dont la cause échappe au contrôle des parties ; Réquisitions d’ordre législatif ou réglementaire restreignant la liberté d’action de RG SYSTEMES

Imprévision :Si la survenance d’évènements imprévisibles venait à compromettre l’équilibre économique, financier ou juridique du contrat les parties conviennent que la partie affectée par cet évènement pourra demander par LRAR à l’autre partie la renégociation du contrat ou /et sa suspension, ou sa résiliation. Cette demande devra contenir la description de l’évènement et ses conséquences et proposer de nouvelles modalités contractuelles si la renégociation est demandée.

Les parties disposent d’un délai de 90 jours à compter de la demande écrite pour s’accorder sur de nouvelles dispositions contractuelles. Pendant ce délai, la partie affectée par l’évènement imprévisible, sous réserve qu’elle en ait informé l’autre partie, pourra suspendre l’exécution de ses obligations moyennant le respect d’un préavis de 30 jours à compter de sa demande.

A défaut d’accord entre les parties, la partie qui aura évoqué la présente clause aura le droit de mettre fin au contrat sans indemnité ni préavis. Elle devra user de cette faculté dans un délai supplémentaire de 21 jours faute de quoi le contrat continuera de s’exécuter, ou reprendra son exécution s’il avait été suspendu, sans modification aucune des conditions contractuelles.

Par évènement imprévisible les parties entendent notamment:

toute nouvelle disposition législative, règlementaire ou administrative
toute hausse significative des charges liées à l’exécution des services contractuels

DIVERS

Pour les besoins des présentes, les parties font élection de domicile en leurs sièges sociaux respectifs tels qu’indiqués par le Client dans le devis et par RG SYSTEMES aux présentes. Tout changement d’adresse du Client ne sera opposable à RG SYSTEMES que s’il lui a été préalablement notifié par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Il est formellement convenu que toute tolérance ou renonciation de RG SYSTEMES, dans l’application de tout ou partie des engagements prévus aux présentes, quelles qu’en aient pu être la fréquence et la durée, ne saurait valoir modification du présent contrat, ni générer un droit quelconque.

La nullité ou l’inapplicabilité de l’une quelconque des stipulations du présent contrat n’emportera pas nullité des autres stipulations qui conserveront toute leur force et leur portée. Cependant, les parties pourront d’un commun accord, convenir de remplacer la ou les stipulations invalidées.

LANGUE-DROIT APPLICABLE- LITIGES

Les parties soumettent le présent contrat au droit français, à l’exclusion de toute autre législation. Il est rédigé en langue française, dans le cas où il serait traduit en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige. Les parties s’efforceront de résoudre à l’amiable tout différend qui pourrait s’élever dans le cadre contrat ou de recourir à la médiation en cas d’application de l’article L.221-3 du Code de la consommation. A défaut, les tribunaux du siège de RG SYSTEMES sont seuls et exclusivement compétents.

ANNEXE SUR LA PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL EN APPLICATION DU REGLEMENT EUROPEEN 2016/679 DU 27 AVRIL 2016

Le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 portant sur la protection des données à caractère personnel est entré en vigueur le 25 mai 2018. Il est prévu par l'article 28 dudit règlement que "le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique au titre du droit de l'Union ou du droit d'un État membre, qui lie le sous-traitant à l'égard du responsable du traitement, définit l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits du responsable du traitement." RG SYSTEMES s’engage à respecter les dispositions du règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 portant sur la protection des données à caractère personnel et entré en vigueur le 25 mai 2018, uniquement dans le cadre du champ d’application territorial tel que défini à l’article 3 dudit règlement. Les parties ont donc convenu de définir les conditions et modalités relatives à la protection des données personnelles ainsi qu'il suit:

ENGAGEMENTS DES PARTIES

RG SYSTEMES et le Client respecteront les engagements prévus par les présentes et s'assureront de leur respect par leur personnel permanent ou temporaire.

Dans le cadre de l'exécution de ses prestations telles que définies ci-dessus, RG SYSTEMES est susceptible de traiter des Données personnelles au sens de la Règlementation relatives au Client, aux Utilisateurs, aux prospects : à ce titre, RG SYSTEMES est Responsable de Traitement pour son propre compte.

Le Client demeure seul responsable du traitement, au sens de la Règlementation, des Données personnelles de ses clients et/ou employés qu'il traite dans l’exercice de son activité professionnelle et qu'il peut être conduit à fournir à RG SYSTEMES. Dans ce cas, RG SYSTEMES est sous-traitant au sens de la Règlementation.

