Conditions générales de vente : ServicesRHonline
CONTRAT DE LOCATION DES SERVICES SERVICESRHONLINE
Entre :
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La société
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Cachet du revendeur le cas échéant |
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ci-dessus nommé le client |
ci-dessus nommé le revendeur |
et :
ServicesRHOnline
970, Route de Ternant
01570 FEILLENS
FRANCE
Représentée par : M. Dominique BERNET
Agissant en qualité de Directeur Commercial
D’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
Article 1 : Objet du contrat
La société SERVICESRHONLINE concède au client un droit d’utilisation et d’accès au site ServicesRHonline.com suivant les options retenues et d’après les conditions définies ci-après.
La société SERVICESRHONLINE concède ce droit sous forme de location. En cas de suspension ou de résiliation de ce contrat de location, le client ne pourra se prévaloir d'aucun droit d'utilisation.
Article 2 : Conditions générales de licence d’utilisation du logiciel
Avant d’utiliser le logiciel, le client s’engage expressément à respecter les termes et clauses du présent contrat d’utilisation.
Article 3 : Durée du contrat
Le présent contrat est conclu pour une période de 12 moisà compter du …/…/….. Au terme de celui-ci et sous réserve que ServicesRHonline ait encaissé l'intégralité des sommes dues par le client, celui-ci sera reconduit par tacite reconduction pour une durée de 12 mois.
Article 4 : Nature des prestations retenues
Le présent contrat inclus l’utilisation du service (cochez les options retenues)
□ Congés et Absences
□ Entretiens
□ GPEC (Gestion Prévisionnelle des emplois et compétences)
□ Plan de Formation
□ Gestion du Recrutement
□ Notes de frais
□ Fiches salariés et documents associés (1Go d’espace)
□ Gestion de Projet
□ Application optimisée smartphone/IOS. (ne fonctionne pas sans un autre logiciel)
□ Signature numérique authentifiée (facturés 0,49 € le document avec 9M signatures maxi)
□ Coffre-fort employeurs pour stocker les documents signés numériquement (facturés 0,29 € le document stocké)
(Les prestations de formation, de paramétrage et ou d'adaptation ainsi que tous les travaux spécifiques autres que ceux définis à l’article 7 ne sont pas inclus dans ce contrat et font l’objet de devis.
La fiche salarié est offerte dès la souscription du 2ème logiciel. Le GO supplémentaire de stockage de documents est facturé 10 €HT /mois.
Article 5 : Conditions d'admissions
Le client doit avoir transmis à ServicesRHonline le contrat de location complété paraphé sur chaque page et signé, ainsi que le mandat de prélèvement signé et accompagné d’un RIB.
Article 6 : Conditions tarifaires
Le tarif pour nos solutions se compose d’un coût initial de mise en service de chaque module et d’une location mensuelle pour chaque module. Dans les deux cas,le montant est fonction du nombre de fiches salariés enregistré sur nos bases (quel que soit le statut du salarié : parti, archivé..) et des modules retenus Les tarifs donnés s’entendent en € Hors Taxes.
Un abonnement de maintenance annuel équivalent à une mensualité sera facturé à la mise en route et ensuite à chaque échéance annuelle du contrat. Lors de la mise en service, cet abonnement sera facturé au prorata temporis jusqu’au 31 décembre. Ensuite la facturation de cet abonnement sera effectuée au 1er janvier.
En cas d’utilisation de l’option « Signature numérique authentifiée » le client s’engage à régler les documents signés numériquement à hauteur de 0,49 €HT par document comportant jusqu’à 9 signatures maximum. Et en cas d’utilisation du coffre-fort employeur le client s’engage à régler les documents stockés numériquement à hauteur de 0,49 €HT par document.
Les factures sont téléchargeables sur l’espace client et envoyées par mail. L’envoi par courrier engendra un surcout de 10.00 € HT mensuel.
Pour tous les modules, les frais de mise en route comprennent
- L’ouverture du compte sur nos serveurs
- Un accompagnement des administrateurs sur les outils en 30mn à 1h selon l’outil.
