EzGED By MGS

Présentation

EzGED By MGS Informatique : Solution de digitalisation de vos flux pour l’ensemble de vos données métiers :

Gestion de vos factures clients :

• Acquisition
• Archivage

Gestion de vos bons de commandes :

• Acquisition
• Archivage

Gestion de vos factures fournisseurs :

• Acquisition
• Archivage

Validation (module de validation avec Workflow, en option nous consulter)

Indexeur tout format de vos données (Excel, Word, PDF, images, etc.)

Sécurisation de vos données :

• Certification des documents (cachet serveur certificat RGS en option, nous consulter)
• Conservation temporelle paramétrable

Partage et accès :

• Accès via un simple navigateur Web
• Accès via les applications mobiles (Android ou Apple)
• Partage avec des tiers de confiance

Signature numérique en ligne (option)

Coffre-fort numérique (option)

Paie dématérialisée (option)

La GED EzGED By MGS c'est représentable par ce schéma :

Fonctionnement

Dématérialisation :

Numérisez tous vos documents papier (factures clients et fournisseurs, bulletins de paie…).

Archivage :

Archivez automatiquement et rapidement vos fichiers sous forme de dossiers.

Circuit de validation (option, nous contacter) :

Gagnez du temps sur vos circuits de validation (workflow) et simplifiez-les avec la solution MGS.

Signature électronique (option, nous contacter) :

Numérisez tous vos documents papier (factures clients et fournisseurs, bulletins de paie…).

Disponible en option pour "contractualiser" vos documents numériquement (signature de contrat RH, signature de contrat de location, signature de contrat client, etc.).

Comment ça marche ?

Le signataire (ou les signataires), reçoit sur son téléphone portable un code qui lui permet de valider le contrat, ce qui assure de la bonne identité du signataire.

La signature électronique est entièrement reconnue et dispose d’une valeur légale, à même titre qu’une signature papier.

Certificat RGS 1* ou RGS 2**.

Archivage des données :

L’archivage numérique au sein de l’entreprise devient aujourd’hui possible et permet de s’affranchir d’un archivage papier long, fastidieux, et surtout coûteux.

Comment ça marche ?

En partant d’un scanner, on scan le document qui est intégré automatiquement dans la solution MGS au format numérique (PDF, Word, Excel, Email, Image, etc.). Un simple copier/coller dans un répertoire réseau permet à la solution MGS de prendre en charge le fichier. Le voilà numérisé et archivé.

Une interface simple, intuitive et sécurisé permet aux utilisateurs de rechercher, filtrer, et trier les documents, mais aussi de gérer des versions, d’apposer des tampons, ou encore de partager avec les collaborateurs et partenaires.

Envoi factures Chorus ou factures email (option, nous contacter) :

L’envoi de factures Chorus ou par email est une tâche qui prend beaucoup de temps en entreprise. La solution MGS Flux Documentaires permet, en plus d’archiver, d’envoyer les factures directement sur la plateforme Chorus, ou directement par email pour les factures privées.

Comment ça marche ?

Chaque jour, chaque semaine, chaque mois, en fonction de vos règles de facturation, votre ERP va générer les factures au format PDF, qui seront transmise sur votre environnent MGS Flux Documentaires, notre solution s’occupe automatiquement d’archiver les PDF, puis de les transmettre via Chorus ou par Email en fonction des règles définis.

À qui s’adresse la solution

La solution s'adresse à des TPE/PME/PMI ou grand groupe qui a un fort besoin de structurer ses données numériques et de protéger/gérer les accès. La digitilisation permanente avec le "zéro papier" ainsi que le télétravail augmentant, il devient nécessaire pour les entreprises de s'équiper d'outil facilitant l'accès distant des documents mais de manière sécurisé.

Comment ça marche ?

Chaque jour, chaque semaine, chaque mois, en fonction de vos règles de facturation, votre ERP va générer les factures au format PDF, qui seront transmise sur votre environnent MGS Flux Documentaires, notre solution s’occupe automatiquement d’archiver les PDF, puis de les transmettre via Chorus ou par Email en fonction des règles définis.

Il vous reste à surveiller les retours d’envoi (boites emails n’existant pas, Siret Chorus non conforme).

Gain de temps, optimisation du délai de paiement de vos factures, optimisation du processus de gestion interne. 

Les avantages de la dématérialisation :

L’archivage numérique de  vos documents propose de nombreux avantages pour votre entreprise et vos différents interlocuteurs :

Faites des économies financières et matérielles en réduisant la production de documents papiers, et réduisez votre empreinte carbone.

Assurez-vous de la sécurisation de vos envois, et d’une meilleure traçabilité de vos flux documentaires.

Gagnez du temps sur la recherche de fichiers, sur les circuits de validation, et donc sur les délais de paiement.

Options disponible à la demande : 

Envoi de vos factures clients :

• Via Chorus Pro
• Par email
• Par courrier

Mise en place d'un Workflow de validation.

Signature éléctronique avec certifica RGS * ou ** .

Des spécifications peuvent amener à ajuster l'offre.

L'assistance sur la solution est limité à 2h par mois, par téléphone, avec prise de main à distance. Si besoin de plus de 2h par mois, nous contacter.

Une formation utilisateur et une formation administrateur est disponible, nous contacter pour en savoir plus.

Mise en place de la solution

• Validation du périmètre par les équipes MGS, vérification du besoin client.
• Mise en place de la solution
• Paramétrage de base de la solution
• Mise en route de la solution avec le client
• Début de l'assistance 2h/mois

Besoin d'aide ou une question ?

Utilisez le bouton à droite "J'ai une question" afin de poser votre question, nous vous répondrons d'ici 24h.