RG SYSTEMES s'engage à:

- respecter les lois et règlements applicables en matière de protection des Données personnelles (savoir le Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016),

- traiter de telles Données conformément aux finalités ci-après listées et tel qu'autorisé ou exigé par la loi,

- prendre toutes mesures techniques et organisationnelles utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Données à caractère personnel,

- garder confidentielles les Données à caractère personnel et empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées, perdues, détournées, corrompues, divulguées, transmises ou communiquées à des personnes non autorisées,

- à n'effectuer de transfert de Données personnelles hors du territoire de l'Union Européenne qu'avec l'accord préalable du Client et dans un cadre sécurisé conformément à la Règlementation applicable c'est à dire vers des pays présentant un niveau de protection dit adéquat au sens des autorités européennes de protection des données ou vers des entités ayant signé des clauses contractuelles types telles qu'édictées par les autorités européennes.

OBLIGATIONS DU CLIENT

Finalités : Le Client a défini sous sa responsabilité les finalités de traitements confiés à RG SYSTEMES Les services fournis par RG SYSTEMES et décrits au Contrat ont pour seules finalités:

- finalité1: la gestion de la relation commerciale

- finalité 2: l'installation des matériels et des Applications

- finalité 3: la maintenance et le support des Applications

- finalité 4: la formation du Client et des Utilisateurs à l'utilisation des Applications

- finalité 5: l'hébergement de bases de Données et des Applications

- finalité 6: la fourniture de services en ligne

Les appels téléphoniques des Clients sont susceptibles d’être enregistrés ponctuellement. Les seules finalités sont les suivantes :

- finalité 1: l’amélioration de la qualité du service

- finalité 2: la formation des salariés.

Les destinataires des données collectées lors de ces enregistrements sont les personnes chargées de l'amélioration de la qualité du service et de la formation des salariés.

Catégories de personnes: Les catégories de personnes concernées sont celles :

- du Client et des Utilisateurs

- des clients finaux du Client

Catégories de Données: Les Données personnelles que RG SYSTEMES sera amené à traiter au sens de la Réglementation relèvent des catégories relatives à:

- l'état civil des personnes : nom, prénom, date et lieu de naissance....

- aux adresses postale, électronique, professionnelle, coordonnées téléphoniques

- aux informations économiques et financières: données bancaires, revenus, situation financière ...

- aux données de connexion

- toutes données constituant le dossier juridique d'une personne, client final du Client, nécessaire à l'exercice de la profession du Client

- aux informations techniques relatives à l’appel (date, heure et durée de l’appel).

Il appartient au Client, en tant que responsable du traitement, de recueillir le consentement et de fournir toute information aux Utilisateurs et à ses clients, personnes concernées par les opérations de traitement, au moment de la collecte de leurs Données.

Il est rappelé que le Client est le seul responsable de l'origine et du contenu des Données qu'il collecte directement ou via l'utilisation des Solutions logicielles et qui sont traitées lors de l'exécution du Contrat.

Le Client conserve la responsabilité de sa base de données.

Il est expressément convenu que durant la fourniture des Services de RG SYSTEMES et en cas de traitement de données personnelles, RG SYSTEMES agit uniquement :

- pour le compte et sur instruction du Client, étant entendu que le Contrat et l'utilisation des Solutions logicielles conformément à leur Documentation constituent les instructions documentées du Client,

- aux seules finalités et pendant les seules durées stipulées aux présentes.

Durées de conservation:

- 1 - Les Données à caractère personnel, afférentes exclusivement à la personne du Client lui-même recueillies par RG SYSTEMES au titre du Contrat ou qui le seront ultérieurement et dont le traitement a pour finalité la gestion de la relation commerciale, ne seront utilisées et ne feront l'objet de communication que pour les seules nécessités de gestion de la relation commerciale, d’actions commerciales ou d’élaboration de statistiques commerciales, d’animation et de prospection.

Ces Données sont conservées pour la durée des relations contractuelles augmentée de trois années à compter de la fin de la relation commerciale avec le Client.

Les Données nécessaires à des fins d’analyses et d’élaboration de statistiques agrégées seront anonymisées de façon irréversible.