Tout import de données se fait par des fichiers au format .csv fournis par ServicesRHOnline exclusivement, sans aucune modification de la structure.
Les interfaces supplémentaires avec vos logiciels RH ou paye ne sont pas incluses dans ces tarifs et font l’objet d’un devis séparé.
Pour les modules Congés, Notes de frais et l’Application Smartphone, une formation spécifique n’est pas nécessaire.
Pour les modules Entretiens, GPEC, Formation, Gestion de Projet et Recrutement, nous préconisons 1 jour de formation par logiciel. La formation fait l’objet d’un devis séparé.
Ces tarifs seront révisables à la hausse chaque 1 janvier en fonction de la variation de l’indice SYNTEC publié par la Chambre Syndicale des Sociétés d’Etudes et de Conseils. La variation prise en considération sera celle observée entre le dernier indice communiqué par SYNTEC et l’indice du même mois de l’année précédente.
Article 7 : Facturation et Conditions générales de règlement
Les factures sont établies chaque fin de mois pour le mois écoulé en fonction du nombre de fiches salariés enregistrées dans l’application et le nombre de modules souscrits, suivant le tableau précisé à l'article 6. Tout paiement est effectué par prélèvement automatique le 15 du mois M+1.
La facture de mise en route est émise à la fin du mois qui suit la signature du contrat et sur base du nombre de fiches salariés indiquées par le client.
Au cas où le nombre des fiches salariés s’avère injuste lors de l’enregistrement de la base des salariés dans l’outil, une facture de régularisation sera émise, une fois, que tous les salariés auront été intégrés dans la base.
Les factures de location sont établies chaque fin de mois sur la base du nombre de fiches salariés enregistrées dans l’application (salariés actifs et archivés) et le nombre de modules souscrits. La première facturation aura lieu à la fin du mois de la signature.
Au cas où le nombre de fiches salariés ne serait pas connu lors de la première facturation, et ceci par défaut de livraison du fichier des salariés par le client, le prix de la location est estimé sur la base du nombre de salariés indiqués par le client et le nombre de modules souscrits. Au cas où le nombre de salariés s’avère injuste lors de l’enregistrement de la base des salariés dans l’outil, une facture de régularisation sera émise, une fois, que les salariés auront été intégrés dans la base.
Les factures pour la formation ainsi que les factures pour les interfaces éventuelles (paie, comptabilité) sont émises à la fin du mois qui suit la signature du contrat.
Le défaut de paiement entraînera la suspension des prestations fournies par ServicesRHonline et la suspension du droit d'utilisation de l’application ou des applications ainsi que des options souscrites en cas de non régularisation 10 jours après la réception d’un recommandé adressé par ServicesRHonline informant le client du retard de paiement. En cas d'incident de paiement, ServicesRHonline ne sera tenu de fournir un accès qu'après régularisation intégrale des sommes dues majorées des frais causés par le rejet de prélèvement et intérêts de retard.
Article 8 : Résiliation
Le client devra régler l'intégralité des sommes à échoir jusqu’au terme du préavis. S'il ne souhaite plus utiliser le service, il devra récupérer ses données par export de fichier. ServicesRHonline s'engage à remettre au client l'ensemble de ses données sous forme de fichier (csv) pour les données de la base et l’ensemble des pièces jointes associées (photo, pdf…). Une fois les données restituées au client, ServicesRHonline s’engage à effacer de tous ses serveurs l’ensemble des données du client.
Le client ne pourra se prévaloir d'aucun droit de propriété ni d'utilisation de l'application ni du schéma de base de données qui reste la propriété de ServicesRHonline.
La résiliation par ServicesRHonline pour défaut de paiement du client ne suspendra pas le client de régler les sommes dues pour les périodes facturées augmentées des 3 mois de préavis.
Article 9 : Garantie de service
Les accès au logiciel sont disponibles 7 jours sur 7 et 24h/24 sauf maintenance du serveur ou de l’application ou en cas de force majeur. La disponibilité est toutefois garantie à 99% du temps.
