EntreDoc - votre GED en SaaS

Stockez, gérez et partagez vos documents sur le Web et accédez à votre espace documentaire,

en mode nomade 24h/24 et 7j/7 !

Ne faites rien ... nous nous occupons de tout !

Le logiciel de GED ainsi que vos documents sont hébergés sur un serveur Web situé en France, dans un DataCenter OvhCloud.

L'abonnement mensuel en mode SaaS (Software as a Service) vous donne accès à votre logiciel de GED en toute sécurité, directement sur le Web !

 Simple à utiliser, accessible à tout moment et depuis n'importe quel endroit :

Tous formats de documents acceptés.

L'espace de stockage supplémentaire est disponible uniquement pour l'offre GOLD.

EntreDoc vous offre les avantages suivants :

• Aucun logiciel à installer et gérer,

• Pas d'investissement matériel,

• Logiciel de GED simple à utiliser et à partager,

• Accès aux documents en mode 100% nomade, 24h/24 et 7j/7,

• Centraliser, partager et sécuriser les documents,

• Diminuer le coût de stockage et la gestion de papier,

• Gagner en confort, rapidité et efficacité dans le traitement des dossiers,

• Générer des économies

EntreDoc est une plate-forme Web sécurisée !

• L'accès nécessite un identifiant et un mot de passe.

• Le protocle HTTPS garantit la sécurité des connexions.

• Le serveur Web est hébergé en France dans le Cloud OVH

EntreDoc est un espace de GED immédiatement disponible !

• Suite à la réception de votre bon de commande, le délai d'ouverture du service est de 2 jours ouvrés.

EntreDoc vous permet de maîtriser votre budget !

• Facturé chaque mois, le coût est fixe et répartit sur l'année.

Présentation des fonctionnalités de EntreDoc

• Centraliser tous les fichiers sur un serveur unique,
• Partager les documents entre tous les collaborateurs,
• Donner accès aux informations et les gérer à distance,
• Qualifier et enrichir les documents (saisie de notes et propriétés externes),
• Sécuriser l'accès aux informations (gestion des droits des utilisateurs),
• Valider les documents via le Workflow

Aucune installation de logiciel n'est requis sur le poste des utilisateurs.
Vous accédez à l'interface de EntreDoc avec un simple navigateur Internet

Se connecter en mode sécurisé

L’accès à l'entrepôt documentaire de EntreDoc est sécurisé.
Chaque utilisateur dispose d'un identifiant et d'un mot de passe.
Le paramétrage du compte de l'utilisateur permet de donner accès à toute ou partie des dossiers.
Si un utilisateur n'a pas le droit d'accéder à un dossier, alors celui-ci est invisible.

L'explorer, le moteur de recherche et la publication de documents

Cet espace de travail permet d'effectuer un "glisser/déposer" des fichiers

• d'un dossier de la GED vers un autre dossier
• de votre ordinateur vers le serveur de GED.

Un menu est disponible avec le clic droit de la souris sur chaque fichier.

Le module « Recherche » permet d'utiliser le moteur de recherche et de retrouver les
documents dans la GED. Tous les mots contenus dans le document, dans sa note et dans les
propriétés peuvent être demandés.

Dès q'un document est déposé dans la GED, il est immédiatement indexé en plein-texte.
Tous les mots du documents peuvent être recherchés.

EntreDoc permet de stocker les documents de tous formats tels que les fichiers bureautiques (MS Office, Libre Office, Open Office), les sons, vidéos, images, plans...

La pré-visualisation d'un fichier PDF

• Consulter toutes les pages du document,
• Signer le document en positionnant la souris à n'importe quel endroit du document,ou apposer un tampon,
• Sélectionner et supprimer des pages pour reconstituer un nouveau document,
• Effectuer un zoom, une rotation....

Les actions sur les documents

Le clic droit de la souris sur un document sélectionné donne accès à un menu permettant de gérer facilement le document.
Ce menu est également disponible sur un document présenté dans la liste des réponses du moteur de recherche.
L’historique des états permet de voir tous les traitements de validation effectués sur le document.

Le menu de gestion des documents

Gérer les ressources permet de lier des fichiers non textuels à un document « maître »
(ex : on peut lier un fichier tel que une image, un son, une vidéo, photo.. à un document qui contient du texte)

Ajouter une annexe permet de fusionner un fichier PDF avec un autre PDF.

Télécharger et enregistrer permet de rapatrier un fichier sur le poste utilisateur.

Des notes peuvent être saisies et historisées pour chaque fichier.

L'envoi de messages avec des documents de la GED est possible par Email ou messagerie

En fonction de ses droits, l’utilisateur peut :

• Ouvrir et consulter le document,
• Saisir et gérer les propriétés du document
  (informations complémentaires non contenues dans le document)
• Valider le statut du document (ex : je valide, je signe, je refuse...)

L'historique des états permet de consulter les traitements du Workflow sur un document.

Le Workflow de documents ou circuit de traitement

Le moteur de recherche plein-texte 

Tous les documents contenant du texte sont indexés.
Le moteur de recherche permet de retrouver les documents en faisant des recherche de mots contenus dans l'intégralité des documents.

Concernant les fichiers ne contenant pas de texte (ex : sons, images...), il est possible de saisir des informations dans les propriétés. Ce texte est indexé et le document pourra être plus facilement trouvé grâce au texte qui lui sera associé.
La note saisie pour un document est affichée dans le cadre positionné sous le résumé.

Le cas des documents numérisés

Pour être indexé, le document numérisé doit être traité à l'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères).

Le logiciel OCR permet de reconnaître et récupérer le texte dans l'image d'un document numérisé. 
La plupart des scanners et des photocopieurs comportent une fonction d'Océrisation.
Nous apportons à nos clients la solution d'OCR si nécessaire (prestation sur mesure).

Le partage des documents est un atout majeur pour optimiser votre organisation !

Depuis plus de 20 ans, Multimédia SOLUTIONS développe des outils logiciels permettant d'exploiter et gérer les fonds documentaires.
Nous vous accompagnons pour

• mettre en place votre solution de dématérialisation de documents papier,
• optimiser le partage et la gestion de vos fichiers,
• convertir le format de vos fichiers ou les retraiter (découpe, fusion, renommage, OCR...),
• diffuser vos documents sur un portail documentaire sécurisé à destination de vos clients, fournisseurs, partenaires, adhérents...

 Comment se déroule votre commande ? C'est très simple :