- 2 - Les Données à caractère personnel collectées par le Client, Responsable de traitement au sens de la Règlementation, notamment via l'utilisation des Applications auxquelles RG SYSTEMES peut avoir accès lors de l'exécution du Contrat dans le cadre des finalités ci-après seront conservées pour la seule durée de chaque intervention:

- finalité 2: l'installation des matériels et des Applications

- finalité 3: la maintenance des Applications, pour la durée des interventions de maintenance

- finalité 4: la formation du Client et des Utilisateurs à l'utilisation des Applications pour la durée des sessions de formation

- 3 - Les Données à caractère personnel collectées par le Client, Responsable de traitement au sens de la Règlementation, notamment via l'utilisation des Applications auxquelles RG SYSTEMES peut avoir accès lors de l'exécution du Contrat dans le cadre des finalités ci-après seront conservées pour la seule durée de l'hébergement convenue au Contrat:

- finalité 5: l'hébergement de bases de Données et des Applications

- finalité 6: la fourniture de services en ligne

- 4 - Toute prorogation de la durée de conservation des Données confiées à RG SYSTEMES fera l'objet d'une demande expresse et écrite du Client.

- 5 - Les enregistrements des appels téléphoniques seront conservés pendant une durée de six (6) mois à compter de leur collecte. La durée de conservation des documents d’analyse (comptes rendus et grilles d’analyse) sera de un (1) an.

- 6 - A la demande du Client et en toute hypothèse à l'expiration des durées mentionnées ci-dessus RG SYSTEMES s'engage à supprimer ses accès aux Données personnelles et à détruire les Données en sa possession à moins que la règlementation applicable n'exige la conservation desdites données sur une durée plus longue.

OBLIGATIONS DE RG SYSTEMES

Dans le cadre du Contrat RG SYSTEMES fournit des Applications structurellement respectueuses des principes de proportionnalité, de minimalisation et de limitation des Données personnelles assurant que seules les Données pertinentes telles que définies par le Client sont traitées au sein des Applications pour les seules finalités convenues et sous le contrôle des personnes ayant à en connaître.

RG SYSTEMES met en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les Données personnelles qui lui sont communiquées par le Client ou via les Applications, de manière permanente et documentée, contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte accidentelle, l'altération, la diffusion ou l'accès non autorisé, y compris dans le cadre de la transmission de Données sur un réseau tout comme toute autre forme de traitement illicite ou non compris dans les traitements confiés au sens du Contrat.

RG SYSTEMES s'engage à s'abstenir d'exploiter ou utiliser, faire des copies ou créer des fichiers des données personnelles au sein du système d'information du Client à ses propres fins ou pour le compte de tiers. Le traitement d'une donnée personnelle correspondra strictement à l'exécution des finalités stipulées ci-avant, dans le cadre de l'utilisation des Applications concédée par RG SYSTEMES.

SECURITE DES DONNEES

Conformément aux dispositions de l'article 32 du Règlement européen 2016/679, compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en oeuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, le Client et RG SYSTEMES reconnaissent mettre en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

RG SYSTEMES tient à la disposition du Client sur demande écrite de ce dernier la liste détaillée des mesures et moyens de sécurité qu'il a mis en oeuvre.

SOUS-TRAITANCE

Le Client déclare accepter que RG SYSTEMES sous-traite l'exécution du Contrat à l'une quelconque des sociétés du groupe SEPTEO auquel appartient RG SYSTEMES .

RG SYSTEMES pourra faire appel à tout autre sous-traitant pour mener des activités de traitement spécifique sous réserve d'en informer au préalable le Client.

Il s'engage à ce que chacun de ses sous-traitants présentent, conformément aux instructions du Client, les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en oeuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protection des données.

Il s'engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants le respect des obligations du présent avenant.

RG SYSTEMES restera responsable vis à vis du Client de l'exécution de ses obligations contractuelles résultant des présentes.

RG SYSTEMES s'engage à faire appel uniquement à des sous-traitants:

- établis dans un pays de l'Union Européenne ou

- établis dans un pays présentant un niveau de protection dit adéquat au sens des autorités européennes de protection des données ou

- disposant de garanties appropriées en application de l'article 46 du Règlement européen.

La liste des sous-traitants est tenue à la disposition du Client sur demande écrite de celui-ci.

RG SYSTEMES s'engage à informer le Client de l'ajout ou changement de sous-traitant par courrier postal ou électronique dans les plus brefs délais. Le Client formulera toute observation ou objection par écrit dans les quinze jours à compter de la réception de cette information. A défaut de réponse du Client dans ce délai le Client reconnaît avoir ainsi autoriser ledit sous-traitant.