Article 10 : Hotline et assistance
Sous réserve d’être à jour du paiement des factures liées au service, le client bénéficie d’une assistance par téléphone et par mail.
L’assistance téléphonique est assurée :
du lundi au jeudi de 9h à 12h et de 14h à 17h00 et le vendredi de 9h à 12h et de 14h à 16h30
Appelez le 08 92 490 224 ; 0,34 € TTC/min
Article 11 : Hébergement et Sauvegarde des données
Les données sont sauvegardées régulièrement. En cas de destruction de la base ou du serveur,
ServicesRHonline restaurera celles-ci. Mais si une restauration doit être faite à la demande d’un client, la prestation lui sera facturée.
ServicesRHonline s’engage à conserver les sauvegardes sur un mois en arrière. Aucune restauration ne pourra être demandée à plus d’un mois par rapport à la date de demande.
L’hébergement est assuré sur un serveur mutualisé protégé par un certificat de sécurité.
L’hébergement sur un serveur dédié protégé par le certificat de « servicesrhonline.com » sera facturé
45.00 € HT /mois en sus de la location du ou des services.
L’hébergement sur un serveur dédié protégé par un certificat dédié avec nom de domaine dédié sera facturé 95.00 € HT /mois en sus de la location du ou des services.
Article 12 : Clause de confidentialité
ServicesRHOnline met tout en œuvre afin de s'assurer que les données du client présentent sur ses serveurs soient protégées d'intrusions extérieures. ServicesRHOnline s'engage à ce que ces données (en particulier les données personnelles des salariés) ne soient pas divulguées par ses collaborateurs.
Le client est seul responsable des données saisies dans l’application notamment en ce qui concerne le respect des recommandations de la CNIL.
Les données à caractère personnel sont cryptées dans la base. En cas de perte de Login et Mot de passe les salariés peuvent demander à recevoir leurs identifiants par e-mail. En cas de perte simultané de l’e-mail les administrateurs peuvent forcer le login et le mot de passe d’un salarié.
Les login et mots de passe contenus dans la base étant cryptés, ServicesRHonline ne peut pas restituer ceux-ci.
Article 13 : Fonctionnalités
Le client déclare avoir choisi ce logiciel au vu des documentations produites par ServicesRHonline et des démonstrations. Les logiciels proposés par ServicesRHonline sont dits « standard ». Le client ne pourra pas exiger à titre gracieux des modifications ou d’ajouts de fonctionnalités sous prétexte que celles-ci devrait être intégrées en standard. Les demandes sont étudiées au cas par cas et font l’objet d’un devis.
Article 14 : Conformité RGPD
Les logiciels ServicesRHonline étant soumis au RGPD (règlement Européen sur la protection des données personnelles), des notices d’informations sont affichées préalablement à toute utilisation selon les droits (DRH, salarié…) de l’utilisateur.
Il est rappelé au client que celui-ci devra désigner un responsable de la sécurité des informations. Le responsable du traitement des données chez ServicesRHonline est :
M. Guillaume DONZE.
De même il devra définir dans les paramétrages les durées de conservation avant mise en archive des données (dans une base sécurisée dont les accès sont tracés) et la durée de conservation avant effacement définitif ce cette base.
ServicesRHonline ne fait pas appel à des sous-traitants pour les traitements des données. Si tel devait être le cas, ServicesRhonline ne pourrait le faire sans avoir obtenu au préalable l’accord du client. Pour la sécurité voir les articles 11 et 12. Les données sont stockées en France et ne sortent donc pas de l’espace Européen.
Article 15 : Réserve de propriété
Le logiciel utilisé pour le service ServicesRHonline est protégé par les lois sur la propriété intellectuelle. Le client ne pourra se prévaloir d'aucun droit de propriété intellectuelle sur ce logiciel (tant sur le logiciel que sur la base de données ou la documentation).
Article 16 : Attribution de compétence
En cas de litige entre le client et SERVICESRHONLINE le tribunal de commerce de BOURG EN BRESSE (01 Ain - France) sera déclaré seul compétent.