RG SYSTEMES apportera au Client toute information permettant d'établir la conformité du sous-traitant aux exigences de la Réglementation. Dans tous les cas les parties s'engagent à échanger de bonne foi afin de permettre la poursuite de leurs relations.

CONTROLE ET AUDIT

Le Client sera à même de procéder à des contrôles et audits de nature à vérifier la permanence des dispositifs et procédures de protection internes des Données personnelles pendant tout le temps de leur conservation par RG SYSTEMES, tous traitements confondus et sous réserve du respect des conditions suivantes:

- Le Client formulera une demande écrite par lettre recommandée avec accusé de réception exprimant les motifs et les justifications documentés de sa demande,

- Le périmètre de l'audit sera strictement limité à la sécurité du système d'information directement lié au processus du traitement des Données personnelles confiées à RG SYSTEMES par le Client,

- La durée de l'audit n'excèdera pas UN (1) jour au sein des locaux de RG SYSTEMES

- Le Client supportera tous frais liés à l'audit

- L'audit sera réalisé directement par le personnel du Client ou par un tiers auditeur sous réserve que ce dernier n'exerce pas une activité concurrente à celle de RG SYSTEMES et qu'il ait été agréé par RG SYSTEMES

- Tout intervenant diligenté pour réaliser cet audit souscrira formellement et préalablement à son intervention à l'égard de RG SYSTEMES un engagement de confidentialité et de non divulgation des informations dont il pourrait avoir connaissance dans le cadre de sa mission d'audit.

RG SYSTEMES fera en sorte que l'audit soit conduit dans des conditions satisfaisantes et le Client s'engage à ce que la conduite de l'audit ne perturbe ni l'exécution du Contrat ni l'activité de RG SYSTEMES.

Le rapport d'audit sera mis à la disposition de RG SYSTEMES avant d'être finalisé afin que RG SYSTEMES puisse y apporter ses observations lesquelles devront apparaître dans le rapport final.

Le rapport final sera adressé à RG SYSTEMES et fera l'objet d'un examen lors d'une réunion entre les parties. Si le rapport final révèle des manquements aux engagements pris au titre de l'exécution du Contrat, RG SYSTEMES proposera un plan d'actions correctives dans un délai de quarante-cinq (45) jours à compter du jour de la réunion entre les parties.

La réalisation d'un audit ne pourra être effectuée qu'une seule fois au cours de la période initiale du Contrat puis au cours de chaque période renouvelée sauf en cas de changement de circonstance ou de survenance d'un évènement légitimant sa mise en oeuvre.

COOPERATION

RG SYSTEMES s'engage à coopérer avec le Client et à l'aider à satisfaire aux exigences de la Règlementation qui incombent à ce dernier de par sa qualité de Responsable de traitement notamment pour la réalisation d'analyses d'impact et des consultations préalables de l'autorité de contrôle. Sur demande écrite du Client, RG SYSTEMES lui fournira à ce titre toute information utile en sa possession. En tout état de cause la durée totale des interventions de RG SYSTEMES dans le cadre de cette coopération ne devra pas excéder huit heures ouvrées par client. Au-delà de cette durée, la prestation de RG SYSTEMES sera facturée par RG SYSTEMES après présentation d’un devis

En outre RG SYSTEMES s'engage à adresser au Client dans les meilleurs délais après réception toute demande de quelque nature qu'elle soit émanant de personne physique concernée par le traitement de ses données personnelles réalisé dans le cadre de l'exécution du Contrat.

Il appartient au Client, de par sa qualité de seul Responsable de traitement, d'apporter la réponse à la personne concernée, RG SYSTEMES s'engageant dans la mesure du possible à aider le Client à respecter son obligation de donner suite aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées: accès, rectification, effacement, opposition, limitation et portabilité.

NOTIFICATION DES VIOLATIONS DE DONNEES PERSONNELLES

RG SYSTEMES notifiera au Client toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximal de quarante-huit (48) heures après en avoir pris connaissance par courrier électronique à l'adresse suivante indiquée par le Client: ................................................................ Cette notification sera accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Client, responsable de traitement de notifier cette violation à l'autorité compétente.

S'agissant des informations le concernant directement, le Client dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition. Ce droit peut être exercé par courrier électronique à l'adresse suivante: dpo@septeo.fr

Lesdits droits pourront être exercés dans les conditions prévues par les articles 16 et suivants du Règlement Européen 2016/679 sur la protection des données.